فرم ها و اسناد یک واقعیت زندگی هستند. اما در عصر دیجیتال، استفاده از فرم های کاغذی به طور فزاینده ای دست و پا گیر و ناخوشایند است.
DocuSign ابزار پیشرو eSignature است که برای حل این مشکل طراحی شده است. این به افراد و شرکت ها اجازه می دهد تا امضای اسناد دستی و مبتنی بر کاغذ را جایگزین کنند. امضا، مدیریت و ذخیره اسناد در فضای ابری از طریق یک ابزار امن، سریع و آسان است.
DocuSign چگونه کار می کند
DocuSign دارای تعدادی ویژگی و عملکرد است، از جمله:
- آپلود و ارسال: سند خود را آپلود کنید، مشخص کنید چه کسی باید آن را امضا کند، فیلدهای صحیح را قرار دهید و آن را به طرف های مربوطه ارسال کنید.
- Sign: پیوندی در ایمیل خود دریافت خواهید کرد که درخواست امضا دارد. از اینجا، پیوند را انتخاب می‌کنید، برگه‌ها را دنبال می‌کنید و امضا می‌کنید. DocuSign سند را به طور خودکار ارسال می کند.
- مدیریت اسناد: می توانید وضعیت سند خود را از داشبورد مشاهده کنید، اسناد خود را به صورت آنلاین ذخیره کنید و تنظیمات برگزیده خاصی مانند نام تجاری و قابلیت مشاهده را مدیریت کنید.
برای باز کردن قفل همه ویژگی‌های DocuSign، باید یک برنامه ماهانه داشته باشید. این برنامه ها از 10 دلار برای یک حساب شخصی تا 32 دلار در ماه برای یک حساب حرفه ای تجاری متغیر است. اگر فقط می خواهید از DocuSign برای امضای اسناد دریافتی خود استفاده کنید، می توانید به سادگی از طرح رایگان DocuSign استفاده کنید. همچنین یک دوره آزمایشی رایگان 30 روزه وجود دارد که می‌توانید از آن برای آزمایش ابزار قبل از تعهد به اشتراک استفاده کنید.
نحوه ارسال سند برای امضا با استفاده از DocuSign
اولین چیزی که باید بدانید این است که چگونه با استفاده از DocuSign سندی را برای امضا بفرستید. برای شروع، در نسخه آزمایشی رایگان DocuSign یا یک حساب ماهانه ثبت نام کنید.
-
در صفحه اصلی، Start Now را برای آپلود سند خود انتخاب کنید، یا فایل سند را بکشید و در کادر سفید آپلود رها کنید.
DocuSign از بسیاری از فرمت های فایل آپلود شده از دستگاه شما و همچنین ارائه دهندگان فضای ذخیره سازی ابری مانند Google Drive و Dropbox پشتیبانی می کند. اندازه فایل می تواند تا 25 مگابایت باشد.
-
پس از آپلود، بعدی را انتخاب کنید.
Image اگر شما تنها امضاکننده هستید، می‌توانید کادر کنار من تنها امضاکننده هستم را انتخاب کنید تا جلو بروید.
- نام و آدرس ایمیل گیرنده را وارد کنید. اگر می‌خواهید چند امضاکننده اضافه کنید، Add Recipient را انتخاب کنید.
-
وقتی همه گیرندگان اضافه شدند، Next را انتخاب کنید.
-
فیلدهای امضای خود را با استفاده از ابزارهای موجود در نوار ابزار در سمت چپ صفحه خود قرار دهید. Signature را انتخاب کنید و آن را در محلی که امضا لازم است قرار دهید.
Image -
وقتی همه فیلدهای مورد نیاز خود را ایجاد کردید، Next را انتخاب کنید. در اینجا، می توانید موضوع ایمیل را تغییر دهید و یک پیام ایمیل برای گیرنده خود وارد کنید.
همچنین می توانید با انتخاب ارسال یادآوری خودکار تنظیم یادآورهای خودکار را انتخاب کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، با انتخاب Send، سند را برای گیرندگان خود ارسال کنید.
نحوه استفاده از DocuSign برای امضای یک سند
آیا سندی از طرف دیگری دریافت کرده اید که از طریق DocuSign امضای شما را می خواهد؟ امضای سند ساده است.
-
Select سند را در ایمیلی که از DocuSign دریافت می‌کنید مرور کنید.
فرایند امضا ممکن است کمی متفاوت باشد اگر کاربر جدیدی هستید در مقابل کاربر بازگشتی. DocuSign توصیه می‌کند ویدیوی امضای آنها را تماشا کنید یا راهنمای چگونگی آشنایی را بخوانید.
-
پس از باز شدن سند، باید با امضای الکترونیکی موافقت کنید. موافق به استفاده از سوابق و امضاهای الکترونیکی را انتخاب کنید، سپس Continue را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image - شروع را در سمت چپ سند برای شروع امضا انتخاب کنید. این همه فیلدهای مورد نیاز برای تکمیل سند را به شما نشان می دهد.
-
Sign را انتخاب کنید. اگر قبلا از DocuSign استفاده کرده اید، اکنون امضای خود را در جای خود خواهید دید. اگر از DocuSign استفاده نکرده‌اید، دستورالعمل‌های روی صفحه را برای ایجاد یک امضای جدید دنبال کنید.
Image - هنگامی که امضای شما در جای خود قرار گرفت، مطمئن شوید که همه چیز درست به نظر می رسد، سپس Finish را انتخاب کنید. خلاصه‌ای از جلسه امضا، شامل تاریخ امضا و تاریخ ارسال سند را می‌بینید.
چگونه یک PDF قابل پرکردن با DocuSign ایجاد کنیم
شما به راحتی می توانید با استفاده از ابزارهای DocuSign هر فرم قابل پر کردنی را که تصور می کنید ایجاد کنید. برای شروع، مطمئن شوید که به حساب DocuSign خود وارد شده اید.
- در صفحه اصلی، فرم خود را آپلود کنید. DocuSign به طور خودکار فرم را به PDF تبدیل می کند.
-
بعدی را پس از بارگذاری فایل خود انتخاب کنید.
Image - گیرندگان خود را اضافه کنید و Next را انتخاب کنید.
-
در صفحه آماده سازی، می توانید با استفاده از فیلدهای موجود در نوار ابزار سمت چپ صفحه، فرم خود را ایجاد کنید.
Image -
از فیلدها انتخاب کنید و با انتخاب ناحیه ای که می خواهید فیلد در آن قرار گیرد، آنها را به فرم خود اضافه کنید.با هر قسمتی که انتخاب می کنید، گزینه های اضافی را در سمت راست صفحه مشاهده خواهید کرد. برای مثال، فیلد Name به شما امکان می دهد بین نام کامل و نام کوچک جابجا شوید.
Image همچنین می توانید فرمول ها، کادرهای متنی، منوهای کشویی، دکمه های رادیویی و موارد دیگر را اضافه کنید. همه آنها در نوار ابزار در سمت چپ صفحه قرار دارند.
- وقتی فرم شما تکمیل شد، Next را انتخاب کنید، در صورت تمایل پیام ایمیل خود را تغییر دهید، سپس Send را برای ارسال سند خود به گیرنده(های)
-
برای ذخیره فرم خود برای استفاده در آینده، در صفحه مدیریت، منوی کشویی سمت راست سند را انتخاب کنید. ذخیره به عنوان الگو را انتخاب کنید، جزئیات را پر کنید، سپس ذخیره را انتخاب کنید. اکنون می توانید فرم خود را در صفحه الگوی خود مشاهده کنید.
Image
نحوه پر کردن فرم با استفاده از DocuSign
روند پر کردن فرم مشابه امضای یک سند با استفاده از DocuSign است.
- Review Document را در ایمیل DocuSign که برای شروع دریافت کردید انتخاب کنید.
- Continue را انتخاب کنید تا شروع به پر کردن فرم خود کنید.
- یا فیلدهایی را که باید پر کنید انتخاب کنید یا Start را انتخاب کنید تا به DocuSign اجازه دهد شما را در طول سند راهنمایی کند و شما را به هر بخش که نیاز به امضا دارد می برد..
-
اطلاعات خود را در فیلدها وارد کنید. همچنین می‌توانید هر چک باکس یا گزینه‌ای را در منوهای کشویی انتخاب کنید.
Image - وقتی کارتان تمام شد، Finish را انتخاب کنید. فرم شما به طور خودکار به فرستنده بازگردانده می شود.
