اگر افراد دیگری از رایانه شما استفاده می کنند و شما نگران هستید که بتوانند ایمیل های شما را بخوانند، می توانید یک حساب ویندوز مجزا برای هر کاربر ایجاد کنید تا ایمیل ها و اسناد جداگانه نگهداری شوند. اما، این برای محافظت از ایمیل های شما کافی نیست. بهترین شرط شما این است که آنها را رمزگذاری کنید.
رمزگذاری یک پیام ایمیل معمولاً به معنای تبدیل آن از متن ساده قابل خواندن به متن رمز درهم است. فقط گیرنده ای که دارای کلید خصوصی با کلید عمومی مورد استفاده برای رمزگذاری پیام است، می تواند آن را رمزگشایی کند. هر کسی که کلید ندارد، فقط متن درهم را می بیند.
چگونه از ایمیل های خود محافظت کنید
همه ایمیل های ارسال شده با استفاده از Gmail، Outlook یا iOS را می توان به طور پیش فرض رمزگذاری کرد.وقتی همه پیام‌های خروجی را به‌طور پیش‌فرض رمزگذاری می‌کنید، ایمیل‌هایی را که معمولاً انجام می‌دهید می‌نویسید و ارسال می‌کنید، اما گیرندگان برای مشاهده آنها به یک شناسه دیجیتال یا رمز عبور نیاز دارند. در اینجا نحوه افزودن این لایه امنیتی اضافی در Gmail و Outlook آمده است.
Gmail
رمزگذاری جیمیل حالت محرمانه نامیده می شود. می‌توانید با کلیک کردن روی نماد قفل در پایین پیام جدید، آن را روشن یا خاموش کنید. از اینجا می توانید تاریخ انقضا و رمز عبور را تعیین کنید. رمز عبور را می توان به ایمیل شخص یا از طریق متن ارسال کرد.
Outlook
در Outlook، می‌توانید رمزگذاری یک پیام واحد یا رمزگذاری همه پیام‌های خروجی را انتخاب کنید.
- برای رمزگذاری یک پیام واحد: File > خواص > را انتخاب کنید. Security Settings و روی کادر انتخاب رمزگذاری محتویات پیام و پیوست‌ها کلیک کنید.
- برای رمزگذاری همه پیام‌های خروجی: File > گزینه‌ها > را انتخاب کنید Trust Center > تنظیمات مرکز اعتماد > امنیت ایمیل در قسمت ایمیل رمزگذاری شده ، کادر رمزگذاری محتویات و پیوست‌ها برای پیام‌های خروجی را علامت بزنید.
چیزهایی که باید به خاطر بسپارید
هنگام استفاده از ایمیل های رمزگذاری شده باید چند نکته را در نظر داشته باشید:
- برای ارسال و مشاهده پیام‌های ایمیل رمزگذاری‌شده، هم فرستنده و هم گیرنده باید شناسه دیجیتال یا گواهی کلید عمومی خود را به اشتراک بگذارند. این بدان معناست که شما و گیرنده هر کدام باید پیامی با امضای دیجیتالی برای دیگری ارسال کنید که به شما امکان می‌دهد گواهی شخص دیگر را به مخاطبین خود اضافه کنید. نمی‌توانید پیام‌های ایمیل را بدون شناسه دیجیتال رمزگذاری کنید.
- اگر پیام رمزگذاری شده ای را برای گیرنده ای ارسال می کنید که تنظیمات ایمیل او از رمزگذاری پشتیبانی نمی کند، می توانید پیام را در قالب رمزگذاری نشده ارسال کنید.
- این فرآیند همچنین هر پیوست ارسال شده با پیام های رمزگذاری شده را رمزگذاری می کند.
نکته های امنیتی اضافی ایمیل
در اینجا چند مرحله اضافی وجود دارد که می توانید برای اطمینان از ایمن بودن ایمیل های خود در برابر چشمان کنجکاو انجام دهید:
مطمئن شوید که ورود خودکار ویندوز فعال نیست
ورود خودکار ویندوز به یک کاربر خاص (یعنی شما) هنگام راه‌اندازی راحت است، اما به هر کسی که رایانه را راه‌اندازی مجدد می‌کند به ایمیل‌های شما اجازه می‌دهد. در اینجا نحوه غیرفعال کردن این رفتار آمده است:
- Run… را از منوی Start انتخاب کنید.
-
"control userpasswords2" را تایپ کنید و OK را فشار دهید.
Image - مطمئن شوید کاربران برای استفاده از این رایانه باید نام کاربری و رمز عبور وارد کنند در برگه کاربران علامت زده شده است.
- OK را انتخاب کنید.
رمزگذاری فایل‌ها و پوشه‌های ایمیل خود
اگر نمی توانید با استفاده از روش های بالا فایل های مورد استفاده توسط برنامه ایمیل خود را خصوصی کنید، می توانید سعی کنید از پوشه برنامه ایمیل خود با یک برنامه محافظت از پوشه محافظت کنید. در اینجا چند مورد برای امتحان وجود دارد:
- Folder Guard
- Encrypt My Folder
- سپر جهانی
به خاطر داشته باشید که ایمیل هایی که قبل از ارسال رمزگذاری نشده اند، قابل رهگیری و خواندن هستند. محافظت از فایل‌های روی دیسک شما فقط از دسترسی دیگران به نامه‌های موجود در برنامه ایمیل شما جلوگیری می‌کند.
