SharePoint بستری برای همکاری با سایر اعضای یک تیم یا گروه است. در این مقاله، شما را از طریق ایجاد سایت‌های کاربردی و مشارکتی برای همکاران و دوستان، آپلود و اشتراک‌گذاری اسناد، و افزودن ویجت‌ها به صفحات سایت شیرپوینت راهنمایی می‌کنیم.
چگونه یک سایت شیرپوینت ایجاد کنیم
قبل از اینکه بتوانید سایت خود را ایجاد کنید به چند چیز نیاز دارید:
- دسترسی به حساب تجاری Microsoft 365، زیرا شیرپوینت در حساب های مصرف کننده گنجانده نشده است.
- یک مدیر برای ایجاد سایت شما. اگر مدیر نیستید، از مدیر خود بخواهید یک سایت برای شما ایجاد کند.
برای ایجاد سایت شیرپوینت:
-
به عنوان یک سرپرست به Microsoft 365 وارد شوید، سپس SharePoint را از منوی Apps انتخاب کنید.
Image - Page را در پنجره عمودی سمت چپ انتخاب کنید، سپس Create Site را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
Team Site را در کادر گفتگو انتخاب کنید.
سایت های ارتباطی عمدتاً برای انتشار اطلاعیه ها و سایر محتواها استفاده می شود.
-
طرح شروعی را برای سایت خود انتخاب کنید که با محتوای دیگر شما مطابقت داشته باشد. نگران نباشید: همیشه می‌توانید محتوای شروع را بعداً تنظیم کنید.
- جزئیات سایت خود از جمله نام و توضیحات آن را وارد کنید.
- Finish را برای تکمیل راه‌اندازی انتخاب کنید. شیرپوینت در پس‌زمینه برای ایجاد سایت کار می‌کند و پیشرفت آن را در سراسر آن مشاهده خواهید کرد.
پس از راه‌اندازی فضای خود، برخی از قابلیت‌های در دسترس را خواهید داشت، از جمله:
- مکالمات: تابلوهای پیام خصوصی برای گروه شما.
- اسناد: اینجا جایی است که فایل‌ها را به اشتراک می‌گذارید، و فایل‌ها را داخل و خارج بررسی می‌کنید.
- OneNote Notebook: هم تیمی های شما می توانند با ایجاد و افزودن محتوا به صفحات با این Notebook OneNote همکاری کنند.
- صفحات سایت: صفحات وب سفارشی برای تیم یا گروه شما.
نحوه استفاده از کتابخانه های اسناد شیرپوینت
اشتراک گذاری فایل با استفاده از کتابخانه اسناد در سایت های شیرپوینت رایج است. کتابخانه های اسناد حاوی پوشه ها و فایل هایی هستند که می توانید آنها را مشاهده و ویرایش کنید. برای استفاده از کتابخانه اسناد:
-
Documents را در پنجره عمودی سمت چپ انتخاب کنید.
Image -
New را برای افزودن موارد جدید، مانند پوشه‌ها یا فایل‌های Microsoft Office، انتخاب کنید. متناوبا، فایل‌های دیگر را در پوشه کتابخانه فعلی بکشید و رها کنید. آنها نباید فایل های Office باشند.
Image -
یک فایل Microsoft Office را برای باز کردن آن در برنامه مناسب انتخاب کنید. انتخاب یک فایل غیر آفیس یکی از سه کار را انجام می دهد:
- آن را برای پیش‌نمایش باز می‌کند اگر در قالبی مناسب برای وب (مثلاً تصویر یا PDF) باشد.
- اگر از Windows استفاده می کنید در یک برنامه مرتبط باز می شود (ویندوز می داند چگونه با SharePoint صحبت کند).
- آن را در رایانه خود بارگیری می کند تا بتوانید آن را با برنامه مربوطه باز کنید.
Image -
در حالی که برنامه‌های وب مدرن به شما امکان می‌دهند همزمان یک فایل را با همکار خود ویرایش کنید، همچنان می‌توانید یک فایل را در شیرپوینت «بررسی» کنید تا دیگران را از کار روی فایل در حالی که روی آن کار می‌کنید، جلوگیری کنید.
فایل را برای بررسی انتخاب کنید، سپس Check out را در لیست کشویی انتخاب کنید. بررسی یک فایل از ذخیره نسخه جدیدی از فایل در زمانی که شما روی آن کار می کنید جلوگیری می کند. سایر کاربران همچنان می‌توانند یک نسخه را دانلود کرده و روی آن کار کنند، اما تا زمانی که آن را ذخیره نکنید و دوباره بررسی کنید، نمی‌توانند نسخه جدیدی ایجاد کنند.
Image
چگونه صفحات سایت شیرپوینت ایجاد کنیم
صفحات سایت SharePoint به شما امکان می دهد صفحات وب را ایجاد کنید که حاوی اطلاعات متنی و گرافیکی است. تفاوت بین صفحات سایت شیرپوینت و صفحات وب سایت معمولی در این است که فقط اعضای تیم شیرپوینت شما می توانند آنها را مشاهده کنند. صفحات سایت اینترنت خصوصی شماست.
برای ایجاد صفحات جدید در سایت شیرپوینت:
-
Pages را در پنجره عمودی سمت چپ انتخاب کنید.
Image -
انتخاب جدید، سپس از میان انواع صفحه انتخاب کنید:
- صفحه ویکی: صفحاتی که شامل ایده‌های تیمی، خط‌مشی‌ها، دستورالعمل‌ها، بهترین شیوه‌ها و موارد دیگر است. یک تیم شیرپوینت می‌تواند از صفحات ویکی برای دسترسی به پیوندها به انواع اطلاعات شرکت استفاده کند.
- صفحه بخش وب: طرح‌بندی‌های از پیش تعریف‌شده طراحی شده‌اند تا بتوانید انواع ابزارها را به سبک داشبورد در صفحات سایت خود درج کنید.
- صفحه سایت: صفحات خالی که می سازید، با عنوان شروع می شوند.
- لینک: پیوندی به یک وب سایت اضافه کنید.
Image -
پس از ایجاد، صفحه برای ویرایش شما باز می شود. با نام گذاری آن شروع کنید. محتوای اضافی به شکل Web Parts ارائه می شود که در بخش بعدی به آنها می پردازیم.
Image -
انتشار را در قسمت سمت راست بالای صفحه انتخاب کنید تا تغییرات خود را در دسترس همکاران قرار دهید.
Image - Pages را در پنجره عمودی سمت چپ برای مشاهده صفحات خود انتخاب کنید.
-
برای ویرایش صفحات موجود، صفحه را باز کنید و Edit را در پنجره سمت چپ انتخاب کنید.
Image
چگونه وب پارت ها را به صفحات شیرپوینت اضافه کنیم
یکی از بهترین ویژگی های شیرپوینت، ویژگی "Web Part" یا ویجت(ها) است. حتی اگر فقط می خواهید متن و گرافیک اضافه کنید، ابتدا باید یک بخش وب برای نگهداری محتوا اضافه کنید. بخش‌های وب می‌تواند شامل مواردی مانند Newsfeeds، فهرستی از اعضای تیم، یا فهرست‌هایی از فعالیت‌های اخیر در سایت باشد.
اگر صفحه ای ایجاد کرده اید، در اینجا نحوه افزودن بخش های وب به آن آمده است:
- Pages را در پنجره عمودی سمت چپ انتخاب کنید، سپس صفحه ای را برای ویرایش انتخاب کنید و Edit را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
علامت plus (+) را برای افزودن بخش های وب به یک صفحه انتخاب کنید.
Image -
یک منوی پاپ آپ لیستی از بخش های وب موجود را نمایش می دهد. کل لیست را مرور کنید یا با کلمه کلیدی جستجو کنید. هنگامی که یک بخش وب را انتخاب می کنید، به صفحه اضافه می شود.
Image -
بخش وب را پیکربندی کنید. به عنوان مثال، اگر بخش وب گالری تصاویر را اضافه می کنید، Add Images را برای انتخاب تصاویر برای نمایش انتخاب کنید.
Image - انتشار را انتخاب کنید تا تغییرات خود را در دسترس همکاران قرار دهید.
در حالی که صفحه اصلی به طور خودکار برای شما ایجاد می شود، همچنان صفحه ای است که می توانید آن را با بخش های وب پر کنید.
نصب و استفاده از برنامه Tasks
وقتی برنامه ها را به سایت خود اضافه می کنید چیزها جالب می شوند. برنامه‌ها فراتر از عملکرد بخش‌های وب هستند و شامل مواردی مانند وبلاگ‌ها یا یک لیست سفارشی هستند که می‌تواند یک پایگاه داده کوچک باشد.
ما نگاهی به برنامه Tasks خواهیم داشت، که به شما امکان می دهد کارهایی را برای اعضای تیم خود تنظیم کنید، وظایف را تعیین کنید و سپس تکمیل آنها را پیگیری کنید.
برای افزودن برنامه Tasks به سایت SharePoint خود:
- در صفحه اصلی سایت شیرپوینت، New را انتخاب کنید، سپس App را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
Tasks را انتخاب کنید.
Image -
در منوی سمت چپ، Site Contents را انتخاب کنید تا برنامه Tasks را ببینید و شروع به تفویض اختیار کنید.
Image
چه کسی باید از شیرپوینت استفاده کند؟
بیشتر اوقات، تیم های شرکتی از شیرپوینت استفاده می کنند. اما، سناریوهای غیر مرتبط با تجارت زیادی وجود دارد که شیرپوینت در آنها مفید است، مانند:
- تیم های ورزشی می توانند از تقویم برای ارسال برنامه بازی استفاده کنند و می توانند از کتابخانه اسناد برای ذخیره ویدیوهای بازی استفاده کنند.
- کلوپ‌های کتاب می‌توانند پیوندهایی به کتاب هفته آینده ارسال کنند، در حالی که گروه‌های نویسندگی می‌توانند میزبان نقدها، ارسال‌ها و نظرات باشند.
- گروه های داوطلبی که یک پروژه مرمت را برنامه ریزی می کنند، می توانند یک طرح با وظایف و یک جدول زمانی ایجاد کنند.
- محله ای که فروش حیاط دارد می تواند اعلان هایی را برای شرکت کنندگان جدید ارسال کند یا موارد و قیمت ها را در یک فایل اکسل مشترک در کتابخانه اسناد فهرست کند.
سناریوهای فوق با برنامه‌ها و سرویس‌های دیگر امکان‌پذیر است، اما شیرپوینت همه چیز را در یک مکان واحد با رابطی که در ویندوز، macOS و لینوکس پشتیبانی می‌شود، گرد هم می‌آورد.
از کجا شیرپوینت را دانلود کنیم
برنامه SharePoint برای Android را از Google Play دانلود کنید یا برنامه SharePoint برای iOS را از فروشگاه App دریافت کنید. به‌علاوه، می‌توانید از برنامه‌های مایکروسافت آفیس مانند Word، Excel و PowerPoint برای باز کردن فایل‌ها به طور مستقیم از شیرپوینت استفاده کنید و بارگیری و آپلود را سریع انجام دهید.
