چه باید بدانیم
- بایگانی دستی: به File > اطلاعات > Tools > بروید اقلام قدیمی را تمیز کنید. در پنجره پاپ آپ Archive، Archive this folder and all subfolders را انتخاب کنید.
- سپس، پوشه بایگانی را انتخاب کنید. فهرست کشویی بایگانی موارد قدیمی تر از را انتخاب کنید و تاریخ را تعیین کنید.
- بایگانی خودکار: برو به File > گزینه‌ها > پیشرفته > تنظیمات AutoArchive. Run AutoArchive هر را انتخاب کنید و یک بازه زمانی وارد کنید.
اگر اجازه دهید تعداد زیادی ایمیل در صندوق ورودی شما جمع شود، عملکرد Outlook ممکن است آسیب ببیند.با نحوه آرشیو کردن ایمیل ها در Outlook و مدیریت آن ایمیل های قدیمی، به صورت دستی یا خودکار آشنا شوید. دستورالعمل‌های این مقاله برای Outlook برای Microsoft 365 و Outlook 2019، 2016، 2013، و 2010 اعمال می‌شود.
چگونه ایمیل ها را در Outlook به صورت دستی بایگانی کنیم
اگر ترجیح می دهید زمان بایگانی شدن ایمیل های قدیمی و مکان بایگانی آنها را کنترل کنید، یک فرآیند دستی وجود دارد که می توانید برای انجام این کار دنبال کنید. شما می توانید به صورت دستی پیام های ایمیل را در هر پوشه ای بایگانی کنید.
-
Outlook را باز کرده و File > Info > Tools ۶۴۳۳۴۵۲ اقلام قدیمی را تمیز کنید.
Image -
در پنجره پاپ آپ Archive، Archive this folder and all subfolders را انتخاب کنید و سپس پوشه ای را که می خواهید موارد بایگانی کنید انتخاب کنید.
Image -
موارد بایگانی قدیمی‌تر ازرا انتخاب کنید، سپس تاریخی را که می‌خواهید پس از آن پیام‌ها را بایگانی کنید، تعیین کنید.
همچنین می توانید Browse را برای شناسایی یک فایل PST فردی که می خواهید برای این آرشیو استفاده کنید، انتخاب کنید. یا می توانید آن را به عنوان نام فایل پیش فرض نگه دارید.
Image -
OK را انتخاب کنید. Outlook اکنون پیام‌های موجود در آن پوشه را مطابق با تنظیماتی که پیکربندی کرده‌اید بایگانی می‌کند.
Image -
اگر ترجیح می‌دهید پیام‌ها را در همه پوشه‌ها به جای پوشه‌های فردی بایگانی کنید، بایگانی همه پوشه‌ها را بر اساس تنظیمات AutoArchive آنها انتخاب کنید اگر این را انتخاب کردید، باید به برگه Home برگردید، روی یکی از پوشه‌هایی که می‌خواهید تنظیمات AutoArchive را برای آن تنظیم کنید کلیک راست کنید، سپس Properties را انتخاب کنید.
Image -
در پنجره Properties، برگه AutoArchive را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب این پوشه را با استفاده از این تنظیمات بایگانی کنید، سپس تنظیمات را روی چند ماه پیامی که می‌خواهید نگه دارید و موارد قدیمی را کجا منتقل کنید، پیکربندی کنید.
با استفاده از تنظیمات AutoArchive، هم نحوه بایگانی شدن پیام‌ها هنگام فعال کردن AutoArchive و هم نحوه بایگانی شدن ایمیل‌ها هنگام بایگانی دستی آنها با استفاده از تنظیمات AutoArchive را پیکربندی کنید.
Image
نحوه راه‌اندازی دستی AutoArchive
می توانید AutoArchive را به صورت دستی یا خودکار فعال کنید. اگر قبلاً تنظیمات AutoArchive خود را برای همه پوشه‌های خود تنظیم کرده‌اید، همانطور که در بالا توضیح داده شد، می‌توانید روند بایگانی را فوراً راه‌اندازی کنید.
انتخاب File > اطلاعات > ابزار > Mail C ، سپس AutoArchive را برای راه‌اندازی فرآیند بایگانی انتخاب کنید. این از تنظیمات AutoArchive که برای هر پوشه ایمیل پیکربندی کرده اید استفاده می کند.
چگونه به طور خودکار AutoArchive را راه اندازی کنیم
علاوه بر راه‌اندازی دستی رویه بایگانی، می‌توانید AutoArchive را برای اجرای منظم تنظیم کنید.
-
انتخاب File > گزینه‌ها > پیشرفته >.
Image -
در پنجره تنظیمات AutoArchive، Run AutoArchive every را انتخاب کنید و تعداد دفعات مورد نظر برای اجرای AutoArchive را وارد کنید.
می توانید تنظیمات را طوری پیکربندی کنید که هنگام اجرای AutoArchive از شما خواسته شود و آن را طوری تنظیم کنید که پیام های ایمیل قدیمی را حذف کند یا آنها را به یک فایل PST بایگانی در رایانه خود منتقل کند.
Image -
OK،را انتخاب کنید و AutoArchive در بازه‌ای که تعیین کرده‌اید اجرا می‌شود، بنابراین هرگز نگران اشغال فضای بیش از حد صندوق ورودی خود نباشید.
Image
استفاده از Outlook Sweep برای بایگانی خودکار در Outlook Web
در Outlook Online، بایگانی کردن پیام ها یک فرآیند دستی است. عملکردی به نام Outlook Sweep به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را تمیز نگه دارید.
تغییر سن پیام‌هایی که بایگانی می‌کنید غیرممکن است، اما حداقل ویژگی Sweep به شما این امکان را می‌دهد که تمام پیام‌های صندوق ورودی قدیمی‌تر از 10 روز را بایگانی کنید. این به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را به طور خودکار تمیز نگه دارید.
-
صندوق ورودی حساب را در جایی که می‌خواهید پیام‌های ایمیل را بایگانی کنید، باز کنید. ایمیلی را که می خواهید بایگانی کنید انتخاب کنید، سپس Sweep را از منو انتخاب کنید.
Image -
در صفحه بازشو، همیشه پیام‌های قدیمی‌تر از 10 روز را از پوشه INBOX منتقل کنید را انتخاب کنید.
Image -
منوی کشویی Move to را انتخاب کنید و Archive را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image
