چه باید بدانیم
- در Outlook، File > Info > تنظیمات حساب > را انتخاب کنید تنظیمات حساب.
- به تب Data File بروید و Add را انتخاب کنید. در کادر محاوره ای New Outlook Data File ، Outlook Data File را انتخاب کنید و سپس OK را انتخاب کنید.
- بایگانی را نامگذاری کنید، مکانی را برای آن انتخاب کنید و OK را انتخاب کنید. کل پوشه‌ها را در پوشه Archive جدید بکشید و رها کنید.
این مقاله توضیح می دهد که چگونه با آرشیو کردن نامه های قدیمی خود، فایل PST را کوچک نگه دارید. دستورالعمل‌های این مقاله برای Outlook برای Microsoft 365، Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013 و Outlook 2010 اعمال می‌شود.
چگونه نامه های قدیمی را در Outlook بایگانی کنیم تا فایل PST کوچک بماند
همانطور که انبوه نامه‌هایی که در Outlook نگه می‌دارید افزایش می‌یابد، معمولاً زمانی که Outlook برای انجام کاری که می‌خواهید انجام می‌دهد طول می‌کشد. محدودیت اندازه فایل PST ظاهر می شود. (فایل PST یا "Personal Folders" جایی است که Outlook تمام داده های شما از جمله تقویم ها، مخاطبین و ایمیل ها را در آن نگه می دارد.)
برای ایجاد بایگانی از پیام های قدیمی در Outlook جدا از فایل PST که هر روز استفاده می کنید:
- File را انتخاب کنید و Info را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
Account Settings را انتخاب کنید و Account Settings را از منو انتخاب کنید. پنجره تنظیمات حساب باز می شود.
Image -
برگه Data File را انتخاب کنید.
Image -
Add را انتخاب کنید. کادر محاوره ای New Outlook Data File باز می شود.
Image -
Outlook Data File را انتخاب کنید و OK را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
نام بایگانی را در زیر نام فایل وارد کنید و مکانی را که می خواهید فایل را ذخیره کنید انتخاب کنید.
Image - OK را انتخاب کنید و پنجره را ببندید.
انتقال نامه به بایگانی
برای پر کردن آرشیو PST تازه ایجاد شده خود، کل پوشه ها را به پوشه اصلی که به تازگی در زیر پوشه های نامه ظاهر شده است بکشید و رها کنید اگر از قبل یک دارید، این کار مفید است اگر از قبل یک داشته باشید. پوشهرا بایگانی کنید که مثلاً شامل همه نامه‌های سال گذشته است. فقط آن را در آرشیو PST رها کنید.
به طور متناوب، برای بایگانی موارد فردی:
- روی پوشه ریشه به نام PST بایگانی خود در زیر پوشه‌های نامه کلیک راست کنید.
-
پوشه جدید را از منو انتخاب کنید.
Image -
نام پوشه مورد نظر را تایپ کنید.
اگر می‌خواهید ایمیل‌ها را بایگانی کنید،
مطمئن شوید که موارد ایمیل و پست در قسمت پوشه حاوی انتخاب شده است. برای بایگانی موارد دیگر، دسته مناسب را انتخاب کنید.
Image - کشیدن و رها کردن فردی یا گروهی از ایمیل ها در پوشه جدید ایجاد شده.
- برای انتقال همه نامه‌های قبل از تاریخ خاصی در یک پوشه (یا پوشه‌های تودرتو)، File > Info را انتخاب کنید.
-
Tools را انتخاب کنید و پاکسازی صندوق پست را انتخاب کنید.
Image -
AutoArchive را از منوی ظاهر شده انتخاب کنید.
Image
بستن فایل PST آرشیو
بعد از اینکه همه موارد را بایگانی کردید، می توانید فایل PST را در Outlook ببندید:
- روی پوشه ریشه آرشیو PST خود در زیر پوشه‌های نامه کلیک راست کنید.
-
بستن "_" از منو را انتخاب کنید.
Image
دسترسی به نامه از یک فایل PST بایگانی بسته
برای بازیابی پیام ها از یک فایل PST آرشیو که بسته اید:
- برگه File را انتخاب کنید و Open & Export را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
Open Outlook Data File را انتخاب کنید.
Image - فایل PST و پوشه‌های آن در زیر پوشه‌های نامه ظاهر می‌شوند، آماده عمل هستند.
یک فایل PST کوچک یک فایل PST سریع است
کوچک نگه داشتن اندازه فایل PST اصلی خود و قابل مدیریت کردن، سودمند است. می‌توانید از Outlook برخی از این کارها را با استفاده از AutoArchive انجام دهد یا پیام‌های خود را بین فایل‌های PST بیشتری تقسیم کنید، که می‌تواند بدون درد و سریع باشد.
