چه باید بدانیم
- می توانید در مرکز مدیریت MS 365 در زیر Groups > صندوق پستی مشترک ایجاد کنید. افزودن صندوق پستی را انتخاب کنید و مراحل را از آنجا دنبال کنید.
- هرکسی که به صندوق پستی مشترک Microsoft Office 365 اختصاص داده شده است به همه چیزهایی که در آن است دسترسی دارند: ایمیل های دریافتی، پاسخ ها، فورواردها و غیره.
- کاربران Office 365 برای دسترسی به ایمیل مشترک نیاز به اشتراک Microsoft Exchange Online دارند.
این مقاله نحوه افزودن کاربران به صندوق پستی مشترک Outlook و نحوه استفاده از صندوق پستی مشترک در Outlook، در وب و از یک برنامه تلفن همراه را توضیح می دهد.این دستورالعمل ها برای Office 365 برای Windows و macOS اعمال می شود. چشم انداز 2019، 2016، 2013 و 2010؛ Outlook برای iOS و Android؛ و Outlook در وب.
چگونه یک صندوق پستی مشترک در Office 365 ایجاد کنیم
می توانید هر تعداد که نیاز دارید صندوق پستی مشترک ایجاد کنید، اما هر کاربری که به صندوق پستی اختصاص می دهید باید اشتراک Microsoft 365 داشته باشد. برای تنظیم یک صندوق پستی مشترک:
-
با استفاده از حساب مدیریت جهانی Microsoft 365 یا اعتبار حساب سرپرست Exchange، به مرکز مدیریت Microsoft 365 وارد شوید.
مرکز مدیریت Microsoft 365 قبلاً به عنوان مرکز مدیریت آفیس 365 شناخته می شد.
-
Groups > صندوق پستی مشترک را در صفحه پیمایش انتخاب کنید.
Image - افزودن یک صندوق پستی در صفحه صندوق پستی مشترک را انتخاب کنید.
-
در صفحه افزودن صندوق پستی ، یک نام برای صندوق پستی مشترک در قسمت Name تایپ کنید.
Image -
یک نام مستعار صندوق پستی به طور خودکار در قسمت Email ایجاد می شود، اما در صورت تمایل می توانید نام مستعار را تغییر دهید. وقتی صندوق پستی مشترک را نامگذاری کردید، Add را انتخاب کنید.
Image - انتخاب افزودن اعضا به این صندوق پستی در زیر مراحل بعدی.
- Add Member را در صفحه افزودن اعضای صندوق پست مشترک انتخاب کنید.
-
در قسمت Members ، کادر کنار هر فردی که به صندوق پستی مشترک دسترسی دارد را علامت بزنید. وقتی کارتان تمام شد، Save و سپس Close را انتخاب کنید.
اگر نام فردی را در لیست نمی‌بینید، Search را انتخاب کنید و نام فرد را تایپ کنید.
چگونه ایمیل ارسالی را در صندوق پستی مشترک ذخیره کنیم
وقتی کاربر یک پیام ایمیل از صندوق پستی مشترک ارسال می کند، یک کپی از آن پیام در پوشه Sent Items آن کاربر ذخیره می شود، نه در صندوق پستی مشترک. اگر می‌خواهید این ایمیل‌ها را در صندوق پستی مشترک ذخیره کنید، باید تنظیمات صندوق پستی مشترک را ویرایش کنید.
برای ذخیره پیام های ایمیل ارسال شده در صندوق پستی مشترک، مراحل زیر را انجام دهید:
- وارد مرکز مدیریت Microsoft 365 شوید و Groups > صندوق پستی مشترک را در صفحه پیمایش انتخاب کنید.
- صندوق پستی مشترک خود را انتخاب کنید.
-
ویرایش را در کنار موارد ارسال شده انتخاب کنید.
Image - هر دو کپی موارد ارسال شده به عنوان این صندوق پستی و کپی موارد ارسال شده از طرف این صندوق پست را روی روشن تنظیم کنید ، سپس Save را انتخاب کنید.
نحوه استفاده از صندوق پستی مشترک در Outlook 2016، Outlook 2013، و Outlook 2010
وقتی صندوق پستی مشترک را راه‌اندازی می‌کنید، دیگر کاربران مجبور نیستند کاری برای نمایش صندوق پستی مشترک در نسخه دسک‌تاپ Outlook انجام دهند. صندوق پستی مشترک به طور خودکار در نوار کناری Outlook ظاهر می شود.
برای ارسال ایمیل از صندوق پستی مشترک، مراحل زیر را انجام دهید:
- برگه Home را در بالای Outlook انتخاب کنید.
-
ایمیل جدید را برای ایجاد یک پیام جدید انتخاب کنید.
Image - From را در پیام ایمیل جدید انتخاب کنید و سپس صندوق پستی مشترک را انتخاب کنید.
- پیام خود را تایپ کنید و ارسال را انتخاب کنید.
نحوه دسترسی به صندوق پستی مشترک در Outlook در وب
اگر می خواهید با صندوق پستی مشترک در یک مرورگر وب کار کنید، باید صندوق پستی را به صورت دستی اضافه کنید. برای افزودن صندوق پستی مشترک به Outlook در وب، مراحل زیر را انجام دهید:
- وارد حساب Microsoft 365 خود شوید و سپس برنامه Outlook را انتخاب کنید.
- Folders (یا نام صندوق پستی خود) را در قسمت پیمایش کلیک راست کنید و سپس Add shared folder را انتخاب کنید.
- آدرس ایمیل صندوق پستی مشترک را در کادر گفتگوی Add shared folder تایپ کنید و سپس Add را انتخاب کنید.
چگونه صندوق پستی مشترک را به برنامه موبایل Outlook اضافه کنیم
اگر می خواهید از طریق تلفن هوشمند یا رایانه لوحی خود به صندوق پستی مشترک دسترسی پیدا کنید، این مراحل را دنبال کنید:
- برنامه Outlook را برای iOS یا Android راه اندازی کنید و به حساب خود وارد شوید.
-
Add Account در قسمت سمت چپ ضربه بزنید، سپس روی Add a Shared Mailbox ضربه بزنید. ضربه بزنید.
اگر چندین حساب Outlook دارید، یکی را انتخاب کنید که به صندوق پستی مشترک دسترسی دارد.
-
آدرس ایمیل را وارد کنید. پس از تکمیل فرآیند، باید صندوق پستی مشترک خود را در زیر حساب های خود در برنامه Outlook ببینید.
اگر می خواهید صندوق پستی مشترک را از برنامه Outlook حذف کنید، به Settings > Accounts بروید، سپس روی صندوق پستی مشترک ضربه بزنید و Delete Account را انتخاب کنید.
صندوق پست مشترک در Office 365 چیست؟
هر فردی که به صندوق پستی مشترک Office 365 اختصاص داده شده است، به تمام پیام‌های موجود در آن دسترسی کامل دارد. کاربران عضو می‌توانند ایمیل‌های دریافتی را بخوانند، به پیام‌ها پاسخ دهند، پیام‌ها را فوروارد کنند و ببینند دیگران چگونه پاسخ داده‌اند.
وقتی یکی از اعضای تیم به یک پیام ایمیل از صندوق پستی مشترک پاسخ می دهد، ایمیل به جای آدرس ایمیل فرد از آدرس مشترک ارسال می شود، بنابراین اطلاعات همه محرمانه می ماند.با این اوصاف، صندوق‌های پستی مشترک معمولاً نام کاربری یا رمز عبور ندارند، که نگرانی‌های امنیتی ایجاد می‌کند.
چرا از یک صندوق پستی مشترک استفاده کنیم؟
صندوق پستی مشترک برای بخش های خدمات مشتری یا بازاریابی که می خواهند پیام های ایمیل دریافتی توسط اعضای تیم بعدی پاسخ داده شود ایده آل هستند. صندوق پستی مشترک همچنین دارای یک لیست مخاطبین مشترک و یک تقویم مشترک است، بنابراین اعضای گروه می توانند قرار ملاقات هایی را در یک مکان مرکزی ایجاد کنند که همه اعضا بتوانند آن را ببینند.
