چه باید بدانیم
- استفاده از تصاویر کوچک: به File > اطلاعات > خواص > بروید ویژگی های پیشرفته > خلاصه و ذخیره ریز عکسها برای همه اسناد Word را علامت بزنید.
- خواص به روز رسانی: برو به File > اطلاعات > Properties > ویژگی های پیشرفته > خلاصه . نظرات، کلمات کلیدی و سایر اطلاعات را وارد کنید.
- نکات دیگر: پوشه‌هایی برای ذخیره و مرتب‌سازی فایل‌های Word خود ایجاد کنید و از یک سیستم نامگذاری ثابت برای یافتن سریع فایل‌های مورد نظر خود استفاده کنید.
این مقاله پیشنهادهایی در مورد سازماندهی فایل های Microsoft Word شما ارائه می دهد. دستورالعمل‌ها Word 2019 تا 2010 و Word برای Microsoft 365 را پوشش می‌دهند.
ذخیره همه فایل های Word با ریز عکسها
ذخیره فایل‌های Word با یک تصویر پیش‌نمایش یا تصویر کوچک، شناسایی سند مورد نیاز را بدون باز کردن آن آسان‌تر می‌کند.
برای ذخیره همه اسناد Word با پیش نمایش یا تصویر کوچک:
-
در Microsoft Word، یک سند خالی یا موجود را باز کنید، سپس به برگه File بروید.
Image -
انتخاب اطلاعات.
Image -
پیکان کشویی Properties را انتخاب کنید و Advanced Properties را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Properties ، به برگه Summary بروید.
Image -
Save Thumbnails for All Documents Word را انتخاب کنید را انتخاب کنید.
Image -
OK را انتخاب کنید.
Image
به‌روزرسانی ویژگی‌های سند Word
اگر با چندین سند Word کار می کنید که نام ها و مکان های مشابهی دارند، از ویژگی ویژگی های سند Word استفاده کنید.
-
سندی را که می خواهید ویژگی های توصیفی را به آن اضافه کنید باز کنید، سپس به برگه File بروید.
Image -
انتخاب اطلاعات.
Image -
پیکان کشویی Properties را انتخاب کنید و Advanced Properties را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Properties ، به برگه Summary بروید.
Image -
نظرات، کلمات کلیدی، دسته‌ها، عنوان و اطلاعات موضوع را وارد کنید تا به شما در تشخیص فایل‌هایتان کمک کند.
Image - OK را برای اعمال تغییرات انتخاب کنید و کادر محاوره ای را ببندید. وقتی زمان جستجو فرا می رسد، Word می تواند دقیقاً آنچه را که نیاز دارید پیدا کند.
در رایانه خود پوشه بسازید و از آنها استفاده کنید
یک پوشه برای اسناد Word خود تنظیم کنید و نام آن را چیزی بگذارید که فراموش نخواهید کرد، مانند MyWordDocs آن را با پوشه هایی پر کنید که به گونه ای نام گذاری شده اند که برای شما منطقی باشد، و از این پوشه ها برای ذخیره و مرتب سازی فایل های Word خود استفاده کنید. برای مثال، اگر یادداشت‌های جلسه هفتگی تولید می‌کنید، یک پوشه برای آن یادداشت‌ها بسازید و پوشه‌های اضافی را برای ماه‌ها یا سال‌ها در آن قرار دهید.
اگر چندین سال اسناد ورد روی رایانه خود دارید و وقت ندارید هر کدام را باز کنید و تصمیم بگیرید که آن را نگه دارید یا نه، برای هر سال یک پوشه ایجاد کنید و اسناد را به آن پوشه ها منتقل کنید. این یک راه خوب برای ذخیره فایل‌های قدیمی‌تر است تا زمانی که زمان لازم را برای سازماندهی فایل‌ها به گونه‌ای که برای شما مناسب باشد، داشته باشید.
استفاده از یک سیستم نامگذاری فایل ثابت
یک سیستم نامگذاری برای یافتن سریع فایل های مورد نظر خود ایجاد کنید. راه های زیادی برای نام گذاری فایل ها وجود دارد. یک سیستم نامگذاری انتخاب کنید و به طور مداوم از آن استفاده کنید.
در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد:
- نوع سند را در نام فایل وارد کنید، به عنوان مثال، قرارداد، اجاره نامه، یا خبرنامه. به این ترتیب، می توانید برای یافتن یک فایل به نام فایل نگاه کنید.
- نام فایل را با نام مشتری (یا نام خانوادگی گیرنده در صورت حروف بودن اسناد) شروع کنید.
- تاریخ را در نام فایل وارد کنید.
وقت خود را صرف کنید
اگر فضای ذخیره سازی هارد دیسک کامپیوتر شما کم است، وظایف سازمانی خود را یکباره انجام ندهید. کار را به قطعات قابل مدیریت تقسیم کنید و روزی 15 دقیقه روی آن کار کنید.
هنگامی که فایل های Word را در رایانه خود سازماندهی می کنید، هر فایل را در یکی از پوشه هایی که ساخته اید قرار دهید، یک پوشه جدید بسازید یا فایل هایی را که دیگر نیازی ندارید حذف کنید. اگر مطمئن نیستید که با یک فایل چه کار کنید، آن را در پوشه ای با عنوان HoldUntilDate قرار دهید و تاریخی را در آینده انتخاب کنید که اگر تا آن زمان پوشه را باز نکرده باشید، با حذف آن احساس راحتی می کنم.
هر نوع پوشه‌هایی که می‌سازید، این پوشه‌ها را در پوشه اصلی Word خود قرار دهید تا بدانید کجا را جستجو کنید.
