اگر از بیش از یک دستگاه استفاده می کنید، به نوعی راه حل یا استراتژی همگام سازی نیاز دارید تا مطمئن شوید که همیشه جدیدترین ایمیل، اسناد، دفترچه آدرس، عکس ها و فایل ها را در هر کجا که می روید به روز می کنید. در اینجا نحوه همگام‌سازی پوشه‌ها در چندین رایانه با استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری و بلوتوث آمده است.
برنامه‌های ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر
با همگام‌سازی فایل‌ها و برنامه‌های مبتنی بر وب، می‌توانید روی یک سند در یک رایانه کار کنید و سپس، لحظاتی بعد، وارد دستگاه دیگری (مثلاً لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند) شوید و به کار بر روی سندی که در آنجا هستید ادامه دهید. متوقف شد.
برنامه‌های وب مانند Dropbox، Apple iCloud، و Google Drive پوشه‌ها را در میان دستگاه‌های شما همگام‌سازی می‌کنند و در عین حال کپی‌هایی از پوشه‌های مشترک را به‌صورت آنلاین ذخیره می‌کنند.تغییرات ایجاد شده در فایل‌های آن پوشه از یک دستگاه به‌طور خودکار در دستگاه‌های دیگر به‌روزرسانی می‌شوند. همچنین می‌توانید اشتراک‌گذاری فایل را فعال کنید، از تلفن همراه برای دسترسی به فایل‌ها استفاده کنید، و در برخی برنامه‌ها، فایل‌ها را در وب‌سایت باز کنید.
با برنامه های مبتنی بر وب، فایل های خود را در یک سرور راه دور (ابر) ذخیره می کنید تا بعداً آنها را بازیابی کنید. تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است، چه از طریق ارائه دهنده خدمات اینترنت یا طرح داده تلفن شما. یک راه‌حل محبوب مبتنی بر وب، مجموعه برنامه‌های Google (Gmail، Docs، Photos و غیره) است. از برنامه های Google به تنهایی استفاده کنید، یا از آنها به عنوان بخشی از Google Workspace استفاده کنید، که یکپارچگی عمیق تری ارائه می دهد.
Yahoo گروه مشابهی از برنامه ها را ارائه می دهد. Microsoft Outlook به شما امکان دسترسی آنلاین به تقویم، ایمیل، مخاطبین و موارد دیگر را از طریق فضای ذخیره‌سازی ابری می‌دهد.
خط پایین
اگر از ذخیره آنلاین فایل های خود راحت نیستید، نرم افزاری را نصب کنید که فایل ها را به صورت محلی یا از طریق یک شبکه خصوصی همگام سازی می کند.برنامه های اشتراک گذاری و نرم افزارهای رایگان همگام سازی فایل شامل GoodSync و SyncBack هستند. این برنامه‌ها علاوه بر ارائه گزینه‌های قوی برای همگام‌سازی فایل (نگهداری چندین نسخه از فایل‌های جایگزین، تنظیم زمان‌بندی برای همگام‌سازی، فشرده‌سازی یا رمزگذاری فایل‌ها)، معمولاً به شما امکان همگام‌سازی با درایوهای خارجی، سایت‌های FTP و سرورها را می‌دهند.
استفاده از دستگاه های قابل حمل برای همگام سازی فایل ها
یکی دیگر از گزینه های نگه داشتن آخرین فایل های خود همیشه این است که از یک دستگاه خارجی مانند هارد دیسک قابل حمل، درایو فلش USB یا گوشی هوشمند خود استفاده کنید. می‌توانید با فایل‌های موجود در دستگاه قابل حمل کار کنید یا دستگاه را از طریق بلوتوث یا کابل USB به رایانه خود متصل کنید تا فایل‌ها، ایمیل، مخاطبین و موارد تقویم را همگام‌سازی کنید.
گاهی اوقات، اگر می‌خواهید رایانه‌های خانگی و اداری خود را همگام‌سازی کنید و بخش فناوری اطلاعات شرکت شما اجازه نصب نرم‌افزارهای تأیید نشده را نمی‌دهد، ممکن است کپی فایل‌ها به و از درایو خارجی تنها گزینه شما باشد. در چنین شرایطی، آنها ممکن است اجازه ندهند دستگاه های خارجی به برق وصل شوند، بنابراین گزینه های خود را با تیم IT بررسی کنید.
همگام‌سازی حساب‌های ایمیل با IMAP
در رابطه با ایمیل، انتخاب پروتکل IMAP در تنظیمات ایمیل (مثلاً در برنامه دسکتاپ Outlook) ساده ترین راه برای دسترسی چند رایانه ای است. یک کپی از همه ایمیل‌ها را تا زمانی که آنها را حذف نکنید روی سرور نگه می‌دارد تا بتوانید از دستگاه‌های مختلف به ایمیل‌های مشابه دسترسی داشته باشید.
اگر از POP استفاده می کنید، که ایمیل های شما را در رایانه شما بارگیری می کند، اکثر برنامه های ایمیل تنظیماتی در گزینه های حساب دارند که تا زمانی که آنها را حذف نکنید، یک نسخه از پیام ها را در سرور باقی می گذارند. به این ترتیب، همان مزایای IMAP را دریافت خواهید کرد.
انتقال فایل های Microsoft Outlook (PST)
اگر نیاز دارید یک فایل PST ذخیره شده محلی را بین دو یا چند رایانه همگام کنید، به یک راه حل شخص ثالث مانند GoodSync نیاز دارید. از طرف دیگر، می‌توانید ایمیل‌ها را از Outlook در یک دستگاه صادر کنید و آنها را در دستگاه دیگر وارد کنید.
