از دست دادن اسناد مهمی که زمان زیادی را صرف ایجاد آنها کرده اید، خسته کننده است، به خصوص اگر مانند اکثر کاربرانی باشید که اسناد را مستقیماً در رایانه ایجاد می کنند و از مزایای کپی دست نویس برخوردار نیستند.
در اینجا شش راه برای ایمن نگه داشتن اسناد پردازش شده با کلمه آورده شده است.
هرگز اسناد خود را در درایو سیستم عامل خود ذخیره نکنید
در حالی که اکثر واژه‌پردازها فایل‌های شما را در پوشه My Documents ذخیره می‌کنند، این بدترین مکان برای آنهاست. خواه ویروس یا خرابی نرم افزار باشد، اکثر مشکلات رایانه روی سیستم عامل تأثیر می گذارد و اغلب، تنها راه حل این است که درایو را دوباره فرمت کنید و سیستم عامل را دوباره نصب کنید.در چنین مثالی، همه چیز در درایو از بین خواهد رفت.
نصب یک هارد دیسک دوم بر روی کامپیوتر شما یک راه نسبتا کم هزینه برای رسیدگی به این مشکل است. اگر سیستم عامل خراب باشد، هارد داخلی دوم تحت تأثیر قرار نمی گیرد، و حتی در صورت نیاز به خرید یک رایانه جدید، می توان آن را روی رایانه دیگری نصب کرد.
اگر در مورد نصب درایو داخلی دوم شک دارید، هارد اکسترنال یک گزینه عالی است. یک درایو خارجی را می توان در هر زمانی با وصل کردن آن به پورت USB یا FireWire به هر رایانه ای متصل کرد. بسیاری از درایوهای خارجی همچنین دارای مزیت افزوده پشتیبان گیری با یک لمس یا برنامه ریزی شده هستند. شما پوشه ها و زمان بندی را مشخص می کنید و نرم افزار بقیه کارها را انجام می دهد.
خط پایین
ذخیره کردن فایل های شما در مکانی متفاوت از سیستم عامل شما کافی نیست. شما باید به طور منظم از فایل های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. با داشتن یک نسخه پشتیبان از فایل، شانس خود را برای بازیابی آن افزایش دهید.اگر داده‌ها مهم هستند، یک نسخه پشتیبان را در یک صندوق نسوز ذخیره کنید.
مراقب پیوست های ایمیل باشید
حتی اگر مطمئن هستید که حاوی ویروس نیستند، پیوست‌های ایمیل می‌توانند باعث از دست دادن اطلاعات شما شوند. به عنوان مثال، اگر سندی با همان نام در درایو خود دریافت می‌کنید و نرم‌افزار ایمیل شما تنظیم شده است که پیوست‌ها را در همان مکان ذخیره کند، خطر رونویسی فایلی که از قبل در آنجا وجود دارد، وجود دارد. این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که در یک سند با هم همکاری می‌کنید و همکاران به‌روزرسانی‌ها را از طریق ایمیل ارسال می‌کنند.
برنامه ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که پیوست ها را در یک مکان منحصر به فرد ذخیره کند، یا، به غیر از آن، قبل از ذخیره پیوست ایمیل در هارد دیسک خود، دو بار فکر کنید.
مراقب خطای کاربر باشید
از محافظت‌های موجود در واژه‌پرداز خود، مانند ویژگی‌های نسخه‌سازی و تغییرات ردیابی شده، استفاده کنید. یکی از روش‌های رایج از دست دادن داده‌های کاربران زمانی است که در حال ویرایش یک سند و حذف تصادفی بخش‌هایی هستند. پس از ذخیره سند، بخش هایی که تغییر یا حذف شده اند از بین می روند مگر اینکه ویژگی هایی را فعال کرده باشید که تغییرات را برای شما ذخیره می کنند.
اگر نمی خواهید با ویژگی های پیشرفته سر و کار داشته باشید، قبل از شروع کار برای ذخیره فایل با نام دیگری از کلید F12 استفاده کنید. این روش به اندازه برخی از روش های دیگر سازماندهی شده نیست، اما یک روش مفید است.
رفتن به Cloud
ذخیره فایل‌ها و پشتیبان‌گیری از آنها در فضای ابری رایج‌تر می‌شود. فضای ذخیره‌سازی ابری مزایای زیادی مانند تخصیص فضای سخاوتمندانه، سهولت استفاده، دسترسی از هر کجا که هستید و هر دستگاهی که استفاده می‌کنید، و قابلیت اطمینان ارائه می‌دهد.
سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری از سرورهای خود نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند، بنابراین یک لایه حفاظتی دوگانه برای فایل‌های ذخیره‌شده به این روش وجود دارد. به این دلایل، فضای ذخیره سازی ابری به طور فزاینده ای بهترین گزینه برای اکثر مردم است.
چندین گزینه رایگان اصلی وجود دارد:
- Google Drive 15 گیگابایت با هر حساب Google ارائه می دهد.
- کاربران مک 5 گیگابایت با iCloud دریافت می کنند که در هر دستگاه اپل تعبیه شده است.
- Microsoft با OneDrive، که با حساب‌های Microsoft 365 و Xbox ارائه می‌شود، 5 گیگابایت فضا فراهم می‌کند.
اگر به فضای ذخیره سازی بیشتری نیاز دارید، خدمات بالا مانند سایر شرکت های ذخیره سازی ابری گزینه های پولی را ارائه می دهند.
نسخه های چاپی اسناد خود را نگه دارید
مانع از تایپ و قالب‌بندی مجدد سندتان نمی‌شود، اما نگه‌داشتن یک نسخه چاپی از یک سند مهم حداقل تضمین می‌کند که محتویات فایل را دارید، و این بهتر از نداشتن هیچ چیزی است..
