چگونه از تقویم تیم های مایکروسافت استفاده کنیم

2024 نویسنده: Abigail Brown | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 06:46

تیم های مایکروسافت دارای ابزارهای مختلفی برای افزایش بهره وری و بهبود ارتباط بین کارمندان با چت متنی، تماس های صوتی و تصویری، قابلیت اشتراک گذاری فایل، سوابق شیفت آنلاین و تقویم های مشترک آن است.

عملکرد تقویم مشترک تیم های مایکروسافت به اعضای گروه اجازه می دهد تا مستقیماً در برنامه Teams جلساتی ایجاد کنند، جزئیات را مشخص کنند و اعضای دیگر را اضافه کنند تا نه تنها از رویداد مطلع شوند، بلکه آن را به تیم های همگام سازی شده مایکروسافت اضافه کنند. تقویم نیز همینطور.

این مقاله علاوه بر نسخه وب، برای برنامه‌های Microsoft Teams در دستگاه‌های Windows 10، iOS و Android نیز کاربرد دارد.

چگونه تقویم های تیم های مایکروسافت کار می کنند

تیم‌های مایکروسافت یک ابزار همکاری است که برای سازمان‌ها یا گروه‌ها طراحی شده است و بنابراین با تمرکز یک گروه یا تیم ساختار یافته است. ممکن است بتوانید با ایمیل معمولی خود وارد یک گروه Microsoft Teams شوید، اما اغلب یک ایمیل شرکتی به شما اختصاص داده می شود که از آن برای دسترسی به Teams و سایر برنامه ها و سرویس های Microsoft 365 مرتبط استفاده می کنید.

برنامه Microsoft Teams یک تقویم اصلی دارد که به کل گروه یا سازمان شما اختصاص داده شده است. اعضای گروه می توانند جلسات یا رویدادهایی را به این تقویم اضافه کنند که به طور خودکار در تقویم برای سایر اعضا نشان داده شود. افراد همچنین می توانند در صورت نیاز به شرکت در رویدادها یا جلسات تقویم اضافه شوند.

از نظر فنی، تقویم داخلی (یا پیش فرض) تقویم گروه نامیده می شود در حالی که تقویم های خارجی که در تیم های مایکروسافت به اشتراک گذاشته می شوند، تقویم های مشترک هستند. با این حال، این اصطلاحات اغلب با هم مخلوط می شوند و تمایز بین آنها مبهم است.

برای جلوگیری از سردرگمی، بهتر است به تقویم‌ها در تیم‌های مایکروسافت با نام‌های منحصربه‌فرد به جای استفاده از اصطلاحات اشتراک‌گذاری شده یا گروهی اشاره کنید.

تقویم‌ها را می‌توان در تیم‌های Microsoft از Outlook یا سایر سرویس‌های زمان‌بندی مانند Google Calendar به اشتراک گذاشت.

چگونه یک رویداد تقویم مشترک مایکروسافت تیمز ایجاد کنیم

در اینجا فرآیند ایجاد یک رویداد است که در تیم های مایکروسافت به عنوان جلسه شناخته می شود و می تواند با سایر اعضای گروه به اشتراک گذاشته شود و به طور خودکار به تقویم گروه اضافه شود.

این مثال از برنامه Windows 10 Microsoft Teams استفاده می کند، اما این دستورالعمل ها و منوهای استفاده شده در تمام نسخه های دیگر یکسان هستند.

1. برنامه Microsoft Teams را باز کنید.

2. تقویم را انتخاب کنید.

   

3. کلیک کنید جلسه جدید.

   

4. منطقه زمانی مناسب را از منوی کشویی در بالای صفحه انتخاب کنید.

   

   لازم نیست نگران باشید که اعضای تیم شما در چه منطقه زمانی هستند زیرا زمان جلسه شما به طور خودکار برای آنها تنظیم می شود.

5. یک نام برای جلسه خود در قسمت افزودن عنوان تایپ کنید.

   

6. در قسمت افزودن شرکت کنندگان الزامی، نام افرادی را که می خواهید از رویداد مطلع شوند تایپ کنید. هنگامی که شروع به تایپ کردید، نام‌ها باید به‌طور خودکار برای انتخاب شما ظاهر شوند.

   

   اگر می خواهید این رویداد تقویم را با افرادی که در گروه تیم های مایکروسافت شما نیستند یا حتی از تیم های مایکروسافت استفاده نمی کنند به اشتراک بگذارید، می توانید این کار را با وارد کردن آدرس ایمیل کامل آنها به جای نام آنها انجام دهید.

   اختیاری را کلیک کنید تا اعضای گروهی را اضافه کنید که می خواهید درباره جلسه بدانید اما مجبور نیستید شرکت کنید.

   هنگامی که جلسه ایجاد شد، برای همه طرف‌های دعوت شده دعوتنامه‌ای به آدرس ایمیل مرتبط ارسال می‌شود.

7. بعد، زمان شروع و پایان جلسه خود را مشخص کنید.

   

8. تکرار نمی شود را کلیک کنید تا یک منو باز کنید و در صورت نیاز به تکرار جلسه، جلسه را به یک رویداد عادی تبدیل کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید هر روز هفته، هفتگی یا یک بار در ماه همین جلسه را داشته باشید.

   

9. افزودن کانال را کلیک کنید اگر جلسه شما مختص دسته خاصی در تنظیمات Microsoft Teams شرکت شما است. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید آن را در کانال مدیران قرار دهید تا فقط اعضای تیمی که از آن کانال استفاده می‌کنند بدانند که جلسه‌ای در حال انجام است.

   

   در صورت تمایل می توانید بسیاری از این فیلدها را خالی بگذارید.

10. بعدی Add location است. علیرغم نام آن، این در واقع برای تعیین مکان فیزیکی نیست. در عوض، این برای انتخاب یک سیستم اتاق یا دستگاه تلفن کنفرانس متصل به Microsoft Teams است.

    اگر شرکت شما از چنین دستگاه هایی استفاده نمی کند، لازم نیست نگران تکمیل این زمینه باشید.

    

11. در فیلد بزرگ در پایین صفحه، جزئیات مربوط به قسمت جلسه را تایپ کنید، شرحی از جلسه خود، دستور کار جلسه یا پیامی برای شرکت کنندگان وارد کنید.

    

12. در نهایت، Send را کلیک کنید. این رویداد را به تقویم تیم های مایکروسافت اضافه می کند و کسانی را که اضافه کرده اید دعوت می کند. هنگامی که آنها پاسخ دهند، رویداد به طور خودکار به تقویم آنها نیز اضافه می شود.

    

    اگر کسی را به رویداد اضافه نکرده اید، به جای آن دکمه Save به شما نشان داده می شود. این به سادگی رویداد را در تقویم شخصی Microsoft Teams شما ذخیره می کند.

دستیار زمان‌بندی تیم‌های مایکروسافت چه می‌کند؟

گزینه Scheduling Assistant که هنگام ایجاد جلسه در Microsoft Teams در رایانه نشان داده می شود، روشی جایگزین برای ایجاد یا ویرایش یک رویداد است. از یک رابط کاربری بصری تر استفاده می کند که گزینه ها را در سمت چپ صفحه نمایش می دهد و به شما امکان می دهد یک دوره زمانی را با ماوس خود انتخاب کنید که به طور خودکار تغییرات را در زمان بندی ایجاد می کند.

فایده واقعی دستیار زمانبندی این است که چگونه همه برنامه های اعضای گروه را نمایش می دهد. این کار باعث می‌شود تا ببینید چه زمان‌ها و روزهایی همه در دسترس هستند و زحمت پرسیدن از اعضای گروه را از بین می‌برد.

زمان‌بندی‌ها فقط در صورتی در دستیار زمان‌بندی ظاهر می‌شوند که توسط سرپرست یا سایر کاربران وارد تیم‌های مایکروسافت شده باشند. اگر سازمان شما از Microsoft Teams برای مدیریت زمان‌بندی‌ها استفاده نمی‌کند، این ویژگی مفید نخواهد بود.

Microsoft Teams’ Scheduling Assistant یک ابزار کاملا اختیاری است، اگرچه برخی ممکن است آن را به گزینه ایجاد جلسه پیش فرض ترجیح دهند.

چگونه دعوتنامه تقویم مایکروسافت تیمز را بپذیریم

هنگامی که به یک جلسه در تقویم تیم های مایکروسافت اضافه شدید، تقریباً بلافاصله باید یک دعوت نامه از طریق ایمیل دریافت کنید.

هنگامی که این ایمیل را دریافت کردید، برای پذیرش دعوت، روی پیوند Join Microsoft Teams Meeting کلیک کنید. برنامه Microsoft Teams باز می شود و شما را به رویداد اضافه می کند. اگر Microsoft Teams را نصب نکرده‌اید، از شما خواسته می‌شود آن را نصب کنید.

اگر دعوتنامه ای دریافت نکرده اید، با ایجادکننده رویداد بررسی کنید تا مطمئن شوید که از آدرس ایمیل صحیح استفاده کرده است. همچنین ممکن است بخواهید پوشه هرزنامه یا نامه های ناخواسته خود را بررسی کنید.

برخی از سرویس های ایمیل ممکن است از شما بخواهند که این رویدادهای Microsoft Teams را به سیستم تقویم خود اضافه کنید. اگر دوست دارید می توانید این کار را انجام دهید، اما همچنان باید روی پیوند متنی در ایمیل کلیک کنید تا دعوت نامه را بپذیرید.

نحوه استفاده از Outlook Teams Event ایجاد و اشتراک گذاری

Microsoft Teams برای استفاده به حساب مایکروسافت نیاز دارد. معمولاً، شرکت یا سازمان شما یک حساب کاربری جدید مایکروسافت را در اختیار شما قرار می دهد که می تواند برای دسترسی به تیم های مایکروسافت و سایر خدمات مایکروسافت آفیس استفاده شود.

ایمیل مرتبط با این حساب مایکروسافت را می توان برای ورود به Outlook استفاده کرد و چون از این حساب برای دسترسی به Teams نیز استفاده می شود، می توان جلسات تقویم را در Outlook ایجاد کرد و به طور خودکار با Microsoft Teams همگام سازی کرد.

برای این کار، باید از همان حساب Microsoft برای Outlook و Microsoft Teams استفاده کنید. برای مثال، نمی‌توانید از حساب ایمیل شخصی Outlook خود برای ایجاد یک رویداد برای تقویم کاری Microsoft Teams استفاده کنید.

این را می‌توان هم با برنامه‌های Outlook و هم از طریق تجربه وب انجام داد و کل فرآیند تقریباً مشابه نحوه تشکیل جلسه در تیم‌های مایکروسافت است که در بالا نشان داده شده است.

برای دسترسی به تقویم در Outlook، به سادگی روی نماد Calendar در پایین منوی سمت چپ کلیک کنید. پس از باز شدن تقویم، روی یک روز کلیک کنید تا فرآیند ایجاد رویداد آغاز شود.

اگر می خواهید رویدادی که در Outlook ایجاد شده است در Teams ثبت شود، باید سوئیچ کنار Teams جلسه، را فعال کنید که می توانید در کنار پیدا کنید. متن یک اتاق یا مکانرا جستجو کنید. اگر این کار را نکنید، عملکرد تقویم مشترک تیم های Microsoft فعال نمی شود و رویداد به سادگی یک رویداد اساسی در برنامه تقویم Outlook شما خواهد بود.

چگونه تقویم دیگری را در Microsoft Teams به اشتراک بگذارید

در حالی که Microsoft Teams ویژگی تقویم داخلی خود را دارد، همچنین می‌توان تقویم‌های اضافی را از Outlook، Google یا هر سرویس زمان‌بندی دیگری که آدرس وب قابل اشتراک‌گذاری برای تقویم‌هایش ارائه می‌کند، وارد کرد.

اگر تیم شما از برنامه یا سرویس دیگری برای مدیریت رویدادهای خارج از اکوسیستم Microsoft Office استفاده می کند، می تواند مفید باشد.

این مثال از Google Calendar استفاده می کند، اما این فرآیند برای سایر خدمات مشابه است.

1. تقویم Google را طبق معمول در یک مرورگر وب باز کنید.

2. نشانگر ماوس خود را روی نام تقویم بگذارید تا سه نقطه در سمت راست نام آن ظاهر شود. روی سه نقطه کلیک کنید تا منو باز شود.

   

3. تنظیمات را کلیک کنید.

   

4. روی آدرس وب در زیر URL عمومی به این تقویم کلیک کنید و Ctrl + V را فشار دهیدبرای کپی کردن آن در کلیپ بورد خود.

   

5. Microsoft Teams را باز کنید و به گروه یا گپی بروید که می‌خواهید تقویم را به آن اضافه کنید.

   

6. روی نماد + در بالای صفحه کلیک کنید.

   

7. Website را کلیک کنید.

   

8. آدرس تقویم خود را در قسمت URL جای‌گذاری کنید.

   

   همچنین می توانید با تایپ کردن در قسمت Tab name یک نام سفارشی برای آن اضافه کنید و با علامت زدن کادر کنار انتخاب کنید که آیا می خواهید به گروه اضافه شدن تقویم هشدار دهید. در مورد این برگه در کانال ارسال کنید.

9. ذخیره را کلیک کنید.

   

   تقویم شما اکنون در تیم های مایکروسافت به اشتراک گذاشته می شود و برای همه در این برگه سفارشی جدید قابل مشاهده خواهد بود.

چگونه جلسه تیم های مایکروسافت را ویرایش کنیم

برای ویرایش جلسه تیم‌های مایکروسافت که ایجاد کرده‌اید یا به آن دسترسی دارید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی آن از تقویم خود در برنامه تیم‌های مایکروسافت کلیک کنید و تغییرات را در فیلدهای مناسب ایجاد کنید.

می توانید شرکت کنندگان را اضافه یا حذف کنید، زمان یا مکان را تغییر دهید و همچنین نام رویداد و توضیحات را ویرایش کنید. فقط مطمئن شوید که روی Send Update کلیک کنید تا تغییرات را ذخیره کنید.

اگر تغییرات برای شما یا اعضای تیم شما نشان داده نمی شود، سعی کنید برنامه را به طور کامل ببندید و سپس آن را دوباره باز کنید.

همچنین می توانید رویدادهای Teams را در Outlook با باز کردن رویداد در تقویم و سپس کلیک کردن روی Edit ویرایش کنید.