Microsoft Teams یک ابزار همکاری آنلاین است که از چت، تماس‌های ویدیویی، اشتراک‌گذاری فایل، اشتراک‌گذاری صفحه و سایر ابزارها برای تسهیل بهره‌وری هماهنگ پشتیبانی می‌کند. هر کاربر Microsoft Office باید نحوه استفاده از Microsoft Teams را بداند.
اطلاعات این مقاله برای نسخه دسکتاپ تیم های مایکروسافت، نسخه Microsoft 365 برای مرورگرهای وب و برنامه های تلفن همراه برای iOS و Android اعمال می شود.
چه کسی می تواند به تیم های مایکروسافت بپیوندد؟
وقتی Microsoft Teams را برای یک سازمان راه‌اندازی می‌کنید، تعداد کاربرانی که می‌توانند به ویژگی‌های کامل آن دسترسی داشته باشند به تعداد مجوزهای خریداری شده بستگی دارد.می‌توانید کاربران Microsoft 365 دیگری را که به تیم‌های مایکروسافت دسترسی ندارند، بدون خرید مجوزهای اضافی دعوت کنید، اما دسترسی محدودی خواهند داشت. یک تیم می تواند حداکثر 2500 عضو داشته باشد، از جمله کاربران دارای مجوز و مهمانان.
اشتراک Microsoft 365 برای استفاده از Microsoft Teams ضروری نیست، اما برای استفاده از ویژگی‌های خاصی لازم است.
نحوه استفاده از تیم ها
Microsoft Teams بسیار شبیه Slack است. برای مثال، وقتی با تایپ @ name در مکالمات از اعضای تیم نام می برید، کاربر اعلانی را در برگه Activity دریافت می کند. همه کاربران می توانند کل گزارش های چت را در تیم ها و کانال هایی که به آنها دسترسی دارند مشاهده کنند.
هنگامی که یک تیم راه اندازی می کنید، به طور خودکار موارد زیر را نیز ایجاد می کنید:
- گروه Office 365
- طرح Microsoft Planner
- سایت تیم شیرپوینت
- یک نوت بوک مشترک OneNote
وقتی در هر یک از این برنامه ها تغییراتی ایجاد می کنید، آنها به طور خودکار با برنامه های دیگر همگام می شوند. برای مثال، می‌توانید از Microsft Planner برای تنظیم یادآوری‌ها برای تیم‌ها استفاده کنید، و جلسات برنامه‌ریزی‌شده در تیم‌های Microsoft به‌طور خودکار با تقویم Outlook شما همگام‌سازی می‌شوند.
از نوار فرمان در بالای رابط برای جستجوی مکالمات، برنامه‌ها و فایل‌ها استفاده کنید. اسلش رو به جلو (/) را تایپ کنید تا فهرستی از میانبرهای دستور ظاهر شود.
چگونه یک تیم در Microsoft Teams ایجاد کنیم
برای راه اندازی یک تیم در برنامه همکاری مایکروسافت:
-
Teams را در نوار ابزار انتخاب کنید، سپس Create Team را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب تیم را از ابتدا بسازید.
Image ایجاد از را انتخاب کنید اگر می خواهید با استفاده از یک گروه موجود Microsoft 365 تیمی راه اندازی کنید.
-
Private ، Public ، یا Org-wide را انتخاب کنید تا مشخص شود چه کسی می تواند به گروه.
Image وقتی اعضا را به یک تیم خصوصی اضافه می کنید، می توانید آنها را به عنوان عضو یا مالک تعیین کنید. فقط مالکان می توانند اعضای اضافی را دعوت کنند.
-
نام و توضیحاتی به تیم بدهید، سپس Create را انتخاب کنید.
Image -
می توانید بلافاصله شروع به دعوت از کاربران برای پیوستن کنید، یا Skip را انتخاب کنید تا بعداً این کار را انجام دهید.
Image -
اکنون می توانید بیضی ها (…) را در کنار نام تیم برای افزودن یا حذف اعضا، مدیریت تنظیمات تیم و موارد دیگر انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر دریافت پیوند به تیم را انتخاب کنید، یک URL دریافت خواهید کرد که می توانید آن را کپی کرده و برای دیگران ارسال کنید تا آنها را به پیوستن دعوت کنید.
- Add Channel را انتخاب کنید تا یک بخش جداگانه در تیم برای موضوعات خاص ایجاد کنید.
- برای پیوستن به تیم های موجود یا ایجاد یک تیم جدید، پیوستن یا ایجاد یک تیم را در گوشه سمت چپ پایین در پنجره Teams انتخاب کنید.
Image
+ (+) را در سمت راست نام تیم انتخاب کنید تا میانبرهایی به برنامه‌های مختلف، فایل‌های مشترک و صفحات ویکی اضافه کنید.
تماس‌های ویدیویی در تیم‌های مایکروسافت
هنگامی که در یک تیم یا کانال خاص هستید، نماد دوربین ویدیویی را در پایین پنجره مکالمه انتخاب کنید تا تماس ویدیویی شروع شود. از شما خواسته می شود پیوندهای دعوت را از طریق ایمیل برای سایر اعضای تیم ارسال کنید. می توانید جلسات را با Microsoft Outlook برنامه ریزی کنید، یا می توانید از برنامه ای مانند Calendar BOT استفاده کنید.
هنگام گپ، می توانید با انتخاب نماد Share (صفحه نمایش با فلش رو به بالا) در گوشه سمت راست بالای رابط چت، صفحه خود را به اشتراک بگذارید.
ادغام برنامه تیم های مایکروسافت
تیم مایکروسافت با صدها برنامه و سرویس وب شخص ثالث مانند Trello، GitHub و Evernote یکپارچه می شود. Apps را در نوار ابزار انتخاب کنید تا همه گزینه‌های خود را ببینید. برخی از برنامه های شخص ثالث به اشتراک پولی اضافی نیاز دارند، اما بسیاری از آنها رایگان هستند. هنگامی که یک برنامه را اضافه کردید، بیضی ها (…) را در نوار ابزار برای دسترسی به آن انتخاب کنید.
اشتراک گذاری فایل ها در Microsoft Teams
یکی از بهترین ویژگی های همکاری تیم های مایکروسافت، امکان اشتراک گذاری فایل ها بین کاربران است. به اشتراک گذاری فایل ها با تیم خود ساده است و تنها در چند مرحله ساده قابل انجام است.
-
وارد یک تیم یا کانال شوید و برگه Files را در بالای رابط برای آپلود و دانلود فایل‌ها انتخاب کنید.
Image -
می توانید Files را در نوار ابزار انتخاب کنید تا همه فایل هایی را که برای هر یک از تیم های خود به آنها دسترسی دارید مشاهده کنید.
Image -
افزودن فضای ذخیره‌سازی ابری را برای همگام‌سازی با Google Drive، Dropbox یا سایر ارائه‌دهنده ذخیره‌سازی فایل خود انتخاب کنید. همچنین می‌توانید فایل‌ها را در OneDrive شخصی خود ذخیره کنید.
Image
تنظیمات حریم خصوصی تیم های مایکروسافت
اگر برنامه تجاری Microsoft 365 دارید، سرپرست حساب می تواند همه کاربران، تنظیمات و برنامه های شخص ثالث تیم های Microsoft را از مرکز مدیریت Microsoft 365 مدیریت کند.
هرکسی می تواند تم Microsoft Teams خود را از منوی تنظیمات تغییر دهد.
بهترین تمرینات تیم های مایکروسافت
در اینجا چند نکته کلی برای استفاده حداکثری از Teams وجود دارد:
- قوانین سازمانی برای نام‌گذاری فایل‌ها و کانال‌ها ایجاد کنید تا ثابت باشند.
- تأیید و پاسخ به درخواست‌ها با استفاده از دکمه «پسندیدن» برای تسریع روند تأیید.
- از ربات‌ها برای خودکارسازی کارهایی مانند زمان‌بندی جلسات استفاده کنید.
- قبل از شروع یا پیوستن به جلسه، ویدیو و صدای رایانه خود را آزمایش کنید.
می‌توانید آموزش‌های ویدیویی برای تیم‌های مایکروسافت و مواد آموزشی رایگان تیم‌های مایکروسافت را در وب‌سایت پشتیبانی Microsoft Office بیابید.
