اگر بیشتر روز خود را صرف مدیریت ایمیل می کنید، راه های زیادی برای استفاده موثرتر از Outlook وجود دارد. پیش فرض ها را تغییر دهید تا با روش کار شما مطابقت داشته باشد. از یک یا دو میانبر صفحه کلید استفاده کنید. فیلترهایی را برای خودکارسازی وظایف تنظیم کنید. و مطمئن شوید که Outlook با حداکثر سرعت اجرا می شود. نکات و رازهای زیر را بررسی کنید تا کمی زمان را به دست آورید.
دستورالعمل‌های این مقاله برای Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013، Outlook 2010، و Outlook برای Microsoft 365 اعمال می‌شود.
فایل پیام ها با یک کلیک
کاری را که اغلب انجام می دهید سریعتر انجام دهید. کنش‌های یک کلیک را برای مدیریت آسان ایمیل‌ها تنظیم کنید.
مکالمات ساده
پوشه های ایمیل خود را با پیام هایی که در جای دیگر نقل شده اند پر نکنید. نحوه استفاده از Outlook برای پاکسازی خودکار ایمیل ها را بیاموزید. Outlook آن ایمیل‌های اضافی را برای شما منتقل یا حذف می‌کند.
ارسال مجدد ایمیل
یک ایمیل در Outlook دوباره ارسال کنید تا به جای شروع با یک پیام خالی، از محتوا، موضوع یا گیرندگان آن استفاده مجدد کنید.
فایل‌های Outlook را کوچک و سریع نگه دارید
اگر می خواهید Outlook سریع باشد، اندازه فایل اصلی PST خود را کوچک نگه دارید. فایل PST جایی است که Outlook ایمیل ها، مخاطبین، تقویم ها و موارد دیگر را ذخیره می کند. برای مثال، یکی از راه‌های کوچک نگه داشتن فایل PST، انتقال نامه‌های قدیمی به یک فایل آرشیو جداگانه است.
تنظیم پاسخ خودکار خارج از دفتر یا تعطیلات
از طرف شما پاسخ Outlook را داشته باشید که شما دور هستید و نمی توانید به ایمیل خود پاسخ دهید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود نه تنها زمانی که بعد از تعطیلات به عقب می افتید، بلکه در هر روز کاری نیز صرفه جویی می کنید.
انتقال سریع ایمیل به هر پوشه
اگر فایل با یک کلیک را برای یک پوشه تنظیم نکرده اید، Outlook راه دیگری برای انتقال سریع ایمیل ها به پوشه ها دارد. برای مثال، می‌توانید پیام‌ها را با استفاده از صفحه‌کلید یا یک دکمه مفید روی نوار منتقل کنید.
ایجاد و استفاده از الگوهای ایمیل
وقتی پیام‌های مشابهی برای گیرندگان مختلف می‌نویسید، یکی از این ایمیل‌ها را به‌عنوان یک الگو در Outlook برای استفاده در آینده ذخیره کنید. شما همان ایمیل یا ایمیلی مشابه را بارها و بارها با سرعت غبطه‌انگیز ارسال می‌کنید.
تغییر شکل و اندازه فونت پیش‌فرض Outlook
اگر فکر می کنید فونتی که Outlook هنگام نوشتن پیام یا خواندن یک ایمیل استفاده می کند بسیار گسترده، بلند، کوچک، کوچک، بزرگ یا آبی است، آن را تغییر دهید. بیاموزید که چگونه فونت، سبک قلم و رنگ دقیق را برای استفاده به صورت پیش‌فرض برای ایمیل‌ها در Outlook تنظیم کنید.
حذف و نادیده گرفتن یک مکالمه
وقتی متوجه می‌شوید که از طریق ایمیل‌ها و مکالمه‌هایی که کاملاً نامربوط هستند، سرگردان هستید، Outlook می‌تواند کمک کند. نحوه استفاده از Outlook برای حذف کل مکالمه و حذف خودکار ایمیل‌های آینده در همان رشته توسط Outlook را بیاموزید.
فیلتر ایمیل یک فرستنده به یک پوشه خاص به طور خودکار
با هر ایمیلی شروع کنید تا یک فیلتر Outlook راه‌اندازی کنید که همه پیام‌های آینده را از همان فرستنده به یک پوشه خاص به طور خودکار منتقل می‌کند.
پیام های مرتبط را بیابید
در Outlook، یافتن همه پیام‌های مرتبط آسان است. فقط کافی است نام مخاطب یا کلماتی را در قسمت موضوع جستجو کنید. Outlook هر پیامی را که با عبارات جستجوی شما مطابقت دارد فهرست می کند.
تنظیم حساب پیش‌فرض برای ایمیل‌های جدید
مطمئن شوید پیام‌های جدیدی که می‌نویسید با محتمل‌ترین آدرس ایمیل انتخاب شده در Outlook شروع می‌شوند.
جستجوی درون یک پیام
می خواهید در یک ایمیل طولانی چیزی پیدا کنید؟ نحوه استفاده از Outlook را برای جستجوی متن درون یک پیام ایمیل بیاموزید.
زمان‌بندی ایمیل‌ها برای ارسال بعدا
می توانید به Outlook دستور دهید پیامی را فقط در تاریخ یا پس از آن ارسال کند. این برای رویدادهایی که به طور منظم رخ می‌دهند، مانند اطلاعیه جلسه هفتگی مفید است.
پیام را به سرعت حذف کنید
آیا ایمیلی را در Outlook که آماده رفتن به پوشه Deleted Items نبود حذف کردید؟ در اینجا یک راه ساده برای بازگرداندن آن ایمیل در یک لحظه وجود دارد.
تنظیم لیست های توزیع
فهرست پستی خود را در Outlook ایجاد کنید و بدون نیاز به تایپ همه آدرس‌های ایمیل به راحتی به گروه‌هایی از افراد پیام ارسال کنید.
حذف پیوست‌ها از پیام‌ها
پیام را نگه دارید. اندازه بزرگ خود را از دست بدهد نحوه استفاده از Outlook برای حذف فایل های پیوست شده (پس از ذخیره آنها در جای دیگر) از پیام های ایمیل را بیاموزید. می توانید اندازه صندوق پستی خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.
یافتن سریع همه نامه‌های یک فرستنده
Outlook همه پیام‌های یک فرستنده خاص را مکان‌یابی می‌کند و با این نکته به سرعت آنها را به شما نشان می‌دهد.
تنظیم پوشه «همه نامه‌ها»
همه ایمیل های ارسالی، دریافتی، بایگانی شده و بایگانی شده را برای یک حساب در یک مکان در Outlook مشاهده کنید.
رایانامه هایلایت Outlook فقط برای شما ارسال شود
وقتی شما تنها دریافت کننده ایمیل هستید، پیام معمولاً مهمتر از این است که شما یکی از ده ها نفر باشید. دریابید که چگونه Outlook می‌تواند پیام‌هایی را که فقط شما در خط To هستند برجسته کند.
ویرایش پیام‌های ایمیل دریافتی
به جای اینکه ایمیل‌ها را برای خودتان بازارسال کنید یا در جایی دیگر در Outlook یا احتمالاً خارج از آن یادداشت بردارید، می‌توانید هر ایمیل دریافتی را ویرایش کنید و متن خود را اضافه کنید.
Cc خودکار: همه نامه‌هایی که ارسال می‌کنید
Outlook می تواند یک کپی از هر پیامی را که می نویسید به آدرس ایمیل دیگری ارسال کند.
گسترش Outlook با افزونه های صرفه جویی در زمان
افزونه‌هایی مانند ClearContext، Nelson Email Organizer، Xobni، Lookeen و Auto-Mate می‌توانند با قرار دادن اطلاعات مناسب در نزدیکی انگشتانتان، فیلتر کردن هوشمندانه و خودکار کردن کارهای تکراری، گردش کار Outlook شما را بهبود بخشند..
