چه باید بدانیم
- فایل Google Drive را باز کنید. Share را انتخاب کنید. آدرس ایمیل همکاران را وارد کنید.
- ویرایش را انتخاب کنید و نقشی را اختصاص دهید: مشاهده ، نظر ، یا ویرایش. برای افزودن محدودیت، چرخ دنده تنظیمات را انتخاب کنید. Done را انتخاب کنید.
- اشتراک گذاری یک پوشه: پوشه را انتخاب کنید. Share را انتخاب کنید و آدرس های ایمیل را وارد کنید. قوانین و محدودیت‌ها را تعیین کنید.
این مقاله نحوه اشتراک‌گذاری پوشه‌ها و همکاری روی فایل‌ها با استفاده از Google Drive را توضیح می‌دهد. این مقاله شامل اطلاعاتی در مورد رسیدگی به درخواست‌های همکاری ناخواسته و هشداری در مورد خطرات اشتراک‌گذاری پوشه‌ها است.
نحوه اضافه کردن همکاران به سند Google Drive
Google Drive برای همکاری با همکاران در یک پروژه عالی است. این کنترل دقیقی را بر روی اینکه چه کسی می‌تواند فایل‌های شما را ببیند و چه کاری می‌تواند با آنها انجام دهد، ارائه می‌دهد. با Google Drive، می‌توانید مشارکت‌کنندگانی را برای مشاهده یا ویرایش اسناد خود اضافه کنید. به این صورت است:
- Google Drive را باز کنید و سپس فایلی را که می خواهید به اشتراک بگذارید باز کنید.
-
Share را انتخاب کنید (در گوشه سمت راست بالای سند قرار دارد).
Image - آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید به عنوان همکار اضافه کنید وارد کنید.
-
پیکان کشویی Edit را انتخاب کنید و انتخاب کنید که آیا همکاران می توانند سند را ویرایش کنند، نظر بدهند، یا مشاهده کنند.
Image -
Settings (نماد چرخ دنده) را برای افزودن محدودیت‌های اشتراک‌گذاری کلیک کنید.
Image -
بررسی کنید ویراستاران می توانند مجوزها را تغییر دهند و به اشتراک بگذارند تا به همکاران شما اجازه دهند سند را با دیگران به اشتراک بگذارند. علامت بینندگان و نظر دهندگان می توانند گزینه دانلود، چاپ و کپی را ببینند تا به بینندگان و نظر دهندگان این توانایی ها را بدهند.
Image -
انجام شد را برای بسته شدن انتخاب کنید.
برای پیگیری ویرایش‌های همکاران، محدوده‌ای از متن را برجسته کنید، کلیک راست کنید و نمایش ویرایش‌ها را انتخاب کنید. فهرستی از ویراستاران و تغییرات آنها را به همراه مهرهای زمانی خواهید دید.
چگونه یک پوشه را در Google Drive به اشتراک بگذاریم
اشتراک گذاری کل یک پوشه با همکاران مشابه به اشتراک گذاری یک سند واحد عمل می کند. پوشه ای را که می خواهید در Google Drive به اشتراک بگذارید، انتخاب کنید، سپس منوی کشویی را باز کنید و Share را انتخاب کنید، سپس مراحل بالا را دنبال کنید.
هنگامی که یک پوشه را به اشتراک می گذارید، هر سند یا فایلی که در آن پوشه قرار می گیرد، همان امتیازات اشتراک گذاری را به ارث می برد. این یک همکاری بسیار قدرتمند است، اما اکنون که Google Docs نیز Google Drive است، پیچیده شده است. ببینید، هر فایل فقط می‌تواند در یک پوشه وجود داشته باشد، اما افرادی که امتیازات ویرایش را به اشتراک می‌گذارند، می‌توانند فایل‌ها را جابجا کنند.
فایل ها فقط می توانند در یک پوشه وجود داشته باشند
اگر از برنامه دسکتاپ Google Drive استفاده می کنید، وسوسه انگیز است که یک فایل به اشتراک گذاشته شده را به My Drive یا پوشه دیگری منتقل کنید، یا برای سازماندهی یا دسترسی به آن در پوشه Google Drive دسکتاپ. از آنجایی که یک فایل می تواند تنها در یک پوشه وجود داشته باشد، انتقال یک فایل به خارج از یک پوشه مشترک به این معنی است که شما فایل را از پوشه مشترک دیگران خارج می کنید. انتقال یک پوشه مشترک به My Drive به این معنی است که اشتراک‌گذاری آن را با همه متوقف می‌کنید.
اگر به طور تصادفی فایلی را از یک پوشه مشترک خارج کردید، آن را به عقب برگردانید و همه چیز بازیابی می شود.
اگر شما یا شخصی که با او همکاری می کنید به طور تصادفی یک پوشه به اشتراک گذاشته شده را به پوشه دیگری در My Drive منتقل کنید، یک اخطار دریافت می کنید و پیامی دریافت می کنید که به شما می گوید چه کار کرده اید و به شما فرصتی برای لغو آن را می دهد. اگر هر دو اخطار را نادیده بگیرید، برای بازیابی تنظیمات باید دوباره پوشه را به اشتراک بگذارید. اگر با سازمانی کار می‌کنید، مطمئن شوید که همه این قوانین را می‌دانند و اسناد را با افرادی که به آنها اعتماد دارید به اشتراک می‌گذارید تا از این قوانین پیروی کنند.
نحوه رسیدگی به درخواست‌های همکاری ناخواسته
همچنین ممکن است از افراد خارج از سازمان خود درخواست همکاری دریافت کنید. این اسناد ناخواسته می توانند به سادگی آزاردهنده باشند، اما همچنین ممکن است نشان دهنده تلاش احتمالی برای جمع آوری اسناد حساس باشند. شما نباید هیچ سند یا فایل ناشناسی را در Google Drive باز کنید. در عوض، می‌توانید با کلیک راست روی نام فایل از صفحه اصلی Drive و انتخاب Block [آدرس ایمیل] ، شخصی را که آن را ارسال کرده است مسدود کنید.سپس، دوباره روی Block در پنجره تأیید کلیک کنید.
