چه باید بدانیم
- اگر قبلاً حساب فعال ندارید، برای OneDrive ثبت نام کنید.
- کتاب کار را باز کنید و Share > ورود به سیستم را انتخاب کنید. یک نام وارد کنید و یک پوشه OneDrive را انتخاب کنید، سپس Save را انتخاب کنید. دوباره Share را انتخاب کنید.
- در گزینه‌های اشتراک‌گذاری ، دعوت از افراد را انتخاب کنید و آدرس‌های ایمیل گیرندگان را وارد کنید. علامت Can Edit برای اعطای امتیازات ویرایش را علامت بزنید.
با کتابهای کار مشترک Microsoft Excel، می‌توانید با افزودن یا اصلاح داده‌ها، فرمول‌ها و قالب‌بندی از مکان‌ها و دستگاه‌های مختلف، با دیگران همکاری کنید. در اینجا نحوه به اشتراک گذاری یک فایل اکسل در مایکروسافت 365، اکسل 2019، اکسل 2016 و اکسل آنلاین آمده است.
ثبت نام در OneDrive
اگر از Microsoft Office استفاده می کنید، ممکن است یک حساب OneDrive فعال داشته باشید. اگر نه، یا اگر مطمئن نیستید، قبل از ادامه در OneDrive ثبت نام کنید. تنها استثنا این است که قصد دارید یک فایل اکسل میزبانی شده در کتابخانه شیرپوینت آنلاین یا شبکه داخلی را به اشتراک بگذارید، در این صورت، به حساب OneDrive نیاز ندارید.
قبل از اینکه بتوانید یک صفحه‌گسترده را برای اهداف مشترک نویسندگی به اشتراک بگذارید، باید آن را در قالب XLSX، XLSM یا XLSB ذخیره کنید.
چگونه یک فایل اکسل را در Microsoft 365 یا Excel 2019 به اشتراک بگذاریم
برای به اشتراک گذاشتن یک کتاب کار Excel:
نسخه های جدیدتر اکسل قابلیت Shared Workbook را با سرویسی به نام co-authoring جایگزین کردند. این امکان همکاری مشابه را فراهم می‌کند و ابزارهای پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهد که در نسخه‌های قدیمی اکسل موجود نیستند.
- کتاب کار Excel را که می خواهید به اشتراک بگذارید باز کنید.
-
Share را انتخاب کنید که در گوشه سمت راست بالای صفحه و زیر نوار صفحه جستجو قرار دارد.
Image -
در کادر گفتگوی Share ، ورود به سیستم را انتخاب کنید.
Image اگر وارد حساب مایکروسافت خود شده اید، به مرحله 6 بروید.
-
هنگامی که از شما خواسته می شود اعتبارنامه حساب مایکروسافت خود را دریافت کنید، دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید تا فرآیند احراز هویت کامل شود.
Image - پس از ورود به سیستم، به پنجره اصلی Excel بازگردید و دوباره Share را انتخاب کنید.
-
در قسمت نام، عنوانی را برای کتاب کار مشترک وارد کنید.
Image -
منوی کشویی Place را انتخاب کنید تا محل اشتراک گذاری فایل را انتخاب کنید، به عنوان مثال، OneDrive. در بیشتر موارد، این مکان ترجیحی است، مگر اینکه از یک کتابخانه شیرپوینت یا یک مکان شبکه داخلی استفاده کنید.
Image -
ذخیره را انتخاب کنید.
Image - فایل در مخزنی که در مرحله 7 انتخاب کردید آپلود می شود. Share را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
در گزینه‌های اشتراک‌گذاری فهرست بازشو، دعوت از افراد را انتخاب کنید.
برای اهداف همکاری لازم نیست کتاب کار را به اشتراک بگذارید. اگر ترجیح می‌دهید یک نسخه فقط خواندنی را به اشتراک بگذارید، ارسال یک کپی را انتخاب کنید.
Image -
در گفتگوی دعوت از افراد، آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید کتاب کار را با آنها به اشتراک بگذارید، تایپ کنید. هر آدرس ایمیل را با کاما جدا کنید.
Image می توانید نام ها را از مخاطبین خود به جای آدرس های ایمیل تایپ کنید. در این مورد، از شما خواسته می شود تا به برنامه مربوطه به اکسل دسترسی بدهید.
- در صورت تمایل پیامی را برای گیرندگان وارد کنید.
-
گزینه Can Edit، همراه با یک چک باکس، به طور پیش‌فرض برای مقاصد احتیاطی غیرفعال است و نشان می‌دهد که گیرندگان نمی‌توانند فایل اکسل را تغییر دهند. برای حذف این محدودیت فقط خواندنی، کادر را انتخاب کنید تا علامت بررسی ظاهر شود.
Image - Share را انتخاب کنید. به گیرندگان شما اطلاع داده می شود که یک کتاب کار با آنها به اشتراک گذاشته شده است.
چگونه یک فایل را در اکسل آنلاین به اشتراک بگذارید
درست مانند Excel برای مایکروسافت 365 و اکسل 2019، نسخه مبتنی بر وب اکسل از ویژگی‌های نویسندگی مشترک به جای آنچه که به عنوان کتابهای کار مشترک شناخته می‌شد، استفاده می‌کند.
- در مرورگر وب به Excel Online بروید و کتاب کاری را که می خواهید به اشتراک بگذارید باز کنید.
-
Share را انتخاب کنید که در گوشه سمت راست بالای پنجره مرورگر برای نمایش کادر گفتگوی دعوت از افراد قرار دارد.
Image -
در قسمت To، آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید کتاب کار را با آنها به اشتراک بگذارید، تایپ کنید، هر کدام با کاما از هم جدا شده اند.
Image -
در قسمت یک یادداشت سریع اضافه کنید، یک پیام مرتبط برای گیرندگان خود وارد کنید.
Image -
انتخاب گیرندگان می توانندرا ویرایش کنند.
Image -
دو منوی کشویی ظاهر می شود. اولین گزینه شامل گزینه‌های زیر است: گیرندگان می‌توانند را ویرایش کنند (پیش‌فرض) و گیرندگان فقط می‌توانندرا مشاهده کنند. اگر دومی را انتخاب کنید، گیرندگان شما کتاب کار را با محدودیت‌های فقط خواندنی دریافت می‌کنند.
Image - دومین منوی کشویی تعیین می کند که آیا گیرندگان شما برای دسترسی به سند به حساب مایکروسافت نیاز دارند یا خیر. گزینه ای را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده می کند.
- Share را انتخاب کنید. به گیرندگان شما اطلاع داده می شود که یک کتاب کار با آنها به اشتراک گذاشته شده است.
چگونه یک فایل را در Excel 2016 به اشتراک بگذاریم
دستورالعمل‌های Microsoft 365 را دنبال کنید، زیرا ویژگی‌های هم‌نویسندگی و مراحل مشابه هستند. تفاوت اصلی دکمه Share است که در گوشه سمت راست بالا ظاهر می شود و با سر و نیم تنه در کنار کلمه Share نشان داده می شود.
در صورت تمایل، می توانید از ویژگی Shared Workbook استفاده کنید. برای انجام این کار، با دنبال کردن مراحل زیر، گزینه های مناسب را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید.
مگر نیاز خاصی به فعال کردن عملکرد اصلی Shared Workbook، مانند اشتراک گذاری در یک شبکه محدود با الزامات خاص ندارید، به جای آن از نویسندگی مشترک استفاده کنید.
افزودن دکمه کتاب کار مشترک در macOS
برای افزودن قابلیت Shared Workbook در macOS:
- انتخاب Excel > Preferences.
- در گفتگوی Excel Preferences ، Ribbon & Toolbar را انتخاب کنید، واقع در Authoring بخش.
- نوار ابزار دسترسی سریع را انتخاب کنید.
- در تنظیم انتخاب دستورات از ، برگه بازبینی را انتخاب کنید.
- در لیست گزینه های ارائه شده، Share Workbook (Legacy) را انتخاب کنید تا برجسته شود.
- براکت سمت راست (>) موجود در کنار گزینه Share Workbook (Legacy) را انتخاب کنید تا به لیست با برچسب منتقل شود. سفارشی کردن نوار ابزار دسترسی سریع.
- Save را برای تکمیل فرآیند انتخاب کنید. اکنون می توانید فرآیند اشتراک گذاری را از نوار ابزار اکسل شروع کنید.
افزودن دکمه کتاب کار مشترک در ویندوز
برای افزودن قابلیت Shared Workbook به Excel 2016 برای ویندوز این مراحل را دنبال کنید:
- انتخاب فایل > گزینه‌ها > نوار ابزار دسترسی سریع.
- را انتخاب کنیددستورات را از برای گسترش آن انتخاب کنید، سپس All Commands را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- به پایین اسکرول کنید و Share Workbook (Legacy) را برای برجسته کردن آن انتخاب کنید.
- Add را انتخاب کنید.
- هر یک از دستورات زیر را یکی یکی اضافه کنید: Track Changes (Legacy) ، محافظت از اشتراک گذاری (Legacy) ، مقایسه و ادغام کتابهای کار.
- پس از افزودن این موارد، OK را انتخاب کنید تا به پنجره اصلی اکسل بازگردید. اکنون می توانید فرآیند اشتراک گذاری را از نوار ابزار اکسل شروع کنید.
