موارد مهم
- کارگران اغلب در جلسات چندوظیفه ای انجام می دهند و با طولانی شدن جلسه، شانس انجام آن افزایش می یابد.
- هر چند کار چندوظیفه ای بد نیست، اما "چند وظیفه ای مثبت" می تواند بهره وری را بهبود بخشد.
- سکوهای کار از راه دور می توانند ویژگی های جدیدی را اضافه کنند که کارگران را به سمت وظایف مرتبط با یک جلسه سوق دهد.
اگر از راه دور کار می کنید، احتمال زیادی وجود دارد که در طول یک جلسه در هفته گذشته چند کار انجام داده باشید - و به سختی تنها باشید.
مقاله جدیدی که توسط مایکروسافت منتشر شده است اعداد و ارقام را به مشکل می اندازد. در حالی که چندوظیفه ای در جلسات کوتاه و کوچک نادر بود، در جلساتی که بیش از یک ساعت طول کشید تا سطح تقریباً جهانی افزایش یافت. با این حال، این همه خبر بد نیست: این مقاله که بر استفاده از تیم های مایکروسافت تمرکز دارد، راه های مختلفی را پیشنهاد می کند که کارگران می توانند تمرکز خود را بهبود بخشند.
دکتر مری چروینسکی، محقق شریک و مدیر تحقیقات مایکروسافت، از طریق ایمیل گفت: «FocusAssist برای Windows قبلاً ارسال شده است و می تواند کمک بزرگی در اینجا باشد. "زمان‌بندی زمان تمرکز از طریق کورتانا یکی دیگر از گزینه‌های موجود در Outlook است."
کار از راه دور چه کاری باید انجام دهد؟
چندوظیفه ای در یک جلسه اغلب به عنوان بی ادبانه یا غیرمولد تلقی می شود، و روزنامه دریافت که گاهی اوقات این درست است. با این حال، محققان نکته پیچیده تری را استدلال می کنند. همه کارهای چندوظیفه ای منفی نیستند و می توان از ابزارهایی برای هدایت کارکنان راه دور به سمت نتایج مثبت استفاده کرد.
شرکت کنندگان مزایای چندوظیفه ای مثبت را در یک دفتر خاطرات ناشناس شرح دادند. یکی از آنها گفت: "من کمتر از جلساتی که برای من مفید نبوده اند ناامید شده ام."
بقیه گفتند که از انتخابی که در صورت لزوم توجه دقیق دارند، و در صورت عدم نیاز به جای دیگری تمرکز می کنند قدردانی می کنند. شرکت‌کنندگان گفتند که چندوظیفه‌ای به آنها کمک می‌کند اطلاعاتی مانند فایل‌های مرتبط یا تبادل ایمیل مربوط به جلسه را پیدا کنند.
… یک ماراتن 80 دقیقه ای که باعث ناله کردن می شود بیش از شش برابر بیشتر احتمال دارد که چند کار را تشویق کند.
دکتر Czerwinski گفت که کارکنان راه دور که از Microsoft Teams یا Windows استفاده می‌کنند، می‌توانند به Focus Assist و Focus Time مراجعه کنند تا حواس‌پرتی‌های غیر مرتبط با جلسه را حذف کنند و زمانی را برای تمرکز روی کارهای خاص اختصاص دهند. مقاله به نفع هر ابزاری است که خواسته های بیرونی را در مورد توجه کارگران در یک جلسه کنار می گذارد.
ویژگی‌های جدید و بهتر در پلت‌فرم‌های کار از راه دور می‌تواند برای تشویق چندوظیفه‌ای مثبت از این هم فراتر رود.این مقاله یک «حالت تمرکز» ویژه جلسه را پیشنهاد می‌کند تا به کارگران کمک کند تا به روش‌های مرتبط با جلسه، مانند باز کردن ایمیل‌ها یا فایل‌ها در رابط جلسه به جای پنجره یا برنامه دیگر، چند کار را انجام دهند. این کار چندوظیفه ای مثبت را تشویق می کند و در عین حال حواس پرتی های موجود در برنامه های دیگر را از بین می برد.
محققان همچنین ابزارهای دستور کار بهبود یافته ای را پیشنهاد می کنند که به کارگران اجازه می دهد جلسات را زودتر ترک کنند یا در اواسط جلسه بپیوندند اگر فقط بخش هایی از جلسه مرتبط باشد. این می تواند با دشمن اصلی هر دامنه توجه مبارزه کند: جلسات طولانی و خسته کننده.
کارگران از راه دور در جلسات طولانی شرکت می کنند
چندوظیفه ای به ویژه زمانی که همه جلسات جمع می شدند رایج نبود: حدود 30٪ از جلسات شامل چندوظیفه ای ایمیلی بود و تقریباً 24٪ چندین کار را مشاهده کردند.
اما با مدت زمان تغییر کرد. جای تعجب نیست که جلسات کوتاه‌تر از 20 دقیقه موارد کمی از چندوظیفگی را نشان می‌داد، اما با سرعت تکان‌دهنده‌ای به عنوان داروی جلسه افزایش یافت.
یک جلسه 20 تا 40 دقیقه ای تقریباً دو برابر بیشتر احتمال داشت که شرکت کنندگان را به تقلا برای کارهای دیگر بیاندازد و یک ماراتن 80 دقیقه ای غم انگیز بیش از شش برابر بیشتر احتمال داشت که حواس کارگران را پرت کند.
اندازه جلسه - همانطور که در تعداد افراد شرکت کننده - نیز بسیار مهم بود. جلسات انفرادی کمترین انجام چندوظیفه ای را تشویق می کرد و شخص سوم به سختی نتیجه را تغییر داد. اما با ظاهر شدن چهره‌های بیشتری در یک تماس ویدیویی، انجام کارهای دیگر محتمل شد. در یک جلسه با 10 نفر یا بیشتر احتمال انجام چند کار بیش از دو برابر بیشتر بود.
یکی از شرکت کنندگان یک انگیزه مرتبط را توضیح داد. شرکت‌کننده گفت: «در جلسات بزرگ، مانند سالن‌های شهر، من تمایل دارم زمانی که چیز جالبی گفته می‌شود توقف کنم و در واقع گوش کنم. "بقیه زمان، به نظر می رسد من اصلاً روی کار تمرکز نمی کنم."
داده‌ها شامل یک نتیجه ضعیف‌تر اما شگفت‌انگیزتر دیگر بود: جلسات برنامه‌ریزی‌شده خبر بدی هستند.یک جلسه برنامه‌ریزی‌شده تقریباً یک و نیم برابر بیشتر از یک جلسه تک‌وظیفه‌ای را تشویق می‌کرد. در بین جلسات برنامه ریزی شده، جلسات مکرر حاصلخیزترین زمینه برای حواس پرتی بود.
"نحوه برنامه ریزی و ساختار جلسات از راه دور به طور قابل توجهی با زمان و میزانی که مردم توجه خود را تقسیم می کنند مرتبط است." بنابراین قبل از اینکه روی یک دعوت نامه یک ساعته جلسه، ارسال را فشار دهید، تجدید نظر کنید، مگر اینکه بخواهید به همکاران زمان دهید تا صندوق ورودی خود را پاک کنند.
