چه باید بدانیم
- ایجاد گزارش با استفاده از نمودارها: Insert > نمودارهای توصیه شده را انتخاب کنید، سپس یکی را که می خواهید به برگه گزارش اضافه کنید انتخاب کنید.
- ایجاد گزارش با جداول محوری: Insert > PivotTable را انتخاب کنید. محدوده داده‌ای را که می‌خواهید تجزیه و تحلیل کنید در قسمت جدول/محدوده انتخاب کنید.
- Print: به File > Print بروید، جهت را به Landscape تغییر دهید، مقیاس‌بندی به Fit All Columns on One Page ، و Print Entire Workbook را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
این مقاله نحوه ایجاد گزارش در مایکروسافت اکسل را با استفاده از مهارت های کلیدی مانند ایجاد نمودارها و جداول اولیه، ایجاد جداول محوری و چاپ گزارش توضیح می دهد. اطلاعات این مقاله برای Excel 2019، Excel 2016، Excel 2013، Excel 2010 و Excel برای Mac کاربرد دارد.
ایجاد نمودارها و جداول پایه برای گزارش Excel
ایجاد گزارش معمولاً به معنای جمع آوری اطلاعات و ارائه همه آنها در یک برگه است که به عنوان برگه گزارش برای همه اطلاعات عمل می کند. این برگه های گزارش باید به گونه ای قالب بندی شوند که چاپ آن نیز آسان باشد.
یکی از رایج ترین ابزارهایی که مردم در اکسل برای ایجاد گزارش استفاده می کنند، ابزار نمودار و جدول است. برای ایجاد نمودار در برگه گزارش اکسل:
-
Insert را از منو انتخاب کنید و در گروه نمودارها، نوع نموداری را که می خواهید به برگه گزارش اضافه کنید انتخاب کنید.
Image -
در منوی طراحی نمودار، در گروه Data، Select Data را انتخاب کنید.
Image -
برگ حاوی داده را انتخاب کنید و تمام سلول های حاوی داده هایی را که می خواهید نمودار کنید (شامل سرصفحه ها) انتخاب کنید.
Image -
نمودار در برگه گزارش شما با داده ها به روز می شود. سرصفحه ها برای پر کردن برچسب ها در دو محور استفاده خواهند شد.
Image -
مراحل بالا را برای ایجاد نمودارها و نمودارهای جدید تکرار کنید که به طور مناسب داده هایی را که می خواهید در گزارش خود نشان دهید نشان می دهد. هنگامی که نیاز به ایجاد یک گزارش جدید دارید، فقط می توانید داده های جدید را در برگه های داده جای گذاری کنید و نمودارها و نمودارها به طور خودکار به روز می شوند.
Image راه های مختلفی برای تنظیم یک گزارش با استفاده از Excel وجود دارد. می‌توانید نمودارها و نمودارها را در همان صفحه با داده‌های جدولی (عددی) قرار دهید، یا می‌توانید چندین برگه ایجاد کنید تا گزارش تصویری در یک صفحه، داده‌های جدولی در برگه دیگر و غیره باشد.
استفاده از PivotTables برای ایجاد گزارش از صفحه گسترده اکسل
جدول محوری ابزار قدرتمند دیگری برای ایجاد گزارش در اکسل است. جدول‌های محوری به کاوش عمیق‌تر در داده‌ها کمک می‌کنند.
-
برگه ای را با داده هایی که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید انتخاب کنید. Insert > PivotTable را انتخاب کنید.
Image -
در گفتگوی Create PivotTable، در قسمت Table/Range، محدوده داده هایی را که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید، انتخاب کنید. در فیلد Location، اولین سلول کاربرگ را انتخاب کنید که می‌خواهید تجزیه و تحلیل به آنجا برود. OK را برای پایان انتخاب کنید.
Image -
این فرآیند ایجاد جدول محوری را در برگه جدید راه اندازی می کند. در قسمت PivotTable Fields، اولین فیلدی که انتخاب می کنید، فیلد مرجع خواهد بود.
Image در این مثال، این جدول محوری اطلاعات ترافیک وب سایت را بر اساس ماه نشان می دهد. بنابراین، ابتدا Month را انتخاب کنید.
-
بعد، فیلدهای داده‌ای را که می‌خواهید داده‌ها را نشان دهید، به ناحیه مقادیر در صفحه فیلدهای PivotTable بکشید. داده‌های وارد شده از صفحه منبع را به جدول محوری خود خواهید دید.
Image -
جدول محوری همه داده‌ها را برای چندین آیتم با اضافه کردن آنها (به طور پیش‌فرض) جمع‌آوری می‌کند. در این مثال می توانید ببینید کدام ماه ها بیشترین بازدید از صفحه را داشته اند. اگر می‌خواهید تحلیل متفاوتی داشته باشید، کافی است پیکان کشویی را در کنار آیتم در پنجره Values انتخاب کنید، سپس Value Field Settings را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی تنظیمات فیلد ارزش، نوع محاسبه را به هر کدام که ترجیح می دهید تغییر دهید.
Image - این داده ها را در جدول محوری به روز می کند. با استفاده از این رویکرد، می‌توانید هر تحلیلی را که دوست دارید روی داده‌های منبع انجام دهید، و نمودارهای محوری ایجاد کنید که اطلاعات را در گزارش شما به روشی که نیاز دارید نمایش می‌دهد.
چگونه گزارش اکسل خود را چاپ کنیم
می توانید از همه برگه هایی که ایجاد کرده اید یک گزارش چاپی ایجاد کنید، اما ابتدا باید سرصفحه صفحه را اضافه کنید.
-
انتخاب Insert > متن > هدر و پاورقی.
Image -
عنوان صفحه گزارش را تایپ کنید، سپس آن را طوری قالب بندی کنید که از متن بزرگتر از متن معمولی استفاده کند. این فرآیند را برای هر برگه گزارشی که قصد چاپ آن را دارید تکرار کنید.
Image -
بعد، برگه‌هایی را که نمی‌خواهید در گزارش گنجانده شود، پنهان کنید. برای انجام این کار، روی برگه برگه کلیک راست کرده و Hide را انتخاب کنید.
Image -
برای چاپ گزارش خود، File > Print را انتخاب کنید. جهت را به Landscape تغییر دهید و به Fit All Columns on One Page تغییر دهید.
Image -
Print Entire Workbook را انتخاب کنید. اکنون هنگامی که گزارش خود را چاپ می کنید، فقط برگه های گزارشی که ایجاد کرده اید به عنوان صفحات جداگانه چاپ می شوند.
می توانید گزارش خود را روی کاغذ چاپ کنید، یا آن را به صورت PDF چاپ کنید و به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید.
