وقتی جلسه ای را در Outlook با شخص یا گروهی از افراد دیگر برنامه ریزی می کنید، آنها یک ایمیل دعوت با جزئیات جلسه دریافت می کنند. از این ایمیل، آنها می توانند دعوت جلسه را بپذیرند یا رد کنند. Outlook جلسه را به تقویم Outlook شما اضافه می کند، پاسخ های شرکت کنندگان شما را پیگیری می کند و قبل از شروع جلسه یک یادآوری ارسال می کند.
دستورالعمل‌های این مقاله برای Outlook برای Microsoft 365، Outlook 2019، Outlook 2016 و Outlook 2013 اعمال می‌شود.
نحوه ارسال دعوتنامه تقویم در Outlook
در اینجا نحوه برنامه ریزی یک جلسه در Outlook آمده است:
-
Home tab را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب موارد جدید > جلسه.
متناوباً، Ctrl+Shift+Q را فشار دهید.
Image -
در دعوتنامه جلسه، شرح جلسه را در کادر متنی Title وارد کنید.
Image -
در کادر متنی لازم ، آدرس ایمیل هر یک از شرکت کنندگانی که باید در جلسه شرکت کنند را وارد کنید. در Outlook 2016 و 2013، آدرس های ایمیل را در کادر متنی To وارد کنید.
برای انتخاب مخاطبین از دفترچه آدرس خود، لازم ، اختیاری ، یا به را انتخاب کنید.
Image -
در کادر متنی اختیاری، آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید در جلسه شرکت کنند وارد کنید، اما لازم نیست این کار را انجام دهند.
Image -
زمان شروع و پایان جلسه را انتخاب کنید.
Image -
برای مسدود کردن یک روز کامل در تقویم خود برای جلسه، تمام روز را انتخاب کنید.
Image -
در کادر نوشتاری Location، محل برگزاری جلسه را وارد کنید.
Image -
در قسمت Message، اطلاعات دیگری را که شرکت‌کنندگان باید قبل از جلسه بدانند وارد کنید و هر فایلی را که می‌خواهید مرور کنند، پیوست کنید.
برای پیوست کردن یک فایل به دعوت جلسه، برگه Insert را انتخاب کنید، سپس Attach File را انتخاب کنید. برای افزودن پیوند به سند در OneDrive خود، پیکان کشویی Link را انتخاب کنید.
Image -
به طور پیش‌فرض، وقتی دعوت‌نامه‌ای برای جلسه در Outlook ارسال می‌کنید، دعوت نامه شامل درخواست پاسخ می‌شود و به گیرنده این امکان را می‌دهد که زمان جدیدی را برای جلسه پیشنهاد دهد. برای تغییر این گزینه‌ها، تب Meeting را انتخاب کنید، سپس گزینه‌های پاسخ را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب ارسال.
اگر برنامه‌تان تغییر کرد یا اگر شرکت‌کنندگان باید برنامه‌های دیگری انجام دهند، جلسه را لغو کنید یا آن را دوباره برنامه ریزی کنید.
Image
چگونه یک جلسه تکراری تنظیم کنیم
Outlook همچنین به شما امکان می دهد جلسات تکراری را تنظیم کنید. از این گزینه برای جلساتی که قصد دارید هر هفته، ماه یا هر دوره دیگر تکرار کنید، استفاده کنید. با یک جلسه تکراری، فقط یک بار باید جزئیات را وارد کنید، و همه رویدادهای آینده را بر اساس فاصله زمانی که تعیین کرده اید به تقویم شما اضافه می کند.
-
برگه Home را انتخاب کنید، سپس موارد جدید > جلسه را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image - در دعوتنامه جلسه، عنوان، شرکت‌کنندگان مورد نیاز، شرکت‌کنندگان اختیاری، مکان، و پیامی که هدف جلسه را توضیح می‌دهد را وارد کنید.
-
انتخاب تکرار شوند.
در Outlook 2016 و 2013، Meeting > تکرار را انتخاب کنید.
Image -
کادر محاوره ای Appointment Recurrence باز می شود. زمان شروع، زمان پایان و مدت جلسه را وارد کنید.
Image -
در بخش Recurrence pattern، انتخاب کنید که جلسه دوباره چه زمانی برگزار شود. برای مثال، یک جلسه منظم هفتگی که هر دوشنبه برگزار می‌شود.
Image -
در بخش محدوده تکرار ، مدت زمانی را انتخاب کنید که جلسات تکراری ادامه داشته باشند. می‌توانید به یک جلسه تکراری بگویید که در تاریخ خاصی یا پس از تعداد معینی از تکرار لغو شود. اگر نمی‌خواهید جلسه منقضی شود، بدون تاریخ پایان را انتخاب کنید.
Image -
OK را انتخاب کنید.
Image -
در دعوتنامه جلسه، ارسال را انتخاب کنید.
Image
چگونه از دستیار زمانبندی برای ایجاد یک جلسه استفاده کنیم
اگر از Microsoft 365 در محل کار استفاده می کنید و کاربر Exchange هستید، از دستیار زمانبندی برای پیدا کردن بهترین زمان برای برنامه ریزی جلسه با دیگران استفاده کنید. وقتی «دستیار زمانبندی» را باز می‌کنید، تقویم‌های افرادی را که به جلسه دعوت کرده‌اید می‌بینید.
برای استفاده از دستیار زمانبندی، یک دعوتنامه برای جلسه ایجاد کنید، برگه Meeting را انتخاب کنید > Scheduling Assistant
چگونه جلسه را در تقویم Outlook خود مشاهده کنید
پس از ایجاد یا پذیرش جلسه، بر اساس اطلاعات تاریخ و زمان در تقویم Outlook شما ظاهر می شود. در اینجا نحوه یافتن رویدادهای آینده آمده است.
- View Switcher را انتخاب کنید، سپس Calendar را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- برای پیدا کردن جلسه، در تقویم حرکت کنید یا از کادر جستجو استفاده کنید و عنوان جلسه را وارد کنید.
-
برای مشاهده جزئیات جلسه، روی مورد تقویم دوبار کلیک کنید.
Image -
برای مشاهده پاسخ ها، برگه Tracking را انتخاب کنید. ستون پاسخ نشان می دهد که کدام شرکت کنندگان دعوت جلسه را پذیرفته اند و کدامیک پاسخ نداده اند.
Image -
اگر پذیرش شفاهی از یک شرکت کننده دریافت کردید، هیچ را انتخاب کنید، سپس پذیرفته شده ، رد شده را انتخاب کنید. ، یا پاسخ آزمایشی داد.
Image - وقتی کارتان تمام شد، دعوت جلسه را ببندید.
چگونه افراد را به یک دعوتنامه جلسه موجود اضافه کنیم
ممکن است جلسه ای ترتیب دهید و بعداً شرکت کنندگان بیشتری داشته باشید تا بعداً دعوت کنید (به عنوان مثال، اگر کارمند دیگری را استخدام کنید و بخواهید آنها را به جلسات منظم کارکنان اضافه کنید). در اینجا نحوه دعوت از شرکت کنندگان جدید به جلسه ای که قبلاً تنظیم کرده اید آمده است.
- جلسه را در تقویم خود پیدا کنید.
- روی مورد جلسه دوبار کلیک کنید.
-
دستیار زمانبندی برگه > افزودن شرکت کنندگان را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی انتخاب شرکت کنندگان و منابع، نام شرکت کننده را انتخاب کنید.
Image -
لازم یا اختیاری را انتخاب کنید تا مشخص کنید که آیا شرکت کنندگان باید در جلسه حضور داشته باشند یا اینکه حضور آنها اختیاری است.
Image -
OK را انتخاب کنید.
Image -
شرکت‌کننده اکنون در فهرست همه شرکت‌کنندگان در دستیار زمانبندی ظاهر می‌شود.
Image -
انتخاب ارسال به‌روزرسانی.
Image
