ایجاد داشبورد مایکروسافت اکسل شامل استخراج اطلاعات از چندین منبع است تا بتوانید آن داده ها را در یک مکان مشاهده کنید. اکسل راه های مختلفی را برای انجام این کار ارائه می دهد که آن را به یکی از قدرتمندترین ابزارهای گزارش دهی داشبورد تبدیل می کند.
اطلاعات این آموزش برای Excel 2019، Excel 2016، Excel 2013، Excel 2010، Excel 2007 و Excel برای Mac کاربرد دارد.
داشبورد اکسل چیست؟
داشبورد داده ابزاری است که به شما کمک می کند معیارهایی را که برای شما مهم هستند به صورت بصری نظارت و تجزیه و تحلیل کنید. ممکن است از داشبورد برای نظارت بر عملکرد کسب و کار، کارایی فرآیند تولید یا عملکرد کارکنان بخش فروش خود استفاده کنید.
صرف نظر از نحوه استفاده از داشبورد، مفهوم همیشه یکسان است: صفحات گسترده پس‌زمینه داده‌ها را از فایل‌ها، سرویس‌ها یا اتصالات API به پایگاه‌های داده و سایر منابع می‌کشند. برگه اصلی داده‌های آن چندین برگه را در یک مکان نشان می‌دهد، جایی که می‌توانید همه آنها را در یک نگاه مرور کنید.
عناصر معمولی داشبورد داده در اکسل عبارتند از:
- نمودار
- نمودار
- سنج
- نقشه
می توانید دو نوع داشبورد ایجاد کنید. برای گزارش داشبورد، می‌توانید یک داشبورد استاتیک از داده‌های موجود در برگه‌های دیگر ایجاد کنید که می‌توانید در یک گزارش Word یا PowerPoint برای شخصی ارسال کنید. داشبورد داینامیک داشبورد پویا است که افراد می توانند در داخل اکسل مشاهده کنند و هر زمان که داده های برگه های دیگر به روز شوند، به روز می شود.
آوردن داده ها به داشبورد اکسل
مرحله اول ایجاد داشبورد اکسل، وارد کردن داده ها به صفحات گسترده از منابع مختلف است.
منابع بالقوه برای وارد کردن داده ها به اکسل عبارتند از:
- سایر فایل‌های کتاب کار اکسل
- فایل‌های متن، CSV، XML یا JSON
- پایگاه داده SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- فیس بوک و سایر صفحات وب
- هر پایگاه داده دیگری که از ODBC یا OLEDB پشتیبانی می کند
- منابع وب (هر وب سایتی که حاوی جداول داده است)
با تعداد زیادی منابع داده بالقوه، امکان اینکه چه داده هایی را می توانید به اکسل وارد کنید تا داشبوردهای مفید ایجاد کنید نامحدود است.
برای وارد کردن منبع داده:
-
یک کاربرگ خالی اکسل را باز کنید. منوی Data را انتخاب کنید و در منوی کشویی Get Data، نوع داده مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس منبع داده را انتخاب کنید.
Image -
فایل یا منبع داده دیگری را که می خواهید وارد کنید مرور کنید و آن را انتخاب کنید. Import را انتخاب کنید.
Image -
بسته به نوع منبع داده ای که انتخاب می کنید، کادرهای گفتگوی مختلفی را برای تبدیل داده ها به فرمت صفحه گسترده Excel مشاهده خواهید کرد.
Image -
صفحه با تمام داده های فایل خارجی یا پایگاه داده پر می شود.
Image -
برای بازخوانی داده‌ها به‌گونه‌ای که به‌طور منظم تغییرات ایجاد شده در منبع داده خارجی را آپلود کند، نماد Refresh را در سمت راست جستجوها و صفحه اتصال.
Image -
سه نقطه کنار پیوند EDIT در پایین پنجره بازخوانی را انتخاب کنید و Properties را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
داده‌ها را برای بازخوانی از منبع داده در فواصل زمانی منظم با تنظیم Refresh هر xx دقیقه در هر بازه‌ای که می‌خواهید داده‌ها را به‌روزرسانی کنید، پیکربندی کنید.
به‌روزرسانی داده‌ها از منابع خارجی مفید است، اما اگر نرخ تازه‌سازی را زیاد تکرار کنید، می‌تواند زمان CPU را مصرف کند. نرخ تازه‌سازی را انتخاب کنید که داده‌ها را تقریباً هر چند دفعه که در منبع تغییر می‌کنند به‌روز نگه می‌دارد، اما نه آنقدر مکرر که هر بار فقط همان داده‌ها را کپی کنید.
Image - روند بالا را در کاربرگ‌های جدید و جداگانه تکرار کنید تا زمانی که همه داده‌هایی را که می‌خواهید در داشبورد جدید خود استفاده کنید وارد کنید.
- در نهایت، یک کاربرگ جدید ایجاد کنید، آن را به عنوان اولین کاربرگ در کتاب کار قرار دهید و نام آن را به داشبورد تغییر دهید.
چگونه یک داشبورد اکسل ایجاد کنیم
اکنون که همه داده‌های مورد نیاز خود را در کتاب کار اکسل خود دارید، و همه آن داده‌ها به‌طور خودکار تازه‌سازی می‌شوند، زمان آن رسیده است که داشبورد اکسل بیدرنگ خود را ایجاد کنید.
داشبورد نمونه زیر از داده های آب و هوا از وب سایت های سراسر اینترنت استفاده می کند.
گاهی اوقات، وقتی داده‌ها را از منابع خارجی وارد می‌کنید، نمی‌توانید داده‌های وارد شده را نمودار کنید. راه حل این است که یک صفحه گسترده جدید ایجاد کنید و در هر سلول، =convert(را تایپ کنید و داده ها را از صفحه گسترده وارد شده انتخاب کنید. برای پارامترهای واحد، فقط همان پارامترهای قبلی را انتخاب کنید. کل برگه را با همان تابع پر کنید تا همه داده ها در برگه جدید کپی شده و به اعدادی تبدیل شوند که می توانید در نمودارهای مختلفی که برای داشبورد خود ایجاد می کنید استفاده کنید.
-
نوار نمودار ایجاد کنید تا یک نقطه از داده را نمایش دهید.به عنوان مثال، برای نمایش رطوبت نسبی فعلی (از 0 تا 100 درصد)، یک نمودار میله ای با 0 درصد به عنوان پایین ترین نقطه و 100 درصد به عنوان بالاترین نقطه ایجاد می کنید. ابتدا منوی Insert را انتخاب کنید و سپس 2D Clustered Column نمودار میله ای را انتخاب کنید.
Image -
در منوی طراحی نمودار ، از گروه Data ، Select Data را انتخاب کنید.
Image -
در پنجره انتخاب منبع داده که ظاهر می شود، روی قسمت محدوده داده نمودار کلیک کنید و سپس سلول موجود در داده را انتخاب کنید. صفحه‌گسترده‌ای که می‌خواهید با این نمودار میله‌ای نمایش دهید.
Image -
عنوان نمودار را برای مطابقت با داده هایی که نمایش می دهید تغییر دهید. مرزهای محور را از 0 تا 100 درصد به روز کنید. سپس نمودار را به ناحیه ای از خط تیره که می خواهید در آن نمایش داده شود، منتقل کنید.
Image -
همان مراحل بالا را برای ایجاد نمودار میله ای برای هر نقطه داده دیگری که می خواهید نمودار کنید، تکرار کنید. محدوده محور را برای آن اندازه گیری ها حداقل و حداکثر قرار دهید. برای مثال، یک محدوده فشار هوای خوب بین 28 تا 32 خواهد بود.
انتخاب محدوده داده مناسب مهم است زیرا اگر فقط از پیش‌فرض استفاده کنید، ممکن است مقیاس برای داده‌ها خیلی بزرگ باشد و بیشتر نمودارهای میله‌ای خالی باقی بماند. در عوض، حداقل و حداکثر انتهای مقیاس محور را فقط کمی پایین‌تر و بالاتر از مقادیر شدید ممکن داده‌های خود نگه دارید.
Image -
نمودار خطی ایجاد کنید تا روند داده ها را نمایش دهید. به عنوان مثال، برای نمایش تاریخچه دمای محلی برای منطقه محلی خود، یک نمودار خطی ایجاد می‌کنید که آخرین تعداد روزهای داده‌ای را که می‌توانید از جدول وب‌سایت آب‌وهوا وارد کنید، پوشش دهید.ابتدا، منوی Insert را انتخاب کنید نمودار 2D Area را انتخاب کنید.
Image -
در منوی Chart Design ، از گروه Data ، Select Data را انتخاب کنید.
Image -
در پنجره انتخاب منبع داده که ظاهر می شود، روی قسمت محدوده داده نمودار کلیک کنید و سپس سلول های موجود در داده را انتخاب کنید. صفحه گسترده ای که می خواهید با این نمودار خطی نمایش دهید.
Image -
عنوان نمودار را تغییر دهید تا با داده‌هایی که نمایش می‌دهید مطابقت داشته باشد و نمودار را به ناحیه‌ای از خط تیره که می‌خواهید نمایش داده شود منتقل کنید.
نمودارها هنگام قرار دادن آنها در داشبورد بسیار انعطاف پذیر هستند. می توانید مکان و همچنین اندازه و شکل ویجت نمودار را تغییر دهید. از این انعطاف‌پذیری برای طراحی داشبوردهای سازمان‌یافته استفاده کنید که اطلاعات بیشتری را در کمترین فضا در اختیار کاربر قرار می‌دهند.
Image -
Textbox برای نمایش داده های رشته از برگه هایی که وارد کرده اید ایجاد کنید. به عنوان مثال، برای مشاهده به‌روزرسانی‌های هشدار آب و هوا در داشبورد خود، محتوای جعبه متن را به سلولی در برگه داده وارد شده پیوند دهید. برای انجام این کار، منوی Insert را انتخاب کنید، Text را انتخاب کنید و سپس Textbox را انتخاب کنید.
Image -
مکان‌نمای ماوس را در فیلد فرمول قرار دهید، =را تایپ کنید و سپس سلولی را در جدول داده‌های وارد شده انتخاب کنید که حاوی داده‌های رشته‌ای است که می‌خواهید نمایش دهید.
Image -
جعبه متن را انتخاب کنید و از پنجره Format Shape در سمت راست برای قالب‌بندی ناحیه نمایش متن در داشبورد خود استفاده کنید.
Image -
همچنین می توانید با استفاده از نقاشی دایره ای دو نقطه داده را در برگه های داده وارد شده خود مقایسه کنید، برای مثال، ممکن است بخواهید رطوبت نسبی را به شکل نمودار دایره ای نمایش دهید. ابتدا داده‌هایی را که می‌خواهید نمایش دهید انتخاب کنید و در منوی Insert ، نمودار 2D Pie را انتخاب کنید.
نمودار دایره ای دو یا چند مقدار را مقایسه می کند. اگر درصدی مانند رطوبت نسبی را نشان می‌دهید، ممکن است لازم باشد سلول دیگری را به صورت دستی ایجاد کنید که آن مقدار را از 100% برای مقدار دوم کم کند تا با آن مقایسه شود. این منجر به یک نمودار دایره ای می شود که مقدار درصد را به عنوان بخشی از کل 100 درصد ممکن نمایش می دهد.
-
عنوان نمودار را تغییر دهید تا با داده‌هایی که نمایش می‌دهید مطابقت داشته باشد، و سپس نمودار را به ناحیه‌ای از خط تیره که می‌خواهید نمایش داده شود، منتقل کنید.
Image - با افزودن انواع مختلف نمودارهای داده، می توانید داشبورد مفیدی ایجاد کنید که همه انواع داده ها را در یک داشبورد راحت نمایش می دهد.
افزودن جذابیت بصری و زمینه با رنگ
روش دیگری برای شفاف‌سازی داشبوردتان این است که نمودارهای میله‌ای خود را با گرادیان پر کنید که رنگ هشداری مانند قرمز را برای مناطقی از داده‌ها به تصویر می‌کشد که ممکن است خوب نباشند.
برای مثال، اگر می‌خواهید نشان دهید که رطوبت نسبی بیش از ۷۵٪ ناراحت‌کننده است، می‌توانید شیب پر شدن نمودار تک میله‌ای را متناسب با آن تغییر دهید. اینطوری است.
-
روی حاشیه بیرونی نمودار میله ای کلیک راست کرده و Format Chart Area را انتخاب کنید.
Image -
آیکون Fill را در پنجره Format Chart Area انتخاب کنید و انتخاب را به Gradient fill تغییر دهید.
Image -
آیکون هر سطح را در امتداد خط پر کردن گرادیان انتخاب کنید و رنگ و تاریکی را تغییر دهید تا آن سطح "خوب" یا "بد" باشد. در این مثال، رطوبت نسبی بالا به قرمز تیره محو می شود.
Image - این فرآیند را برای هر نمودار تکرار کنید، جایی که افزودن زمینه رنگ به نمودار برای آن نقطه داده منطقی است.
چگونه داشبوردهای اکسل به طور خودکار به روز می شوند
هنگامی که یک داشبورد ایجاد می کنید، لازم نیست کاری برای به روز رسانی گرافیک انجام دهید. تمام داده های موجود در آن نمودارها و ویجت ها به شرح زیر به روز می شوند:
- کاربرگ‌هایی با بازخوانی داده‌های وارد شده در تاریخی که هنگام ایجاد اولین وارد کردن داده تنظیم کرده‌اید.
- هر برگه اضافی که برای اصلاح یا قالب بندی مجدد داده ها از برگه های وارد شده ایجاد کرده اید، با داده های جدید در آن برگه ها به روز می شوند.
- هر ویجت در داشبورد شما به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود تا داده‌های جدید را در آن برگه‌های به‌روزرسانی شده برای محدوده‌هایی که هنگام ایجاد آن نمودارها انتخاب کرده‌اید نمایش دهد.
این به‌روزرسانی‌ها تا زمانی که اکسل باز است به‌طور خودکار انجام می‌شوند.
نحوه استفاده از داشبوردهای Excel
ایجاد داشبورد در اکسل به دلایل مختلف می تواند مفید باشد. با این حال، مهم است که آنها را بر اساس یک نیاز خاص ایجاد کنید، به جای تلاش برای ساخت یک داشبورد که همه چیز را انجام دهد.
برای مثال، اگر شما یک مدیر فروش هستید و علاقه مند به نظارت بر عملکرد تیم فروش خود هستید، داشبورد مدیر فروش باید بر روی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط به عملکرد فروش تمرکز کند.
این نوع داشبورد نباید حاوی اطلاعاتی باشد که به عملکرد فروش مربوط نمی شود، در غیر این صورت داشبورد ممکن است بیش از حد به هم ریخته شود. داشبورد به هم ریخته، دیدن روابط و الگوهای مهم داده را دشوارتر می‌کند.
سایر ملاحظات هنگام ساخت داشبورد:
- از نمودارهای مناسب برای داده های مناسب استفاده کنید.
- از رنگ های زیادی در داشبورد استفاده نکنید.
- داشبورد را با داده‌ها و انواع نمودارهای مشابه در بلوک‌های رایج بچینید.
- مطمئن شوید که هر نمودار برچسب‌های ساده را نشان می‌دهد و بیش از حد به هم ریخته نیست.
- ویجت ها را در سلسله مراتب اهمیت سازماندهی کنید، با مهم ترین اطلاعات در سمت چپ بالای داشبورد.
- از قالب‌بندی شرطی برای اطمینان از اینکه اعداد بد هستند قرمز هستند و وقتی خوب هستند سبز هستند استفاده کنید.
مهمتر از همه، استفاده از خلاقیت برای طراحی داشبوردهایی که برای استفاده آموزنده و جالب هستند.
