علیرغم گسترش روش های ارتباط آنلاین، ایمیل همچنان محبوب ترین است، با نزدیک به 300 میلیارد ایمیل در سال 2019 هر روز. دوباره از قوانین مربوط به آداب ایمیل پیروی کنید.
پیام خود را قبل از ارسال مرور کنید
بعد از اینکه آدرس گیرندگان خود را وارد کردید، یک موضوع مناسب ایجاد کنید، پیام خود را بنویسید، و چند سند پشتیبان را پیوست کنید، به عقب برگردید و مطمئن شوید که همه چیز را درست انجام داده اید:
- پیام را مرور کنید. چیزی مبهم است؟ آیا اشتباهات گرامری یا تایپی وجود دارد؟ آیا همه آنچه را که می خواستید بگویید؟
- منابع خود را بررسی کنید. آیا پیوند به منبع خارجی معنای شما را روشن می کند؟ آیا یک پیوند به گیرنده شما کمک می کند تا به سرعت یک وب سایت پیدا کند؟
- به نام گیرندگان نگاه کنید. آیا شخص مهمی را که باید پیام را ببیند فراموش کرده اید؟ آیا فردی را اضافه کردید که نباید پیام را ببیند؟
- به آدرس خود نگاه کنید. اگر بیش از یک مورد دارید، حتماً پیام را از مناسب ترین پیام برای هدف ارسال کنید.
- اولویت پیام را تعیین کنید. آیا پیام باید به عنوان مهم برچسب گذاری شود؟
- افزودن اسناد پشتیبانی. آیا پیوست ها را فراموش کردید؟
همیشه به همه پاسخ ندهید
باید بدانید چه زمانی و چه زمانی به ایمیل های گروهی به همه پاسخ ندهید. اگر همه افراد در ایمیل اصلی (کسی که به آن پاسخ می دهید) باید بدانند که شما چه می گویید، از پاسخ به همه استفاده کنید.
به عنوان مثال، شخص A به شما و شخص B ایمیل می زند تا ایده هایی در مورد نحوه جشن گرفتن 10 سالگی رئیس خود با شرکت داشته باشید. پاسخ شما هم برای شخص A و هم برای شخص B مرتبط است، بنابراین از Reply All برای پاسخ دادن به هر دوی آنها استفاده کنید.
اگر کسی دعوت نامه مهمانی را از طریق ایمیل برای شما و 20 دوست دیگر ارسال کند، پاسخ شما به سایر گیرندگان ایمیل مربوط نمی شود، بنابراین از Reply برای ارسال پاسخ فقط به فرستنده اصلی استفاده کنید.
نوشتن خطوط موضوعی موثر
کلید نوشتن یک موضوع ایمیل خوب این است که مطمئن شوید که به طور خلاصه ماهیت پیام شما را نشان می دهد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- جلسه فروش به ساعت 3:00 تغییر کرد
- دعوت مهمانی هالووین
- بازبینی متن وب سایت
- ۲۰ انتخاب برتر ویدیوی این هفته
- جزئیات عضویت جدید شما
- تأیید قرار ملاقات
- درخواست برای داوطلبان رویداد جمع آوری کمک
برای مؤثرتر کردن خطوط موضوع، اقدامی را که می‌خواهید گیرندگان انجام دهند، بگنجانید، مانند:
- دعوت مهمانی هالووین - پاسخ تا 11 مه
- بازبینی متن وب سایت - نیاز به تأیید تا سه شنبه
خط پایین
هنگامی که یک پیام ایمیل از طرف شخص دیگری فوروارد می کنید، به گیرنده جدید توضیح دهید که چرا این کار را انجام می دهید و چگونه انتظار دارید آنها از آن سود ببرند. برای مثال، فرض کنید یک مشتری، جی، برای شما سوالی می‌فرستد و شما پاسخ آن را نمی‌دانید. پیام را برای همکارتان، سارا، با یادداشتی بفرستید، "سارا، جی می‌خواهد فرآیند ورود به پورتال ما از دستگاه تلفن همراه خود را بداند. برای جزئیات به زیر مراجعه کنید. آیا می‌توانید کمک کنید؟"
توضیح دهید که چرا شما CC
اگر شخصی را در یک پیام ایمیل cc می کنید، به گیرنده اصلی توضیح دهید که این کار را انجام می دهید و چرا. برای مثال، فرض کنید جنا می‌خواهد به باشگاه کتاب شما بپیوندد، و شما اطلاعات مربوط به آن را برای او ارسال می‌کنید. شما می‌توانید آن را به رهبر باشگاه کتاب، آن، سی سی می‌زنید و به جنا می‌نویسید: «من از رهبرمان، آن، می‌نویسم، تا ببیند چه چیزی برایت می‌فرستم و هر چیزی را که ممکن است جا انداخته باشم، پر کند.وقتی از این فرآیند استفاده می‌کنید، آن همچنین می‌داند که چرا یک کپی از پیام را دریافت می‌کند.
خط پایین
پیام های ایمیل ممکن است در ایمیل یا در فیلتر هرزنامه گم شوند. به عنوان یک حسن نیت، به خصوص در مورد پیام های مهم (مانند پیام های پیوست شده یا مربوط به مهلت های زمانی)، یک یادداشت کوتاه بنویسید تا به فرستنده اطلاع دهید ایمیل خود را دریافت کرده است. به عنوان مثال، اگر رئیس شما پروژه جدیدی را برای کار کردن برای شما ارسال کرد، با این جمله پاسخ دهید: "فهمیدم، فردا شروع می کنم."
از کلمات اختصاری به مقدار کم استفاده کنید
همه همه مخفف‌ها را نمی‌دانند، بنابراین تا حد امکان از تعداد کمتری از آنها استفاده کنید، و فقط زمانی که مطمئن باشید گیرنده منظور آنها را می‌داند. چندین نام اختصاری وجود دارد که معمولاً در مکاتبات ایمیل تجاری استفاده می شود. در اینجا چند مورد وجود دارد:
- ASAP: در اسرع وقت
- BTW: اتفاقا
- EOD: پایان روز
- EOM: انتهای پیام (معمولاً در خط موضوع استفاده می شود تا نشان دهد هیچ متن ایمیلی برای دنبال کردن وجود ندارد)
- EOW: پایان هفته
- FYI: برای اطلاعات شما
- IMO: به نظر من
- OOO: خارج از دفتر
- Y/N: بله یا خیر
خط پایین
از آنجایی که زمینه حالات چهره و لحن صدا را در ایمیل نمی‌دانید، رسانه خوبی برای بیان کنایه یا طنز نیست، به‌ویژه با گیرندگانی که به خوبی نمی‌شناسید. حداقل تا زمانی که یک گیرنده را بهتر بشناسید، پیام خود را ساده و صریح بیان کنید. اگر واقعاً نمی‌توانید جلوی خودتان را بگیرید، یک شکلک خندان یا خندان اضافه کنید تا نشان دهد که دارید شوخی می‌کنید.
انتخاب یک پایان مناسب
گاهی اوقات سخت است که بدانید چگونه یک پیام ایمیل را پایان دهید. در اینجا چند پیشنهاد، بر اساس وضعیت وجود دارد:
- متشکرم یا با تشکر فراوان: اگر لطفی می خواهید.
- عشق یا آغوش: اگر گیرنده یکی از دوستان یا اعضای خانواده باشد.
- به سلامتی یا بهترین: اگر گیرنده یک آشنای معمولی باشد.
- با احترام: اگر پیام شما رسمی است.
- بهترین احترامات یا با احترامات: اگر می خواهید لحن رسمی کسب و کار خود را حفظ کنید.
