بسیاری از کسب و کارها از مایکروسافت ورد برای ایجاد سربرگ ها، گزارش ها، فرم ها، خبرنامه ها و سایر مواد معمول تجاری استفاده می کنند. بدون توجه به تصاویر رنگی موجود در فایل، اسناد به خوبی روی یک چاپگر رومیزی چاپ می شوند.
مشکل استفاده از Word برای اسناد دارای تصاویر رنگی زمانی رخ می دهد که کاربر بخواهد آن فایل الکترونیکی را برای چاپ افست به یک چاپگر تجاری ببرد. این فایل در ترکیبی از چهار رنگ جوهر فیروزه ای، سرخابی، زرد و مشکی چاپ شده است که در دنیای چاپ تجاری با نام CMYK شناخته می شود. تصاویر رنگی در جوهرهای فرآیندی چهار رنگ چاپ می شوند که روی دستگاه چاپ بارگذاری می شوند. ارائه‌دهنده چاپ باید تصاویر رنگی موجود در سند را قبل از چاپ تنها به CMYK جدا کند.
Microsoft Word تصاویر CMYK را مستقیماً در فایل های خود پشتیبانی نمی کند. Word از فرمت رنگی RGB رایج در نمایشگرهای کامپیوتر و چاپگرهای رومیزی استفاده می کند، اما راه حلی برای این مشکل وجود دارد.
راهکار CMYK
عدم پشتیبانی از CMYK در Word یکی از دلایلی است که چرا نباید از آن برای ایجاد اسناد برای چاپ رنگی در دستگاه چاپ افست استفاده کنید. اگر خیلی دیر شده است یا گزینه دیگری نداشتید، و روزها یا شب های طولانی را صرف بردگی پرونده الکترونیکی خود کرده اید، یک راه ممکن برای ذخیره آن وجود دارد. آن را به PDF تبدیل کنید.
بپرسید آیا چاپگر تجاری شما دارای Adobe Acrobat است یا یک برنامه نرم افزاری اختصاصی که می تواند یک RGB Word PDF را به فرمت CMYK لازم برای چاپ تجاری تبدیل کند. PDF به طور گسترده در صنعت چاپ تجاری استفاده می شود و اکثر شرکت های چاپ این کار را به طور معمول انجام می دهند.
حتی اگر پاسخ مثبت باشد، ممکن است هنوز مشکلاتی در مورد رنگ‌های سند وجود داشته باشد، اما این گام بزرگی در مسیر درست است و چاپگر ممکن است بتواند تنظیمات لازم را انجام دهد.
چگونه در Microsoft Word یک PDF بسازیم
-
فایل Word خود را طوری تنظیم کنید که می خواهید هنگام چاپ ظاهر شود و با تصاویر رنگی کامل شود. در حین کار، با انتخاب File > Save در نوار منو، آن را طبق معمول در قالب Word استاندارد ذخیره کنید. این مرحله مهم است زیرا ویرایش لحظه آخری در فایل Word آسانتر از یک PDF است.
Image -
برای ساخت PDF، File را در نوار منوی Word انتخاب کنید و Save As را انتخاب کنید. نام و مکانی را که می‌خواهید PDF در آن ذخیره شود وارد کنید و PDF را در منوی File Format انتخاب کنید.
Image - PDF را به شرکت چاپ تجاری ارسال کنید و فایل Word را برای استفاده یا تجدید نظر در آینده نگهداری کنید.
جایگزین
اگر می خواهید بدانید از چه برنامه هایی باید برای ایجاد اسناد برای چاپ افست استفاده کنید، بهترین نرم افزار انتشار رومیزی را برای نیازهای خود تعیین کنید. حتی مایکروسافت استفاده از Publisher را از طریق Word برای مطالبی که قرار است به صورت تجاری چاپ شوند توصیه می کند. نسخه‌های اخیر Publisher گزینه‌های چاپ تجاری را بهبود بخشیده است و شامل مدل‌های رنگی مانند رنگ‌های نقطه‌ای Pantone و CMYK می‌شود.
