یک ماکرو مجموعه ای از دستورات است که ضبط می شود تا بتوان آن را در زمان دیگری پخش کرد (اجرا کرد). ماکروها برای کاهش میزان کاری که باید روی یک سری مراحلی که مکررا انجام می دهید بسیار عالی باشند. در اینجا نحوه ایجاد و آزمایش یک ماکرو در Microsoft Word آمده است.
دستورالعمل های این مقاله برای Word برای Microsoft 365، Word 2019، Word 2016، Word 2013 و Word 2010 اعمال می شود.
چرا از ماکرو استفاده کنید
با یک ماکرو، می توانید به جای گذراندن تمام مراحل، با کلیک کردن بر روی یک فرمان، همان نتایج را دریافت کنید. برخی از راه‌های استفاده از ماکروها برای افزایش بهره‌وری عبارتند از:
- لوگو و نام شرکت خود را با حروف خاصی وارد کنید.
- جدولی را وارد کنید که باید به طور منظم ایجاد کنید.
- یک سند را با ویژگی‌های خاص، مانند شماره‌گذاری صفحه و پاراگراف‌های دو فاصله، قالب‌بندی کنید.
ایجاد و استفاده از ماکروها یک مهارت آموخته شده است، اما کارایی حاصل ارزش تلاش را دارد.
ایجاد یک ماکرو
بیش از 950 دستور در Word وجود دارد که بیشتر آنها در منوها و نوار ابزار قرار دارند و کلیدهای میانبر به آنها اختصاص داده شده است. با این حال، برخی از این دستورات به طور پیش فرض به منوها یا نوار ابزار اختصاص داده نمی شوند. قبل از اینکه ماکرو Word خود را ایجاد کنید، بررسی کنید که آیا وجود دارد و می‌توان آن را به یک نوار ابزار اختصاص داد.
برای مشاهده دستورات موجود در Word، این مراحل را دنبال کنید:
-
برگه View را انتخاب کنید.
Image -
Macros را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب مشاهده ماکرو.
یا، کلید میانبر Alt+F8 را فشار دهید تا به کادر محاوره ای Macros دسترسی پیدا کنید.
Image -
ماکروها را در پیکان کشویی انتخاب کنید و Word Commands را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در فهرست حروف الفبای نام دستورات، نامی را برجسته کنید تا شرح فرمان در پایین کادر محاوره ای Macros در زیر Description نمایش داده شود. برچسب.
Image
اگر دستوری که می خواهید ایجاد کنید وجود دارد، آن را با ماکرو Word خودتان کپی نکنید. اگر وجود ندارد، با ایجاد ماکرو Word خود ادامه دهید.
برنامه برای ماکروهای Word موثر
مهمترین قدم در ایجاد ماکروهای Word موثر، برنامه ریزی دقیق است. این برنامه ریزی شامل داشتن یک ایده روشن از آنچه می خواهید ماکرو Word انجام دهد، چگونه کار آینده شما را آسان می کند و شرایطی که تحت آن قصد استفاده از آن را دارید، می باشد.
وقتی این موارد را در ذهن داشتید، مراحل واقعی را برنامه ریزی کنید. این مهم است زیرا ضبط کننده هر کاری را که انجام می دهید به خاطر می آورد و آن را در ماکرو قرار می دهد. به عنوان مثال، اگر چیزی را تایپ کنید و سپس آن را حذف کنید، هر بار که آن ماکرو را اجرا می کنید، Word همان ورودی را ایجاد می کند و سپس آن را حذف می کند و یک ماکرو شلخته و ناکارآمد ایجاد می کند.
هنگامی که ماکروهای خود را برنامه ریزی می کنید، در اینجا مواردی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
- دستورات و ترتیبی که می خواهید ماکرو دستورات را اجرا کند برنامه ریزی کنید.
- کلیدهای میانبر دستوراتی را که می خواهید استفاده کنید را بشناسید. این به ویژه برای ناوبری مهم است زیرا وقتی ضبط کننده را اجرا می کنید نمی توانید از ماوس برای پیمایش در ناحیه سند استفاده کنید.علاوه بر این، اگر از کلید میانبر به جای کلیدهای جهت دار استفاده کنید، یک ماکرو لاغرتر ایجاد خواهید کرد.
- برای پیام هایی که ورد ممکن است نمایش دهد و ماکرو را متوقف کند برنامه ریزی کنید.
- از حداقل مراحل ممکن برای کارآمد نگه داشتن ماکرو استفاده کنید.
- قبل از شروع ضبط حداقل یک آزمایش آزمایشی انجام دهید.
بعد از اینکه ماکرو Word خود را برنامه‌ریزی کردید و مراحل را انجام دادید، آماده ضبط آن هستید. اگر ماکرو خود را با دقت برنامه ریزی کرده اید، ضبط آن برای استفاده بعدی ساده ترین بخش فرآیند خواهد بود. تنها تفاوت بین ایجاد یک ماکرو و کار بر روی سند این است که باید چند دکمه اضافی را فشار دهید و چند انتخاب را در کادر محاوره ای انجام دهید.
ضبط ماکرو
وقتی شروع به ضبط یک ماکرو می کنید، نشانگر ماوس یک نماد کوچک دارد که شبیه نوار کاست در کنار آن است، که نشان می دهد Word در حال ضبط اعمال شما است. سپس می توانید مراحلی را که در مرحله برنامه ریزی ارائه کرده اید دنبال کنید.پس از اتمام کار، دکمه Stop را فشار دهید (این مربع آبی در سمت چپ است). پس از فشار دادن دکمه Stop، ماکرو Word شما آماده استفاده است.
در اینجا نحوه ضبط ماکرو آمده است.
-
به برگه View بروید، Macros را انتخاب کنید، سپس Record Macro را برای باز کردن انتخاب کنید. کادر محاوره ای Record Macro.
Image -
در کادر نوشتاری Macro Name، یک نام منحصر به فرد تایپ کنید.
نامها می توانند حداکثر ۸۰ حرف یا عدد داشته باشند (بدون علامت یا فاصله) و باید با یک حرف شروع شوند. نام باید منحصر به فرد باشد تا بتوانید بدون مراجعه به توضیحات مشخص کنید چه کاری انجام می دهد.
-
در کادر متنی Description، شرحی از اقدامات ماکرو انجام می دهد.
Image -
انتخاب کنید که آیا می خواهید ماکرو در همه اسناد موجود باشد یا فقط در سند فعلی. اگر می‌خواهید در دسترس بودن دستور را محدود کنید، نام سند را در Store Macro درمنوی کشویی برجسته کنید.
به طور پیش‌فرض، Word ماکرو را برای همه اسناد شما در دسترس قرار می‌دهد، و احتمالاً متوجه خواهید شد که این کار منطقی‌تر است.
Image -
وقتی اطلاعات ماکرو را وارد کردید، OK را انتخاب کنید. نوار ابزار ضبط ماکرو در گوشه سمت چپ بالای صفحه ظاهر می شود.
Image
برای مکث ضبط، دکمه Pause Recording/Resume Recorder را انتخاب کنید (این دکمه سمت راست است). برای ازسرگیری ضبط، آن را دوباره انتخاب کنید.
تست ماکرو
هدف از ایجاد ماکروها در Word این است که با قرار دادن وظایف تکراری و توالی پیچیده دستورات در نوک انگشتان خود، سرعت کار خود را افزایش دهید. با آزمایش ماکرو مطمئن شوید که ماکرو شما همانطور که در نظر گرفته شده اجرا می شود.
-
برای اجرای ماکرو، کلید میانبر Alt+F8 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Macros نمایش داده شود.
Image -
ماکرو را در لیست برجسته کنید، سپس Run را انتخاب کنید.
Image
اگر ماکرو خود را نمی بینید، مطمئن شوید که مکان صحیح در کادر Macros درباشد.
ایجاد میانبرهای صفحه کلید برای ماکروها
اگر چندین ماکرو ایجاد کرده اید، جستجو در کادر محاوره ای Macros زمان می برد. اگر به ماکروها یک کلید میانبر اختصاص دهید، می‌توانید کادر محاوره‌ای را دور بزنید و مستقیماً از صفحه‌کلید به ماکرو خود دسترسی پیدا کنید، همانطور که از کلیدهای میانبر برای دسترسی به سایر دستورات در Word استفاده می‌کنید.
-
File را انتخاب کنید، سپس Options را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Word Options ، به پنجره سمت چپ بروید و Custom Ribbon را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
Customize را انتخاب کنید.
Image -
در فهرست Categories ، به سمت پایین بروید تا به Macros بروید و ماکرویی را که می خواهید میانبر جدیدی برای آن ایجاد کنید، انتخاب کنید.
اگر ماکرو در حال حاضر یک کلید میانبر به آن اختصاص داده است، میانبر در کادر زیر برچسب کلیدهای فعلی نشان داده می شود.
Image -
اگر هیچ کلید میانبری به ماکرو اختصاص داده نشده است، یا اگر می خواهید یک کلید میانبر دوم برای ماکرو ایجاد کنید، کادر متنی کلید میانبر جدید را فشار دهید را انتخاب کنید.
Image -
کلید میانبری را که می خواهید برای دسترسی به ماکرو خود استفاده کنید وارد کنید.
اگر کلید میانبر به دستوری اختصاص داده شده باشد، پیامی می‌گوید در حال حاضر بهاختصاص داده شده است و نام آن فرمان را به دنبال دارد. یا با ادامه دادن، کلید میانبر را دوباره اختصاص دهید، یا یک کلید میانبر جدید انتخاب کنید.
-
ذخیره تغییرات در پیکان کشویی را انتخاب کنید و Normal را انتخاب کنید تا تغییر را در همه اسناد ایجاد شده در Word اعمال کنید.
برای استفاده از کلید میانبر فقط در سند فعلی، نام سند را از لیست انتخاب کنید.
Image -
انتخاب تخصیص.
Image -
Close را برای ذخیره تغییرات خود انتخاب کنید.
Image
