چه باید بدانیم
- مخاطبین را برای افزودن به لیست انتخاب کنید و به Home > دسته بندی > همه دسته‌ها بروید> جدید > لیست را نام ببرید.
- برای افزودن مخاطبین به لیست، مخاطبین را انتخاب کنید و Home > طبقه بندی > دسته فهرست > OK را انتخاب کنید..
این مقاله نحوه ایجاد یک لیست توزیع با دسته ها و ارسال ایمیل به آنها در Outlook برای Microsoft 365، Outlook 2019، 2016، 2013، 2010، و 2007 را توضیح می دهد.
استفاده از دسته‌های تماس به‌عنوان فهرست توزیع در Outlook
برای ایجاد توزیع یا لیست پستی با دسته‌ها در Outlook برای Microsoft 365، Outlook 2019، 2016، 2013، و 2010:
-
در Outlook، People را انتخاب کنید. یا، Ctrl+3 را فشار دهید.
Image -
مخاطبینی را که می خواهید به لیست توزیع اضافه کنید برجسته کنید. برای برجسته کردن چندین ورودی به هم پیوسته، Ctrl را فشار دهید و مخاطبین را انتخاب کنید. برای انتخاب یک محدوده، Shift را فشار دهید، سپس اولین و آخرین مخاطب را در محدوده انتخاب کنید.
برای افزودن افرادی که در مخاطبین Outlook شما نیستند، Ctrl+N را فشار دهید تا یک مخاطب جدید ایجاد کنید.
-
به برگه Home بروید.
Image -
در گروه Tags ، Categorize را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب همه دسته‌ها.
Image -
در کادر محاوره ای Categories ، New را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Add New Category، یک نام برای لیست توزیع وارد کنید.
Image - پیکان کشویی Color را انتخاب کنید و هیچ را انتخاب کنید یا یک رنگ اختصاص دهید.
-
OK را انتخاب کنید.
Image - در کادر محاوره ای Color Categories، بررسی کنید که دسته جدید انتخاب شده باشد.
- OK را انتخاب کنید.
افزودن اعضا به فهرست توزیع
برای افزودن اعضای جدید به لیست توزیع در هر زمان:
- برو به People.
-
مخاطبینی را که می خواهید به لیست اضافه کنید برجسته کنید.
Image - به برگه Home بروید.
- در گروه Tags ، Categorize را انتخاب کنید.
-
دسته فهرست را انتخاب کنید.
Image - اگر دسته در منو ظاهر نشد، همه دسته‌ها را انتخاب کنید، کادر انتخاب دسته فهرست را انتخاب کنید، سپس OK را انتخاب کنید.
ارسال پیام به فهرست توزیع دسته شما
برای ارسال پیام یا درخواست جلسه جدید برای همه اعضای لیست توزیع دسته:
-
برو به People.
Image -
Search Contacts را انتخاب کنید یا Ctrl+E را فشار دهید.
Image - به برگه Search بروید.
-
در گروه Refine ، Categorized را انتخاب کنید.
Image -
دسته مورد نظر را انتخاب کنید.
Image - به برگه Home بروید.
-
در گروه Actions ، Mail Merge را انتخاب کنید.
Image - در کادر محاوره ای Mail Merge Contacts ، همه مخاطبین در نمای فعلی را انتخاب کنید.
- نوع سند را انتخاب کنید و Form Letters را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- پیکان کشویی Merge to را انتخاب کنید و Email را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
در کادر متنی خط موضوع پیام، موضوع ایمیل را وارد کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
-
متن ایمیل را در Word بنویسید. به برگه Mailing بروید تا از ابزارهای گروه Write & Insert Fields برای سفارشی کردن احوالپرسی برای هر گیرنده و درج سایر فیلدهای دفترچه آدرس استفاده کنید. پیش نمایش نتایج را انتخاب کنید تا فیلدها و قوانین خود را در ایمیل برای هر گیرنده مشاهده کنید.
Image -
انتخاب Finish & Merge > ارسال پیام های ایمیل.
Image -
در کادر محاوره ای Merge to E-mail ، پیکان کشویی To را انتخاب کنید و Email را انتخاب کنید..
Image - فرمت نامه پیکان کشویی را انتخاب کنید و Plain text یا HTML را انتخاب کنید..
- در بخش ارسال رکوردها ، همه را انتخاب کنید.
- OK را انتخاب کنید.
- در صورت درخواست، Allow را انتخاب کنید.
استفاده از دسته‌های تماس به‌عنوان فهرست توزیع در Outlook 2007
برای ایجاد توزیع یا لیست پستی با دسته بندی ها در Outlook 2007:
- برو به Contacts.
-
مخاطبینی را که می خواهید به لیست توزیع جدید خود اضافه کنید برجسته کنید.
برای افزودن اعضای جدید بعداً، آنها را به صورت جداگانه به دسته مناسب اختصاص دهید.
- دکمه Categorize را انتخاب کنید. یا، Actions > را از منو دسته‌بندی کنید.
- انتخاب همه دسته‌ها.
- New را انتخاب کنید.
- یک نام برای لیست توزیع وارد کنید.
- پیکان کشویی Color را انتخاب کنید و هیچ را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- OK را انتخاب کنید.
- بررسی کنید که دسته جدید علامت زده شده است و OK را انتخاب کنید.
ارسال پیام به فهرست توزیع دسته خود در Outlook 2007
برای ارسال پیام یا درخواست جلسه جدید برای همه اعضای لیست توزیع دسته:
- برو به Contacts.
- انتخاب مشاهده > نمای فعلی > بر اساس دسته.
- عنوان دسته فهرست مورد نظر را انتخاب کنید.
- انتخاب Actions > ایجاد > پیام جدید به تماس یا اقدامات > ایجاد > درخواست جلسه جدید برای تماس.
- OK را انتخاب کنید اگر Outlook به شما اطلاع داد که اقدام شما برای همه موارد در گروه اعمال خواهد شد.
-
فیلد To یا فیلد Bcc را انتخاب کنید. برای پیام‌های فهرست، آدرس‌هایی را به فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید تا از افشای آدرس هر مخاطب جلوگیری کنید.
اگر مخاطبی چندین آدرس ایمیل داشته باشد، Outlook هر آدرس را اضافه می کند. آدرس‌های غیر ضروری را حذف کنید تا از ارسال ایمیل تکراری به مخاطب خود جلوگیری کنید.
- در قسمت To، آدرس ایمیل خود را وارد کنید.
- پیام یا درخواست جلسه را بنویسید.
- پیام ارسال کنید.
