چه باید بدانیم
- داده ها را در سلول ها در ستون ها و ردیف ها وارد کنید تا یک پایگاه داده پایه ایجاد کنید.
- در صورت استفاده از سرصفحه، آنها را در اولین سلول هر ستون وارد کنید.
- هیچ ردیفی را در پایگاه داده خالی نگذارید.
این مقاله نحوه ایجاد پایگاه داده در اکسل برای مایکروسافت 365، اکسل 2019، اکسل 2016، اکسل 2013، اکسل 2010، اکسل برای مک، اکسل برای اندروید، و اکسل آنلاین را توضیح می دهد.
داده را وارد کنید
فرمت اصلی برای ذخیره داده ها در پایگاه داده اکسل یک جدول است. پس از ایجاد جدول، از ابزارهای داده اکسل برای جستجو، مرتب‌سازی و فیلتر کردن رکوردها در پایگاه داده برای یافتن اطلاعات خاص استفاده کنید.
برای دنبال کردن این آموزش، داده ها را همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است وارد کنید.
شناسه های دانشجویی را سریع وارد کنید
- دو شناسه اول، ST348-245 و ST348-246 را در سلول های A5 تایپ کنیدو A6، به ترتیب.
- این دو شناسه را برای انتخاب آنها برجسته کنید.
- دستگیره پر را به سلول A13 بکشید.
بقیه شناسه های دانشجویی به درستی در سلول های A6 تا A13 وارد می شوند.
داده ها را به درستی وارد کنید
هنگام وارد کردن داده ها، مهم است که مطمئن شوید که آن را به درستی وارد کنید. به غیر از ردیف 2 بین عنوان صفحه گسترده و عناوین ستون، هیچ سطر دیگری را هنگام وارد کردن اطلاعات خود خالی نکنید. همچنین، مطمئن شوید که هیچ سلول خالی نگذارید.
خطاهای داده ناشی از ورود نادرست داده ها منبع بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت داده ها است. اگر داده ها در ابتدا به درستی وارد شوند، برنامه به احتمال زیاد نتایج مورد نظر را به شما برمی گرداند.
ردیف ها رکورد هستند
هر ردیف از داده ها در پایگاه داده به عنوان رکورد شناخته می شود. هنگام وارد کردن سوابق، این دستورالعمل ها را در نظر داشته باشید:
- هیچ ردیفی را در جدول خالی نگذارید. این شامل عدم باقی ماندن یک ردیف خالی بین عنوان ستون و ردیف اول داده می شود.
- یک رکورد باید فقط حاوی داده‌های مربوط به یک مورد خاص باشد.
- یک رکورد همچنین باید شامل تمام داده های موجود در پایگاه داده در مورد آن مورد باشد. اطلاعاتی درباره یک مورد در بیش از یک ردیف نمی‌تواند وجود داشته باشد.
ستون ها فیلد هستند
در حالی که ردیف ها در پایگاه داده اکسل به عنوان رکورد نامیده می شوند، ستون ها به عنوان فیلد شناخته می شوند. هر ستون برای شناسایی داده های موجود به یک عنوان نیاز دارد. این سرفصل ها نام فیلدها نامیده می شوند.
- نام فیلدها برای اطمینان از اینکه داده‌های هر رکورد به ترتیب وارد شده است استفاده می‌شود.
- داده ها در یک ستون باید با همان قالب وارد شوند. اگر شروع به وارد کردن اعداد به صورت رقمی کردید (مثل 10 یا 20)، همینطور ادامه دهید. تغییر ندهید و شروع به وارد کردن اعداد به عنوان کلمه (مانند ده یا بیست) کنید. ثابت باشید.
- جدول نباید دارای هیچ ستون خالی باشد.
ایجاد جدول
پس از وارد کردن داده ها، می توان آنها را به جدول تبدیل کرد. برای تبدیل داده ها به جدول:
- سلول های A3 تا E13 را در کاربرگ برجسته کنید.
- برگه Home را انتخاب کنید.
- Format as Table را برای باز کردن منوی کشویی انتخاب کنید.
- گزینه آبی Table Style Medium 9 را برای باز کردن کادر گفتگوی Format as Table انتخاب کنید.
- در حالی که کادر محاوره ای باز است، سلول های A3 تا E13 در کاربرگ با یک خط نقطه ای احاطه شده اند.
- اگر خط نقطه چین محدوده صحیح سلول ها را احاطه کرده است، OK را در کادر محاوره ای Format as Table انتخاب کنید.
- اگر خط نقطه چین محدوده صحیح سلول ها را احاطه نمی کند، محدوده صحیح را در کاربرگ برجسته کنید و سپس OK را در کادر محاوره ای Format as Table انتخاب کنید.
فلش‌های کشویی در کنار نام هر فیلد اضافه می‌شوند و ردیف‌های جدول به‌صورت متناوب آبی روشن و تیره قالب‌بندی می‌شوند.
استفاده از ابزار پایگاه داده
پس از ایجاد پایگاه داده، از ابزارهایی که در زیر فلش های کشویی در کنار نام هر فیلد قرار دارند برای مرتب کردن یا فیلتر کردن داده های خود استفاده کنید.
مرتب سازی داده
- پیکان کشویی کنار قسمت نام خانوادگی را انتخاب کنید.
- مرتب کردن A به Z را برای مرتب کردن پایگاه داده بر اساس حروف الفبا انتخاب کنید.
- پس از مرتب‌سازی، Graham J. اولین رکورد در جدول است و Wilson R آخرین رکورد است.
Filter Data
- پیکان کشویی کنار فیلد Program را انتخاب کنید.
- چک باکس کنار Select All را برای پاک کردن همه چک باکس ها انتخاب کنید.
- باکس کنار Business را انتخاب کنید تا یک علامت به کادر اضافه کنید.
- OK را انتخاب کنید.
- فقط دو دانش آموز، G. Thompson و F. Smith قابل مشاهده هستند، زیرا آنها تنها دو دانش آموزی هستند که در برنامه تجاری ثبت نام کرده اند.
- برای نمایش همه رکوردها، فلش کشویی کنار فیلد Program را انتخاب کنید و Clear Filter from " Program" را انتخاب کنید.
گسترش پایگاه داده
برای افزودن رکوردهای اضافی به پایگاه داده خود:
- نشانگر موس خود را روی نقطه کوچک در گوشه سمت راست پایین جدول قرار دهید.
- نشانگر ماوس به یک پیکان دو سر تغییر می کند.
- دکمه سمت راست ماوس را فشار داده و نگه دارید و نشانگر را به پایین بکشید تا یک ردیف خالی به پایین پایگاه داده اضافه شود.
-
داده های زیر را به این ردیف جدید اضافه کنید:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: کریستوفر
سلول C14: A.
سلول D14: 22
سلول E14: علم
تکمیل قالب‌بندی پایگاه داده
- سلول های A1 تا E1 را در کاربرگ برجسته کنید.
- Home را انتخاب کنید.
- Merge and Center را برای مرکز عنوان انتخاب کنید.
- Fill Color را برای باز کردن لیست کشویی پر کردن رنگ انتخاب کنید.
- آبی، لهجه 1 را از لیست انتخاب کنید تا رنگ پس‌زمینه سلول‌های A1 به E1 را به آبی تیره تغییر دهید.
- رنگ قلم را برای باز کردن فهرست کشویی رنگ قلم انتخاب کنید.
- White را از لیست برای تغییر رنگ متن در سلول های A1 به E1 به سفید انتخاب کنید.
- سلول های A2 تا E2 را در کاربرگ برجسته کنید.
- Fill Color را برای باز کردن لیست کشویی پر کردن رنگ انتخاب کنید.
- آبی، لهجه ۱، روشن‌تر ۸۰ را از لیست انتخاب کنید تا رنگ پس‌زمینه سلول‌های A2 به E2 را به آبی روشن تغییر دهید.
- سلول های A4 تا E14 را در کاربرگ برجسته کنید.
- Center را برای تراز کردن متن در سلول های A14 تا E14 در مرکز انتخاب کنید.
توابع پایگاه داده
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
که در آن تابع D یکی از موارد زیر است:
- میانگین
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
نوع: پایگاه داده
توابع پایگاه داده زمانی مناسب هستند که از Google Sheets برای نگهداری داده های ساختاریافته، مانند پایگاه داده استفاده می شود. هر تابع پایگاه داده، Dfunction، تابع مربوطه را در زیر مجموعه ای از محدوده سلولی که به عنوان جدول پایگاه داده در نظر گرفته می شود، محاسبه می کند. توابع پایگاه داده سه آرگومان می گیرند:
- Database_arr یک محدوده، یک آرایه جاسازی شده یا آرایه ای است که توسط یک عبارت آرایه ایجاد می شود. ساختار آن به گونه ای است که هر سطر بعد از ردیف 1 یک رکورد پایگاه داده و هر ستون یک فیلد پایگاه داده باشد. ردیف 1 حاوی برچسب‌هایی برای هر فیلد است.
- Field_str|num نشان می دهد که کدام ستون (فیلد) حاوی مقادیری است که باید میانگین شوند. این می تواند به عنوان نام فیلد (رشته متن) یا شماره ستون بیان شود، که در آن ستون سمت چپ به صورت 1 نشان داده می شود.
- Criteria_arr یک محدوده، یک آرایه جاسازی شده یا آرایه ای است که توسط یک عبارت آرایه ایجاد می شود. ساختار آن به گونه ای است که سطر اول شامل نام(های) فیلدی است که معیار (معیارها) برای آنها اعمال می شود و سطرهای بعدی حاوی آزمون(های) شرطی است.
اولین ردیف در Criteria نام فیلدها را مشخص می کند. هر ردیف دیگر در Criteria یک فیلتر، مجموعه ای از محدودیت ها در زمینه های مربوطه را نشان می دهد. محدودیت ها با استفاده از نماد Query-by-Example توصیف می شوند و شامل یک مقدار برای مطابقت یا یک عملگر مقایسه و به دنبال آن یک مقدار مقایسه هستند. نمونه هایی از محدودیت ها عبارتند از: "شکلات"، "42"، ">=42"، و "42". یک سلول خالی به معنای عدم محدودیت در فیلد مربوطه است.
اگر همه محدودیت‌های فیلتر (محدودیت‌های ردیف فیلتر) رعایت شوند، فیلتربا یک ردیف پایگاه داده مطابقت دارد. یک ردیف پایگاه داده (یک رکورد) اگر حداقل یک فیلتر با آن مطابقت داشته باشد، معیارها را برآورده می کند. یک نام فیلد ممکن است بیش از یک بار در محدوده Criteria ظاهر شود تا محدودیت‌های متعددی را که به طور همزمان اعمال می‌شوند اجازه دهد (به عنوان مثال، دمای >=65 و دمای <=82).
DGET تنها تابع پایگاه داده ای است که مقادیر را جمع نمی کند. DGET مقدار فیلد مشخص شده در آرگومان دوم (به طور مشابه VLOOKUP) را تنها زمانی برمی گرداند که دقیقاً یک رکورد با معیارها مطابقت داشته باشد. در غیر این صورت، خطای عدم تطابق یا چندین تطابق را برمی‌گرداند.
