Excel قابلیت های مدیریت داده برنامه های پایگاه داده رابطه ای مانند SQL Server و Microsoft Access را ندارد. اما کاری که می تواند انجام دهد این است که به عنوان یک پایگاه داده ساده خدمت کند که الزامات مدیریت داده را پر می کند.
در اکسل، داده ها با استفاده از سطرها و ستون های یک کاربرگ سازماندهی می شوند. ویژگی جدول ورود، ویرایش و دستکاری داده ها را آسان می کند.
این دستورالعمل‌ها برای نسخه‌های Excel 2019، 2016، 2013، 2010 و Excel برای Microsoft 365 اعمال می‌شود.
شرایط پایگاه داده: رکوردها و فیلدها
پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مرتبط ذخیره شده در یک یا چند فایل کامپیوتری است. اغلب داده ها در جداول به گونه ای سازماندهی می شوند که به راحتی می توان آنها را به روز کرد، مرتب کرد، تصحیح کرد و فیلتر کرد.
یک پایگاه داده ساده، مانند اکسل، تمام اطلاعات مربوط به یک موضوع را در یک جدول نگه می دارد. از سوی دیگر، پایگاه‌های اطلاعاتی رابطه‌ای از جداول زیادی تشکیل شده‌اند که هر کدام حاوی اطلاعاتی درباره موضوعات مختلف، اما مرتبط هستند.
رکوردها
در اصطلاحات پایگاه داده، یک رکورد همه اطلاعات یا داده های مربوط به یک شی خاص در پایگاه داده را در خود نگه می دارد. در اکسل، هر سلول در یک کاربرگ حاوی یک مورد اطلاعات یا مقدار است.
فیلدها
هر مورد از اطلاعات در یک رکورد پایگاه داده، مانند شماره تلفن یا شماره خیابان، به عنوان یک فیلد نامیده می شود. در اکسل، سلول‌های مجزای یک کاربرگ به عنوان فیلد عمل می‌کنند، زیرا هر سلول می‌تواند حاوی یک تکه اطلاعات در مورد یک شی باشد.
نام فیلد
سازماندهی یک پایگاه داده حیاتی است تا بتوانید داده ها را برای یافتن اطلاعات خاص مرتب یا فیلتر کنید. افزودن عناوین ستون‌ها، که به نام فیلدها شناخته می‌شوند، ورود داده‌ها به ترتیب مشابه برای هر رکورد را آسان‌تر می‌کند.
پایگاه داده نمونه
در تصویر بالا، هر دانش آموز یک ردیف جداگانه در جدول دارد که حاوی تمام اطلاعات موجود در مورد آنها است.
هر سلول در یک ردیف یک فیلد حاوی یک قطعه اطلاعات است. نام فیلدها در ردیف سرصفحه کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که داده ها با نگه داشتن همه داده ها در مورد یک موضوع خاص، مانند نام یا سن، در یک ستون برای همه دانش آموزان، سازماندهی می شوند.
ابزارهای مدیریت داده اکسل
علاوه بر این، مایکروسافت چندین ابزار داده دارد تا کار با حجم وسیعی از داده‌های ذخیره شده در جداول اکسل را آسان‌تر کند و به حفظ آن در شرایط خوب کمک کند.
استفاده از فرم برای سوابق
یکی از این ابزارها فرم داده است. می‌توانید از آن برای یافتن، ویرایش، وارد کردن یا حذف رکوردها در جداول حاوی حداکثر 32 فیلد یا ستون استفاده کنید.
فرم پیش‌فرض شامل فهرستی از نام‌های فیلدها به ترتیبی است که در جدول مرتب شده‌اند تا اطمینان حاصل شود که کاربران رکوردها را به درستی وارد می‌کنند. در کنار نام هر فیلد یک کادر متنی برای وارد کردن یا ویرایش تک تک فیلدهای داده وجود دارد.
در حالی که امکان ایجاد فرم های سفارشی وجود دارد، ایجاد و استفاده از فرم پیش فرض اغلب تنها چیزی است که مورد نیاز است.
حذف سوابق داده تکراری
یک مشکل رایج در همه پایگاه های داده خطاهای داده است. علاوه بر اشتباهات املایی ساده یا از دست دادن فیلدهای داده، رکوردهای داده های تکراری می تواند با افزایش اندازه جدول داده ها نگران کننده باشد.
یکی دیگر از ابزارهای داده اکسل می تواند برای حذف این رکوردهای تکراری استفاده شود - اعم از تکراری دقیق یا جزئی.
مرتب سازی داده ها در اکسل
مرتب‌سازی به معنای سازماندهی مجدد داده‌ها بر اساس یک ویژگی خاص است، مانند مرتب‌سازی جدول بر اساس حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی یا ترتیب زمانی از قدیمی‌ترین به جوان‌ترین.
گزینه‌های مرتب‌سازی اکسل شامل مرتب‌سازی بر اساس یک یا چند فیلد، مرتب‌سازی سفارشی، مانند تاریخ یا زمان، و مرتب‌سازی بر اساس ردیف‌ها است که امکان ترتیب مجدد فیلدها را در جدول فراهم می‌کند.
