چه باید بدانیم
- انتخاب یک سلول > Home برگه > مرتب‌سازی و فیلتر > Filter سپس یک پیکان سرصفحه ستون را برای فیلتر کردن یا مرتب کردن داده ها انتخاب کنید.
- برای محافظت در برابر خطاهای داده، هیچ ردیف یا ستون خالی در جدول نگذارید.
صفحه گسترده اکسل می تواند حجم عظیمی از داده ها را در خود جای دهد. اکسل دارای ابزارهای داخلی است که به شما کمک می کند اطلاعات خاصی را زمانی که می خواهید بازیابی کنید پیدا کنید. در اینجا نحوه ایجاد، فیلتر کردن و مرتب‌سازی فهرست داده‌ها در Excel 2019، 2016، 2013، 2010 آمده است. اکسل برای مایکروسافت 365؛ اکسل آنلاین؛ و اکسل برای مک.
ایجاد فهرست داده در اکسل
بعد از اینکه داده ها را به درستی در جدول وارد کردید و هدرهای مناسب را وارد کردید، جدول را به یک لیست تبدیل کنید.
- یک سلول در جدول را انتخاب کنید.
- انتخاب Home > مرتب‌سازی و فیلتر > فیلتر.
-
فلش های سرصفحه ستون در سمت راست هر سرصفحه ظاهر می شود.
Image - وقتی یک پیکان سرصفحه ستون را انتخاب می کنید، یک منوی فیلتر ظاهر می شود. این منو شامل گزینه‌هایی برای مرتب‌سازی فهرست بر اساس هر یک از نام‌های فیلد و جستجوی فهرست برای رکوردهایی است که با معیارهای خاصی مطابقت دارند.
- لیست داده های خود را مرتب کنید تا هر داده خاصی را که می خواهید بازیابی کنید پیدا کنید.
توجه داشته باشید که یک جدول داده باید حداقل دو رکورد داده قبل از ایجاد یک لیست داشته باشد.
اطلاعات جدول پایه اکسل
فرمت اصلی برای ذخیره داده ها در اکسل یک جدول است. در جدول، داده ها در ردیف ها وارد می شوند. هر ردیف به عنوان رکورد شناخته می شود. پس از ایجاد جدول، از ابزارهای داده اکسل برای جستجو، مرتب‌سازی و فیلتر کردن رکوردها برای یافتن اطلاعات خاص استفاده کنید.
ستون
در حالی که ردیف های جدول به عنوان رکورد نامیده می شوند، ستون ها به عنوان فیلد شناخته می شوند. هر ستون برای شناسایی داده های موجود به یک عنوان نیاز دارد. این عناوین را نام فیلدها می نامند. نام فیلدها برای اطمینان از اینکه داده‌های هر رکورد به ترتیب وارد می‌شوند استفاده می‌شود.
اطمینان حاصل کنید که داده ها را در یک ستون با استفاده از یک قالب ثابت وارد کنید. به عنوان مثال، اگر اعداد به عنوان رقم وارد می شوند (مانند 10 یا 20،) آن را ادامه دهید. تغییر ندهید و شروع به وارد کردن اعداد به عنوان کلمه کنید (مانند "ده" یا "بیست").
همچنین مهم است که هیچ ستونی در جدول خالی نگذارید و توجه داشته باشید که جدول قبل از ایجاد لیست باید حداقل دو ستون داشته باشد.
نگهبانی در برابر خطاهای داده
هنگام ایجاد جدول، مطمئن شوید که داده ها به درستی وارد شده اند. خطاهای داده ناشی از ورود نادرست داده ها منشا بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت داده ها است. اگر داده ها در ابتدا به درستی وارد شوند، نتایج مورد نظر خود را دریافت خواهید کرد.
برای محافظت در برابر خطاهای داده، هیچ سطر خالی در جدول در حال ایجاد، حتی بین سرفصل ها و ردیف اول داده ها، خالی نگذارید. مطمئن شوید که هر رکورد حاوی داده‌های مربوط به یک مورد خاص است و هر رکورد حاوی تمام داده‌های مربوط به آن آیتم باشد. اطلاعاتی درباره یک مورد در بیش از یک ردیف نمی‌تواند وجود داشته باشد.
