چه باید بدانید
- ابتدا داده ها را در یک برگه اکسل سازماندهی کنید.
- بعد، در Word، Mailings > Start Mail Merge > را انتخاب کنید. Mailings > انتخاب گیرندگان > استفاده از فهرست موجود > برگه را باز کنید..
- در نهایت، با رفتن به Mailings > درج فیلد ادغام ، فیلدها را در Word ادغام کنید. یک فیلد را انتخاب کنید و Insert را فشار دهید.
این مقاله نحوه استفاده از ویژگی ادغام نامه در مایکروسافت ورد و اکسل را برای ترکیب متن از یک سند Word با یک سند منبع داده، مانند یک صفحه گسترده، توضیح می دهد.دستورالعمل‌های این مقاله برای Word برای Microsoft 365، Word 2019، Word 2016، Word 2013 و Word 2010 اعمال می‌شود.
آماده کردن داده ها برای ادغام نامه
ویژگی ادغام ایمیل Word به طور یکپارچه با داده های اکسل کار می کند. در حالی که می توانید یک منبع داده در Word ایجاد کنید، گزینه های استفاده از این داده ها محدود است. اگر داده‌های فهرست پستی را در صفحه‌گسترده دارید، نیازی به تایپ مجدد اطلاعات در منبع داده Word نیست.
می توانید از هر کاربرگ اکسل در تابع ادغام ایمیل Word بدون هیچ آمادگی خاصی استفاده کنید. اما برای جلوگیری از خطا در فرآیند ادغام نامه، ایده خوبی است که داده ها را در صفحه گسترده سازماندهی کنید.
مطمئن شوید که قبل از شروع ادغام نامه، هرگونه تغییری که می خواهید در صفحه گسترده ایجاد کنید تکمیل شده است. پس از شروع ادغام، ایجاد هر گونه تغییر می تواند باعث ایجاد خطا در ادغام ایمیل شود.
سازماندهی داده های صفحه گسترده
داده های فهرست پستی اکسل خود را در ردیف ها و ستون ها سازماندهی کنید. هر سطر را به عنوان یک رکورد واحد و هر ستون را به عنوان فیلدی که قرار است در سند خود وارد کنید، در نظر بگیرید.
- قرار دادن همه داده ها در یک برگه: داده های لیست پستی که می خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید باید در یک برگه باشد. اگر در چندین برگه پخش شده است، برگه ها را ترکیب کنید یا چندین نامه را ادغام کنید. همچنین، مطمئن شوید که برگه‌ها به وضوح نام‌گذاری شده‌اند، زیرا باید برگه‌ای را که می‌خواهید استفاده کنید بدون اینکه بتوانید آن را مشاهده کنید، انتخاب کنید.
- ایجاد یک ردیف سرصفحه: یک ردیف سرصفحه برای برگه ای که می خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید ایجاد کنید. ردیف سرصفحه‌ای است که حاوی برچسب‌هایی است که داده‌های سلول‌های زیر آن را شناسایی می‌کند. برای اینکه اکسل به راحتی بین داده‌ها و برچسب‌ها تمایز قائل شود، از متن پررنگ، حاشیه‌های سلول و سایه‌زنی سلولی استفاده کنید که منحصر به سطر هدر هستند. همچنین، مطمئن شوید سرصفحه‌هایی که انتخاب می‌کنید با نام فیلدهای ادغام مطابقت داشته باشند، که احتمال بروز خطا را نیز کاهش می‌دهد.
- قالب‌بندی صحیح داده‌های عددی: مطمئن شوید که مواردی مانند شماره‌های خیابان و کد پستی به‌درستی برای شکل ظاهری آنها پس از ادغام ایمیل، قالب‌بندی شده باشند. قالب بندی نادرست اعداد می تواند باعث ایجاد خطا در ادغام شود.
چگونه فهرست دریافت کنندگان ادغام نامه را مشخص کنیم
در اینجا نحوه مرتبط کردن کاربرگ اکسل آماده شده حاوی لیست پستی با سند Word شما آمده است:
-
در Word سندی را که به عنوان الگوی ادغام ایمیل خود استفاده می کنید باز کنید. این می تواند یک سند جدید یا یک سند موجود باشد. Mailings > شروع ادغام نامه را انتخاب کنید.
Image -
نوع ادغام مورد نظر برای اجرا را انتخاب کنید. گزینه های شماهستند
- حروف
- پیام های ایمیل
- پاکت
- حروف
- دایرکتوری
اگر ترجیح می دهید، می توانید از Mail Merge Wizard نیز برای ایجاد ادغام نامه های خود استفاده کنید. برای این مثال، مراحل ایجاد یک ادغام نامه به صورت دستی را طی می کنیم.
-
سپس، به برگه Mailings بروید و Select Recipients > استفاده از فهرست موجود را انتخاب کنید..
Image - به فایل اکسلی که برای ادغام ایمیل آماده کردید پیمایش کنید و انتخاب کنید، سپس Open را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
اگر Word از شما خواسته است، Sheet1$ > OK را انتخاب کنید.
اگر اکسل شما دارای سرصفحه ستون است، کادر نخستین ردیف داده حاوی سرصفحه ستون را علامت بزنید. را انتخاب کنید.
ایجاد یا ویرایش سند ادغام نامه
با اتصال صفحه گسترده اکسل به سند ادغام ایمیلی که در Word ایجاد می کنید، زمان ویرایش سند Word فرا رسیده است.
در حال حاضر نمی توانید تغییراتی در منبع داده خود در اکسل ایجاد کنید. برای ایجاد تغییرات در داده‌ها، قبل از باز کردن منبع داده در اکسل، سند را در Word ببندید.
درج فیلدهای ادغام در سند خود
در Word، Mailings > Insert Merge Field را انتخاب کنید تا اطلاعات را از صفحه گسترده به سند بکشید. فیلدی را که می‌خواهید اضافه کنید (نام، نام خانوادگی، شهر، ایالت یا موارد دیگر) انتخاب کنید، سپس Insert را انتخاب کنید.
مشاهده اسناد ادغام ایمیل
Word هنگام درج فیلدهای ادغام در یک سند، قالب بندی را از منبع داده منتقل نمی کند. اگر می‌خواهید قالب‌بندی مانند ایتالیک، پررنگ یا زیرخط را اعمال کنید، این کار را در Word انجام دهید.
هنگام مشاهده سند با فیلدها، فلش های دوتایی را در دو طرف فیلدی که می خواهید قالب بندی را اعمال کنید، انتخاب کنید. هنگام مشاهده داده های ادغام شده در سند، متنی را که می خواهید تغییر دهید برجسته کنید.
هر گونه تغییر قالب بندی در تمام اسناد ادغام شده انجام می شود، نه فقط سند ادغامی که آن را تغییر داده اید.
پیش‌نمایش اسناد ادغام شده
برای پیش نمایش اسناد ادغام شده، به Mailings > پیش نمایش نتایج بروید. این دکمه مانند یک سوئیچ کار می کند، بنابراین اگر می خواهید به مشاهده فقط فیلدها و نه داده های موجود در آنها برگردید، دوباره آن را فشار دهید.
با استفاده از دکمه‌های موجود در برگه نامه‌ها، در اسناد ادغام شده پیمایش کنید. آنها از چپ به راست عبارتند از: اولین رکورد ، رکورد قبلی ، رفتن به ضبط ، رکورد بعدی و آخرین رکورد.
قبل از اینکه اسناد را ادغام کنید، همه آنها یا هر تعداد که می توانید را پیش نمایش کنید تا بررسی کنید که همه چیز به درستی ادغام شده است. به علائم نگارشی و فاصله در اطراف داده های ادغام شده توجه ویژه ای داشته باشید.
نهایی کردن سند ادغام نامه
وقتی آماده ادغام اسناد هستید، دو انتخاب دارید:
- چاپ اسناد: اسناد را با چاپگر ادغام کنید. اگر این گزینه را انتخاب کنید، اسناد بدون هیچ تغییری به چاپگر ارسال می شوند. برای انجام این کار، Mailings> Finish & Merge > چاپ اسناد را انتخاب کنید.
- ویرایش اسناد فردی: اگر می خواهید برخی یا همه اسناد را شخصی کنید (یک جایگزین اضافه کردن یک فیلد یادداشت در منبع داده برای یادداشت های شخصی شده است) یا موارد دیگر را ایجاد کنید. تغییرات قبل از چاپ، هر سند جداگانه را ویرایش کنید. برای انجام این کار، Mailings > Finish & Merge > ویرایش اسناد فردی را انتخاب کنید
هر روشی که انتخاب کنید، با یک کادر محاوره ای به شما نمایش داده می شود که در آن می توانید به Word بگویید همه رکوردها، رکورد فعلی یا طیفی از رکوردها را ادغام کند. رکوردهایی را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید، سپس OK را انتخاب کنید.
اگر می‌خواهید محدوده‌ای را ادغام کنید، عدد ابتدایی و عدد نهایی را برای رکوردهایی که می‌خواهید در ادغام قرار دهید وارد کنید، سپس OK را انتخاب کنید.
