چه باید بدانیم
- حساب Non-Exchange: یک الگوی پیام ایمیل جدید ایجاد کنید و سپس یک قانون برای ارسال پاسخ خودکار ایجاد کنید.
- حساب تبادل: فایل > اطلاعات > پاسخ‌های خودکار > ارسال پاسخ خودکار > نوشتن پیام > انتخاب زمان شروع و پایان > OK.
- در Outlook.com: Settings > مشاهده همه تنظیمات Outlook > Mail3 64 پاسخ‌های خودکار > روشن کردن پاسخ‌های خودکار > نوشتن > ذخیره..
این مقاله نحوه ایجاد یک پیام پاسخ خارج از دفتر برای Outlook 2019، 2016، 2013 را توضیح می دهد. Outlook برای Microsoft 365 و Outlook.com بسته به نوع حسابی که استفاده می کنید. همچنین نحوه تعیین اینکه آیا یک حساب Exchange دارید یا خیر توضیح می دهد.
نحوه تنظیم پاسخ‌های خودکار در Outlook
یک پاسخ خودکار موثر خارج از دفتر در Outlook اطمینان حاصل می کند که در زمانی که شما دور هستید، مردم می دانند که در زمان بازگشت در دسترس نیستید و اگر مشکلی دارند که نیاز فوری دارد چه کاری باید انجام دهند. توجه.
تنظیم یک پاسخ خارج از دفتر در Outlook بسته به اینکه حساب ایمیل شما روی سرور Microsoft Exchange باشد یا یک حساب ایمیل IMAP یا POP (مانند سرویس های ایمیل رایج مانند Gmail، Yahoo Mail) متفاوت است. و دیگران).
چگونه بفهمیم که آیا حساب صرافی دارید
اگر مطمئن نیستید که آیا از Outlook با یک حساب Exchange استفاده می کنید، به نوار وضعیت در پایین پنجره Outlook نگاه کنید. اگر از یک حساب Exchange استفاده می‌کنید، اتصال به: Microsoft Exchange را در نوار وضعیت خواهید دید.
الگوی ایمیل پاسخ خودکار خود را ایجاد کنید
برای تنظیم یک پاسخ خودکار در Outlook برای یک حساب ایمیل IMAP یا POP (برای Exchange، به ادامه مطلب زیر مراجعه کنید)، از ویژگی قوانین Outlook استفاده کنید. با ایجاد یک الگوی ایمیل برای ایمیل پاسخ خودکار که برای گیرندگان در زمانی که شما دور هستید، ارسال می شود. شروع کنید.
-
ایمیل جدید را انتخاب کنید.
Image -
موضوع را برای ایمیل و متن پیام که به گیرنده می گوید در دسترس نیستید وارد کنید.
به گیرندگان اجازه دهید بدانند چه زمانی می توانند پاسخ شخصی از شما داشته باشند و از میزان اطلاعاتی که در پاسخ خودکار خود فاش می کنید آگاه باشند زیرا افشای اطلاعات بیش از حد می تواند خطرآفرین باشد.
-
وقتی نوشتن پیام پاسخ خودکار خود را به پایان رساندید، File را انتخاب کنید.
Image -
ذخیره به عنوان را انتخاب کنید.
Image -
Save به عنوان نوع را انتخاب کنید و Outlook Template را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
Outlook به طور پیش فرض از موضوع الگو به عنوان نام در کادر متنی نام فایل استفاده می کند. این را به هر چیزی که دوست دارید تغییر دهید تا به شما امکان دهد بدانید که فایل الگوی ایمیل خارج از دفتر شما است.
-
ذخیره را انتخاب کنید.
Image - پنجره پیام را ببندید.
ایجاد یک قانون پاسخ خودکار خارج از دفتر
گام بعدی برای حساب‌های ایمیل IMAP یا POP تنظیم یک قانون Outlook است. این قانون با استفاده از قالبی که در بخش قبلی ایجاد کرده‌اید، پاسخی ارسال می‌کند.
-
انتخاب File > اطلاعات.
Image -
انتخاب مدیریت قوانین و هشدارها.
Image -
برگه قوانین ایمیل را انتخاب کنید.
Image -
در تغییرات را در این پوشه اعمال کنید، حساب ایمیلی را که در حال ایجاد پاسخ خودکار برای آن هستید انتخاب کنید.
شما این گزینه را خواهید داشت که در مرحله بعد قانون جدید خود را برای همه حساب ها اعمال کنید.
-
قانون جدید را انتخاب کنید.
Image -
در بخش شروع از یک قانون خالی ، اعمال قانون در پیام هایی که دریافت می کنم را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image - بعدی را انتخاب کنید.
-
در مرحله ۱: شرایط(های) را انتخاب کنید، کادر جایی که نام من در کادر To است را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
قانون پاسخ خودکار به همه نامه‌های دریافتی پاسخ می‌دهد اگر تمام کادرهای چک شرط را پاک کنید.
Image - بعدی را انتخاب کنید.
-
تعداد مرحله 1: عملکرد(های) را انتخاب کنید، کادر انتخاب پاسخ با استفاده از یک الگوی خاص را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در مرحله ۲: شرح قانون را ویرایش کنید (روی مقدار زیرخط دار کلیک کنید) ، پیوند الگوی خاص را انتخاب کنید.
Image -
پیکان کشویی Look In را انتخاب کنید، سپس User Templates را در File System انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
الگویی را که ایجاد کردید برجسته کنید.
Image - باز کردن را انتخاب کنید.
- در کادر محاوره ای Rules Wizard ، Next را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
تعداد مرحله 1: استثنا(ها) را انتخاب کنید ، کادر را انتخاب کنید به جز اگر پاسخ خودکار باشد را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image - بعدی را انتخاب کنید.
- در مرحله ۱: یک نام برای این قانون تعیین کنید، یک نام برای قانون پاسخ خودکار خود تایپ کنید.
-
در مرحله ۲: گزینه‌های قانون را تنظیم کنید ، اگر می‌خواهید پاسخگوی خودکار را فعال کنید، کادر روشن کردن این قانون را انتخاب کنید. اگر نمی‌خواهید پاسخ خودکار اکنون فعال باشد، کادر را پاک کنید.
اگر چندین حساب ایمیل دارید که می خواهید از این پاسخ دهنده خودکار در آنها استفاده کنید، کادر انتخاب Create this rule on all accounts را انتخاب کنید.
- انتخاب پایان.
- در کادر محاوره ای Rules and Alerts ، OK را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Outlook یک پاسخ خودکار به آدرس هر ایمیل دریافتی یک بار در هر جلسه ارسال می کند. پس از بسته شدن و باز شدن مجدد Outlook، دومین پاسخ خودکار ارسال می شود.
چگونه پاسخ‌های خودکار را برای حساب‌های ایمیل IMAP و POP فعال و غیرفعال کنیم
برای حساب‌های ایمیل IMAP و POP، هر زمان که به آن نیاز داشتید، پاسخ‌دهنده خودکار را فعال کنید. برو به File > Manage Rules & Alerts > قوانین ایمیل ، کادر کناری خودکار خود را انتخاب کنید قانون پاسخ‌دهنده، سپس OK را انتخاب کنید.
برای غیرفعال کردن پاسخگو، کادر را پاک کنید، سپس OK را انتخاب کنید.
پاسخ‌های خودکار برای حساب‌های Microsoft Exchange
اگر حساب ایمیل شما یک حساب Microsoft Exchange است (می توانید یک حساب Outlook.com را به عنوان یک حساب Exchange در Outlook تنظیم کنید)، می توانید پاسخ خودکار خارج از دفتر را مستقیماً در سرور تنظیم کنید. این مراحل را برای Outlook 2019، 2016، و Outlook برای Microsoft 365 دنبال کنید.
- انتخاب File > اطلاعات.
-
انتخاب پاسخ‌های خودکار.
Image -
ارسال پاسخ‌های خودکار را انتخاب کنید. پیام پاسخ خودکار خود را در کادر متن بنویسید.
برای غیرفعال کردن پاسخ خودکار، به کادر گفتگوی Automatic Replies بروید و پاسخ خودکار ارسال نشود را انتخاب کنید. پاسخ‌های خودکار دیگر ارسال نمی‌شوند.
- اختیاری، بازه زمانی را که می‌خواهید پاسخ خودکار فعال باشد را تعیین کنید. کادر فقط ارسال در این بازه زمانی را انتخاب کنید. سپس زمان شروع و زمان پایان را تنظیم کنید فقط پیام‌هایی که در این محدوده دریافت می‌شوند پاسخ خودکار دریافت می‌کنند.
-
اگر در داخل یک شرکت یا سازمان کار می کنید، ممکن است گزینه های دیگری برای پاسخ های خودکار خود داشته باشید:
- Inside My Organization: این پیام به پیام‌هایی ارسال می‌شود که از دیگران در داخل همان شرکت یا سازمان شما ارسال می‌شود.
- خارج از سازمان من: پیام برای افراد خارج از سازمان شما ارسال می شود. کادر انتخاب پاسخ خودکار به افراد خارج از سازمان من را انتخاب کنید.
پاسخ‌های خودکار خطرات امنیتی دارد.
- OK را انتخاب کنید.
ابزارها و افزونه‌های پاسخ‌دهنده خودکار Outlook
به جای تنظیم یک قانون در Outlook به صورت دستی، از افزونه ای مانند Mail Responder برای Outlook یا ابزارهایی مانند Email Responder (FreeBusy) یا Auto Reply Manager استفاده کنید. این ابزارها برای ارسال تنها پاسخ‌های ضروری خارج از دفتر هوشمند هستند.
برای حفظ پاسخ‌های خارج از دفتر به صورت متمرکز در سرور Exchange (از جمله الگوهای دارای فیلدهای ادغام شده با Active Directory)، Symprex Out-of-Office Manager را امتحان کنید.
چگونه پاسخ‌های خودکار را در Outlook.com روشن کنیم
فعال کردن پاسخ‌های خودکار در Outlook.com یک فرآیند ساده است. این ویژگی به اندازه نرم افزار Outlook گزینه های زیادی را ارائه نمی دهد، اما استفاده از آن آسان است.
-
در صفحه ایمیل Outlook.com، Settings > مشاهده همه تنظیمات Outlook را انتخاب کنید.
Image -
انتخاب Mail > پاسخ‌های خودکار.
Image -
روشن کردن کلید روشن کردن پاسخ‌های خودکار روشن کنید.
برای خاموش کردن پاسخ‌های خودکار، کلید پاسخ‌های خودکار را رویخاموش کنید.
Image - اختیاری: کادر انتخاب ارسال پاسخ‌ها فقط در یک بازه زمانی را انتخاب کنید. زمان شروع و زمان پایان را مشخص کنید. پاسخ‌های خودکار فقط در این بازه زمانی ارسال می‌شوند.
-
پیامی را که می خواهید ارسال کنید در حالی که پاسخ های خودکار فعال هستند وارد کنید.
Image - در صورت تمایل، کادر انتخاب ارسال پاسخ‌ها فقط به مخاطبین را انتخاب کنید تا پاسخ‌های خودکار فقط به افراد و آدرس‌های ایمیل در مخاطبین Outlook.com ارسال شود.
- ذخیره را انتخاب کنید.
