کار زیادی روی صفحه گسترده اکسل خود کشیده اید، اجازه ندهید از بین برود زیرا فراموش کرده اید آن را ذخیره کنید. از این نکات استفاده کنید تا کار خود را برای دفعه بعدی که به آن فایل مهم نیاز دارید، ایمن نگه دارید و ذخیره کنید. هنگامی که می خواهید کار خود را به اشتراک بگذارید، کتاب کار را در قالب PDF ذخیره کنید.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. Excel برای Microsoft 365 و Excel برای Mac.
استفاده از کلیدهای میانبر ذخیره اکسل
سه راه برای ذخیره فایل در اکسل وجود دارد:
- File > ذخیره به عنوان را انتخاب کنید. در Excel 2019، File > ذخیره یک کپی را انتخاب کنید.
- Save را در نوار ابزار دسترسی سریع انتخاب کنید.
- از کلید میانبر Ctrl+ S استفاده کنید.
اگر روی Mac کار می کنید، به جای کلید Control از کلید Command استفاده کنید.
اگر فایل قبلاً ذخیره شده باشد، در حالی که ذخیره انجام می شود، نشانگر به نماد ساعت شنی تغییر می کند. اگر کتاب کار برای اولین بار ذخیره می شود، کادر محاوره ای Save As باز می شود.
برای اولین بار صرفه جویی
هنگامی که یک فایل برای اولین بار ذخیره می شود، دو قسمت از اطلاعات باید در کادر محاوره ای ذخیره به عنوان مشخص شود. یک نام برای فایل وارد کنید و مکانی را انتخاب کنید که در آن ذخیره شود.
نام فایل‌ها می‌توانند حداکثر ۲۵۵ کاراکتر از جمله فاصله داشته باشند.
خط پایین
استفاده از Ctrl+S یک راه آسان برای ذخیره داده است. از این میانبر به طور مکرر، حداقل هر پنج دقیقه، برای جلوگیری از از دست دادن داده استفاده کنید.
پین کردن ذخیره مکانها
اگر فایل‌ها یا پوشه‌های خاصی را اغلب در اکسل باز می‌کنید، آنها را به فهرست فایل‌هایی که اخیراً باز شده‌اند پین کنید. این باعث می شود مکان به راحتی در بالای لیست اخیر قابل دسترسی باشد.
هیچ محدودیتی برای تعداد مکان هایی که می توان پین کرد وجود ندارد. برای پین کردن مکان ذخیره:
-
برای پین کردن یک پوشه، File > ذخیره به عنوان را انتخاب کنید.
Image -
Recent را انتخاب کنید و در سمت راست پنجره، نشانگر را روی workbook یا پوشه‌ای که می‌خواهید پین کنید نگه دارید. یک تصویر افقی کوچک از یک پین فشار برای آن مکان ظاهر می‌شود.
Image -
پین را برای آن مکان انتخاب کنید. پوشه به لیست پین شده منتقل می شود و پین فشار افقی به پین فشار عمودی تغییر می کند.
Image - برای برداشتن پین یک مکان، پین فشار عمودی را انتخاب کنید تا آن را به پین افقی تغییر دهید و آن را از لیست پین شده حذف کنید.
خط پایین
وقتی می خواهید یک کپی از یک کاربرگ یا یک کتاب کار کامل داشته باشید که هیچ کس نتواند آن را ویرایش کند و همه بتوانند فایل های Excel شما را در قالب PDF مشاهده، تبدیل یا ذخیره کنند. یک فایل PDF (قالب سند قابل حمل) به دیگران این امکان را می دهد که اسناد را بدون نیاز به برنامه اصلی مانند Excel نصب شده بر روی رایانه خود مشاهده کنند. در عوض، کاربران فایل را با یک برنامه PDF خوان رایگان مانند Adobe Acrobat Reader باز می کنند.
ذخیره کاربرگ فعال در قالب PDF
هنگام ذخیره یک فایل در قالب PDF، به طور پیش فرض فقط کاربرگ فعلی یا فعال (کاربرگ روی صفحه) ذخیره می شود.
برای ذخیره یک کاربرگ Excel در قالب PDF:
-
پرونده را انتخاب کنید.
Image -
Save As را انتخاب کنید تا پنجره Save As باز شود.
Image -
مکانی را که می خواهید فایل را ذخیره کنید انتخاب کنید.
Image -
یک نام برای فایل وارد کنید.
Image -
ذخیره به عنوان نوع فلش رو به پایین را انتخاب کنید.
Image -
در فهرست اسکرول کنید تا PDF (.pdf) را پیدا کرده و انتخاب کنید.
Image -
Save را برای ذخیره فایل در قالب PDF و بستن پنجره انتخاب کنید.
Image
ذخیره کل کتاب کار در قالب PDF
گزینه پیش‌فرض Save As فقط کاربرگ فعلی را در قالب PDF ذخیره می‌کند. این مراحل را دنبال کنید تا کل کتاب کار خود را به عنوان یک فایل PDF ذخیره کنید:
-
انتخاب File > ذخیره به عنوان.
Image -
Browse را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save As باز شود.
Image -
ذخیره به عنوان نوع را انتخاب کنید تا یک لیست کشویی باز شود و PDF را انتخاب کنید. دکمه Options در کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود.
Image -
Options را برای باز کردن کادر گفتگوی گزینه‌ها انتخاب کنید.
Image -
Select کل کتاب کار در قسمت Publish what.
Image -
OK را برای بازگشت به کادر محاوره‌ای Save As انتخاب کنید.
Image - Save را انتخاب کنید تا کتاب کار در قالب PDF ذخیره شود و کادر محاوره ای ببندید.
ذخیره خودکار در OneDrive
اگر از مایکروسافت 365 استفاده می کنید، اکسل به طور خودکار کار شما را ذخیره می کند زمانی که انتخاب می کنید فایل ها را در حساب ذخیره سازی ابری OneDrive خود ذخیره کنید. هنگامی که فایل‌های شما در OneDrive ذخیره می‌شوند، اسناد به‌طور خودکار هر چند ثانیه ذخیره می‌شوند و نیازی به انتخاب مداوم ذخیره یا استفاده از کلیدهای میانبر را از بین می‌برند.
برای اینکه عملکرد ذخیره خودکار کار کند، اسناد را در مکانی در پوشه OneDrive خود ذخیره کنید. عملکرد ذخیره خودکار با هیچ مکانی روی رایانه شخصی یا Mac شما کار نمی کند.
اگر مایکروسافت 365 دارید و فایل‌های خود را در OneDrive ذخیره می‌کنید، ذخیره خودکار را با انتخاب کلید جابه‌جایی در گوشه سمت چپ بالای صفحه اکسل فعال کنید. وقتی فعال باشد، سوئیچ می گوید On. برای خاموش کردن ویژگی و ذخیره کار خود به صورت دستی، آن را به خاموش تغییر دهید.
