Flash Fill به شما کمک می کند تا داده ها را با سرعت بیشتری در Microsoft Excel وارد کنید. الگوهای موجود در داده‌هایی را که وارد می‌کنید بررسی می‌کند و پیشنهادهایی برای تکمیل ورودی شما ارائه می‌کند و کل ستون‌ها را با مقادیر مرتبط پر می‌کند. به خواندن ادامه دهید تا یاد بگیرید چگونه از Flash Fill in Excel برای افزایش سرعت و دقت در ورود اطلاعات استفاده کنید.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016 و 2013 اعمال می شود. اکسل برای مایکروسافت 365، اکسل آنلاین و اکسل برای مک. Flash Fill در نسخه های قبلی اکسل موجود نیست.
Flash Fill مشابه روشی است که تکمیل خودکار در مرورگر وب کار می کند، اما بسیار هوشمندتر است.تکمیل خودکار اکسل تا حدودی متفاوت عمل می کند و به شما امکان می دهد فرمول ها و مقادیر را در آرایه های افقی یا عمودی در یک صفحه گسترده کپی کنید. اکسل در واقع از یادگیری ماشینی برای Flash Fill استفاده می‌کند، که به آن اجازه می‌دهد پیشنهادهای هوشمندانه‌ای برای آنچه ممکن است بخواهید وارد کنید ارائه دهد.
نحوه استفاده از Flash Fill در Excel
دو راه برای استفاده از flash fill در اکسل وجود دارد. همیشه در پس‌زمینه کار می‌کند و هنگام تایپ در هر سلولی پیشنهاداتی را ارائه می‌دهد. ساده ترین و رایج ترین راه برای استفاده از Flash Fill این است که این پیشنهادات را با فشار دادن کلید Enter بپذیرید. راه دوم برای استفاده از Flash Fill استفاده از دستوری در تب DATA روبان برای پر کردن خودکار تعدادی از سلول ها در یک زمان است.
Flash Fill در حال حاضر از نظر قابلیت های بسیار محدود است. فقط زمانی کار می کند که ستونی که داده ها را وارد می کنید مستقیماً در مجاورت ستون حاوی داده های منبع باشد. داده‌های منبع، داده‌هایی هستند که حاوی الگویی هستند که Flash Fill برای تولید مقادیر استفاده می‌کند.کمی عجیب است که فقط با ستون ها کار می کند و نه ردیف ها، بنابراین نمی توانید به طور خودکار یک ردیف از داده ها را پر کنید.
استفاده از Flash Fill در حین تایپ
هنگامی که در حال تایپ هستید، Flash Fill همیشه در پس‌زمینه کار می‌کند. اگر فکر می‌کند می‌تواند آنچه را که می‌خواهید در ستون وارد کنید را ببیند، پیشنهاد می‌کند که چگونه می‌توانید فوراً کل ورودی را تکمیل کنید. با استفاده از این روش، می توانید Flash Fill را به عنوان پسوند تکمیل خودکار اکسل در نظر بگیرید. در حالی که تکمیل خودکار پیشنهاداتی را برای آنچه ممکن است در یک سلول جداگانه تایپ کنید ارائه می‌کند، Flash Fill به شما امکان می‌دهد ستون‌های کامل داده را تکمیل کنید.
برای استفاده از Flash Fill هنگام تایپ کردن، این مراحل را دنبال کنید:
- یک ستون جدید در کنار ستون با داده های منبع وارد کنید.
- مقدار لازم را در اولین سلول ستون جدید تایپ کنید.
-
شروع به تایپ مقدار در ستون دوم کنید. اگر اکسل الگو را تشخیص دهد، پیش نمایشی ظاهر می شود که نشان می دهد از چه مقادیری برای سلول های باقی مانده استفاده می کند.
Image -
کلید Enter را فشار دهید و مقادیر به طور خودکار درج می شوند.
Image - همین، به همین سادگی!
می توانید همچنان از Flash Fill در ستون های بعدی برای استخراج موارد مختلف داده استفاده کنید. تا زمانی که ستون حاوی الگو از ستونی که مقادیر را وارد می‌کنید جدا نشده باشد، اکسل باید الگو را شناسایی کند. در ادامه مثال قبلی، نام ها را نیز می توان استخراج کرد.
استفاده از Flash Fill از روبان
جایی که Flash Fill یک الگو را تشخیص می دهد، معمولاً پیش نمایش را هنگام تایپ نشان می دهد. زدن Enter برای پذیرش این پیشنهاد معمولاً ساده‌ترین راه برای استفاده از Flash Fill است. با این حال، می توان از طریق دستور روی نوار نیز استفاده کرد.برای استفاده از آن در این راه این مراحل را دنبال کنید:
- یک ستون جدید در کنار ستون با داده های منبع وارد کنید.
- مقدار لازم را در اولین سلول ستون جدید تایپ کنید.
- برگه DATA را روی روبان انتخاب کنید.
-
دستور Flash Fill را انتخاب کنید.
Image - اگر اکسل الگویی را شناسایی کرده باشد، مقادیر پیشنهادی آن را در سلول های باقیمانده وارد می کند.
ترکیب داده ها از چندین ستون
Flash Fill نه تنها قادر به تقسیم مقادیر به ستون های جداگانه نیست. همچنین می توان از آن برای ادغام ستون ها با استفاده از هر الگوی انتخابی استفاده کرد. این می تواند بسیار سریعتر و شهودی تر از استفاده از فرمول الحاق باشد. به عنوان مثال، برای ایجاد یک ستون آدرس واحد از فیلدهای آدرس جداگانه، می توانید این مراحل را دنبال کنید:
-
هر فیلد آدرس را در یک ستون جداگانه وارد کنید.
Image - یک ستون آدرس مجاور ایجاد کنید.
-
نخستین آدرس را در قالب مورد نیاز وارد کنید.
-
شروع به تایپ آدرس دوم کنید و مقادیر پیشنهادی اکسل را بررسی کنید.
Image - برای پذیرش فلش پر پیشنهادی اکسل، اینتر را فشار دهید.
توجه داشته باشید که در این مثال از کاما بین خیابان، شهر و کشور استفاده شده است اما از شماره و خیابان استفاده نشده است. Flash Fill باید با هر قالبی که انتخاب می کنید کار کند.
سایر قابلیت های Flash Fill
Flash Fill می تواند بسیاری از کارهای ورود داده را ساده کند. علاوه بر تقسیم و ترکیب ستون‌ها، Flash Fill می‌تواند صفرهای ابتدایی را حذف کند، جایی که فقط برخی از ورودی‌ها آنها را دارند.می توان از آن برای قالب بندی متن، شماره و تاریخ استفاده کرد. می تواند بخشی از محتوای سلول را جایگزین کند، شاید با جایگزین کردن برخی از اعداد با XXXX، نسخه ای امن از داده های حساس ایجاد کند. توابع مختلف مانند ترکیب مقادیر و اضافه کردن کاراکترها حتی می توانند ترکیب شوند.
برای انجام هر یک از این عملکردها، فرآیند یکسان است. شما این مراحل را دنبال کنید:
- داده‌های خامی را که باید تمیز یا قالب‌بندی مجدد شوند در یک ستون وارد کنید.
- داده ها را همانطور که می خواهید در اولین خانه ستون مجاور تایپ کنید.
- شروع به تایپ مقدار دوم کنید و Flash Fill نشان می دهد که چگونه می تواند تمام مقادیر دیگر در ستون را با همان الگو تکمیل کند.
هنگامی که شروع به درک آنچه که Flash Fill می تواند داشته باشید، آن را ابزاری بسیار قدرتمند و مفید خواهید یافت. اگر به ابزار واقعا مفید دیگری برای ساده‌سازی ورود داده‌ها علاقه دارید، نحوه استفاده از تکمیل خودکار در اکسل را بررسی کنید، این ابزار می‌تواند فرمول‌ها و مقادیر را به روشی هوشمندانه در یک صفحه گسترده کپی کند.
