راه های زیادی برای اشتراک گذاری یک پوشه در Outlook با دیگران وجود دارد. وقتی همه ارتباطات در یک مکان هستند، می‌تواند کار با یک تیم یا پروژه را بسیار آسان‌تر کند و می‌تواند راهی عالی برای مدیریت فعالیت‌های خانگی، امور مالی و بسیاری موارد دیگر باشد. با نحوه ایجاد پوشه های مشترک Outlook و سازماندهی کار خود آشنا شوید.
باید به Exchange Server دسترسی داشته باشید. این تنها راهی است که می توانید پوشه های Outlook خود را مدیریت یا به اشتراک بگذارید.
چگونه یک پوشه را در Outlook 2016 به اشتراک بگذاریم
چیزی که می‌خواهید قبل از اشتراک‌گذاری یک پوشه بررسی کنید این است که آیا سرپرستتان به شما اجازه می‌دهد این کار را انجام دهید. اگر چنین است، این چیزی است که باید انجام دهید:
- Outlook را همانطور که می خواهید باز کنید.
- پوشه ای را که می خواهید با کسی به اشتراک بگذارید پیدا کنید.
-
پس از یافتن، روی پوشه کلیک راست کنید، سپس Properties را انتخاب کنید
Image -
در پنجره خواص، برگه Permissions را انتخاب کنید.
Image - Add را انتخاب کنید.
-
از فهرست آدرس‌های ایمیل روی سرور، پوشه‌ای را که می‌خواهید پوشه را با آن در Outlook به اشتراک بگذارید، انتخاب کنید.
Image
چگونه یک پوشه مشترک در Outlook باز کنیم
اگر شخص دیگری پوشه ای را با شما به اشتراک گذاشته است، مطمئن شوید که مجوزهای صحیح را به شما داده است. شما به احتمال زیاد یک دعوت نامه اشتراک گذاری از طریق ایمیل دریافت خواهید کرد و تنها کاری که باید انجام دهید این است که Open this Notes/Tasks/Journal/Contacts/Calendar را در گوشه سمت چپ بالا انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
ایمیل دعوت را برای پوشه مشترک نگه دارید.
اگر ایمیل دعوت را حذف کنید، محتوای مشترک همچنان برای شما قابل دسترسی است، فقط چند مرحله اضافی وجود دارد. فقط برگه Folder را انتخاب کنید، سپس را انتخاب کنید. Open Calendar/Contacts/Journal/Notes/Tasks
این روی Outlook 2010، Outlook 2013، Outlook 2016 و Outlook 2019 کار می کند
چگونه یک پوشه مشترک را حذف کنیم
چه در حال اشتراک گذاری یک پوشه باشید و چه در حال حذف یک پوشه مشترک، روند تقریباً یکسان است. اگر پوشه ای با شما به اشتراک گذاشته شده است، ساده ترین راه برای خلاص شدن از شر آن این است که از شخصی که به شما اجازه دسترسی داده است بخواهید همه مجوزها را لغو کند.
اگر می خواهید شخصی را از مشاهده پوشه مشترک خود حذف کنید، این چند مرحله را دنبال کنید:
- روی پوشه به اشتراک گذاشته شده در Outlook راست کلیک کنید، سپس Properties را انتخاب کنید.
- برگه Folder Sharing را انتخاب کنید.
- انتخاب کنید که دیگر نمی خواهید پوشه را با کدام یک به اشتراک بگذارید، سپس Remove را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
سطوح مجوز در پوشه‌های مشترک در Outlook
راهی برای محدود کردن کارهایی که افراد می توانند در یک پوشه مشترک انجام دهند با استفاده از طیف وسیعی از دستورالعمل های مجوز وجود دارد.
Outlook را باز کنید، روی پوشه ای که می خواهید به اشتراک بگذارید کلیک راست کنید، سپس Properties > Permissions را انتخاب کنید. از آنجا، منوی کشویی Permission Level را انتخاب کنید و برای هر فرد متفاوتی که ممکن است پوشه را با آنها به اشتراک بگذارید، سطح متفاوتی را انتخاب کنید.
برای مثال، اگر مالک را انتخاب کنید، آن شخص می تواند هر کاری و همه چیز را انجام دهد، اما اگر Reviewer را انتخاب کنید، تنها کار آنها می توانند این کار را بخوانند و هیچ چیز دیگری.
