وارد کردن صحیح داده‌ها در صفحه‌گسترده در اولین بار از بروز مشکلات بعدی جلوگیری می‌کند و استفاده از بسیاری از ابزارها و ویژگی‌های اکسل مانند فرمول‌ها و نمودارها را آسان‌تر می‌کند. این آموزش بایدها و نبایدهای اساسی وارد کردن داده ها در برنامه های صفحه گسترده مانند Excel، Google Sheets و Open Office Calc را پوشش می دهد.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. اکسل برای مک، اکسل برای مایکروسافت 365، و اکسل آنلاین.
نمایش اجمالی ورود داده اکسل
کاربرگ های اکسلابزارهای تحلیلی قدرتمندی هستند که مقادیر زیادی داده را ذخیره می کنند. با استفاده از بهترین روش‌های اکسل برای ورود داده‌ها، مطمئن شوید که داده‌های شما به درستی نمایش داده و تجزیه و تحلیل می‌شوند.
اینها مهمترین بایدها و نبایدهایی هستند که هنگام استفاده از اکسل باید در نظر داشته باشید:
- انجام صفحه گسترده خود را برنامه ریزی کنید.
- هنگام وارد کردن داده‌های مرتبط، سطرها یا ستون‌ها را خالی نگذارید.
- انجام مرتباً ذخیره کنید و در دو مکان ذخیره کنید.
- از اعداد به عنوان سرفصل ستون استفاده نکنید و واحدها را با داده ها درج نکنید.
- Do از مراجع سلولی و محدوده‌های نامگذاری شده در فرمول‌ها استفاده کنید.
- سلول‌های حاوی فرمول‌ها را باز نگذارید.
- Do داده های خود را مرتب کنید.
صفحه گسترده خود را برنامه ریزی کنید
هنگام وارد کردن داده ها در اکسل، ایده خوبی است که قبل از شروع تایپ برنامه ریزی کنید. تصمیم بگیرید که کاربرگ چگونه مورد استفاده قرار می گیرد، داده هایی که حاوی آن است و با آن داده ها چه کاری انجام می شود. این تصمیمات به طور قابل توجهی بر طرح بندی نهایی کاربرگ تأثیر می گذارد.
برنامه ریزی قبل از تایپ باعث صرفه جویی در زمان می شود اگر صفحه گسترده نیاز به سازماندهی مجدد برای کارآمدتر کردن آن داشته باشد.
در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام برنامه ریزی کتاب های کار اکسل خود در نظر بگیرید:
- هدف از صفحه گسترده چیست؟
- صفحه‌گسترده چقدر داده نگه می‌دارد؟
- آیا نمودارها ضروری هستند؟
- آیا صفحه گسترده چاپ می شود؟
خط پایین
هدف صفحه‌گسترده مکان داده‌ها را تعیین می‌کند، زیرا حیاتی‌ترین اطلاعات باید قابل مشاهده و دسترسی آسان باشد. اگر داده‌های شما به محاسبات نیاز دارند، محاسبات تعیین می‌کنند که کدام فرمول‌ها و توابع مورد نیاز است و فرمول‌ها در کجا باید وارد شوند.
صفحه گسترده چقدر داده را نگه می دارد؟
مقدار داده‌ای که صفحه‌گسترده در ابتدا نگه می‌دارد و مقداری که بعداً به آن اضافه می‌شود، تعیین‌کننده تعداد کاربرگ‌هایی است که برای کتاب کار نیاز دارید.
در اینجا چند نکته وجود دارد:
- داده های خود را بیش از حد پخش نکنید. هنگامی که داده ها در چندین کاربرگ قرار می گیرند، یافتن اطلاعات خاص ممکن است دشوار باشد. همچنین، محاسباتی که شامل چندین کاربرگ یا کتاب کار می‌شوند بر عملکرد اکسل تأثیر می‌گذارند.
- برای کاربرگ‌های بزرگ، مجموع ستون‌های قابل توجه را در بالای سرفصل‌های ستون‌ها نمایش دهید، نه در پایین کاربرگ برای یافتن سریع اطلاعات خلاصه.
آیا نمودارها لازم است؟
اگر تمام یا بخشی از داده‌ها در نمودار یا نمودارها استفاده شود، می‌تواند بر طرح‌بندی اطلاعات تأثیر بگذارد.
هنگام استفاده از نمودارها از این بهترین شیوه ها پیروی کنید:
- بسته به نوع نمودار، ممکن است لازم باشد داده ها متفاوت گروه بندی شوند. به عنوان مثال، یک منطقه خلاصه برای نمودارهای دایره ای ایجاد کنید.
- برای صفحات گسترده بزرگ، نمودارها را به صفحات جداگانه منتقل کنید تا کاربرگ‌ها مملو از داده‌ها و تصاویر نباشند.
آیا صفحه گسترده چاپ می شود؟
نحوه سازماندهی داده ها به نحوه چاپ داده ها بستگی دارد. آیا همه داده ها چاپ می شوند یا فقط برخی از داده ها؟ آیا داده ها به صورت عمودی یا افقی چاپ می شوند؟
هنگام چاپ برگه ها، این نکات را در نظر داشته باشید:
- اگر کاربرگ با استفاده از نمای عمودی بر روی کاغذ با اندازه حرف (8.5 اینچ در 11 اینچ) چاپ شده است، بیشتر داده ها را در ردیف هایی در زیر چند ستون قرار دهید. به این ترتیب، عناوین در یک صفحه قابل مشاهده هستند.
- اگر کاربرگ روی چندین برگه چاپ شده است، سرفصل های ستون را در بالای هر صفحه چاپ کنید. عناوین ستون ها یک نمای کلی از داده ها ارائه می دهند و داده ها را در دسترس تر و خواناتر می کنند.
- اگر چندین ستون از داده ها چاپ شده است، از طرح افقی استفاده کنید تا همه سرفصل ها را در یک صفحه نگه دارید. مجدداً، اگر چندین ورق مورد نیاز است، سرفصل های ستون را در بالای هر صفحه چاپ کنید.
- اگر کاربرگ حاوی نمودار است، قبل از چاپ کتاب کار، نمودارها را به یک صفحه جداگانه منتقل کنید.
هنگام وارد کردن داده‌های مرتبط، سطرها یا ستون‌ها را خالی نگذارید
سطرها یا ستون‌های خالی در جداول داده یا محدوده داده‌های مرتبط، استفاده صحیح از چندین ویژگی اکسل مانند نمودارها، جداول محوری و توابع خاص را دشوار می‌کند.
حتی سلول‌های خالی در یک ردیف یا ستون حاوی داده‌ها می‌توانند مانند تصویر زیر مشکلاتی ایجاد کنند.
فقدان فضاهای خالی به Excel کمک می کند تا داده های مرتبط را هنگام استفاده از طیف وسیعی از ویژگی ها مانند مرتب سازی، فیلتر کردن، یا جمع بندی خودکار شناسایی و انتخاب کند.
وقتی می‌خواهید داده‌ها را برای آسان‌تر خواندن آنها تقسیم کنید، از حاشیه‌ها یا قالب‌بندی سرفصل‌ها و برچسب‌ها استفاده کنید. از نشانه های بصری مانند متن پررنگ، خطوط و رنگ سلول برای جداسازی و برجسته کردن داده ها استفاده کنید.
هنگام کار با داده ها در ردیف ها و ستون ها این نکات را دنبال کنید:
- یک عنوان توصیفی را در بالای ستون اول جدول با داده های زیر آن قرار دهید.
- اگر بیش از یک سری داده وجود دارد، آنها را یکی پس از دیگری در ستون‌ها (از چپ به راست) با عنوان هر سری داده در بالا فهرست کنید.
خط پایین
در حالی که نگه داشتن داده های مرتبط با هم ضروری است، جداسازی محدوده های نامرتبط از داده ها نیز مفید است. ستون‌ها یا ردیف‌ها را بین محدوده‌های مختلف داده یا سایر داده‌ها در کاربرگ خالی بگذارید تا اکسل محدوده‌ها یا جداول داده‌های مرتبط را درست انتخاب کند.
ذخیره مکرر
اهمیت ذخیره مکرر کارتان را نمی‌توان بیش از حد اغراق کرد یا اغلب بیان کرد. اگر از صفحه‌گسترده مبتنی بر وب مانند Google Sheets یا Excel Online استفاده می‌کنید، ذخیره کردن مشکلی نیست. این برنامه ها گزینه ذخیره ندارند. در عوض، صفحات گسترده به طور خودکار در حساب ابری شما با ویژگی ذخیره خودکار ذخیره می شوند.
برای برنامه های صفحه گسترده دسکتاپ، پس از دو یا سه تغییر، کار خود را ذخیره کنید. برای مثال، پس از افزودن داده، قالب بندی سرفصل های ستون یا وارد کردن فرمول، ذخیره کنید. حداقل هر دو یا سه دقیقه کار خود را ذخیره کنید.
اگرچه پایداری رایانه‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای در طول زمان به‌شدت بهبود یافته است، نرم‌افزار همچنان از کار می‌افتد، قطع برق اتفاق می‌افتد، و افراد دیگر گاهی اوقات به سیم برق شما ضربه می‌زنند و آن را از پریز دیواری بیرون می‌کشند. و هنگامی که حوادثی اتفاق می‌افتد، از دست دادن داده‌ها حجم کاری شما را افزایش می‌دهد، زیرا کاری را که قبلاً انجام داده‌اید بازسازی می‌کنید.
Excel یک ویژگی ذخیره خودکار دارد که معمولاً بسیار خوب کار می کند، اما نباید کاملاً به آن اعتماد کنید. عادت کنید داده های خود را با ذخیره های مکرر ایمن کنید.
میانبر برای ذخیره
لازم نیست ماوس را روی نوار ببرید و روی نمادها کلیک کنید تا کارتان ذخیره شود. در عوض، عادت به صرفه جویی با استفاده از ترکیب میانبر صفحه کلید داشته باشید. وقتی می‌خواهید کاربرگ خود را ذخیره کنید، Ctrl+ S را فشار دهید.
در دو مکان ذخیره کنید
همچنین مهم است که داده های خود را در دو مکان مختلف ذخیره کنید. مکان دوم یک پشتیبان است. بهترین نسخه پشتیبان، نسخه‌ای است که در مکان فیزیکی متفاوت از نسخه اصلی باشد.
هنگام ذخیره یک نسخه پشتیبان از کتاب های کاری خود، ذخیره فایل ها را در حساب ابری خود در نظر بگیرید. هنگامی که کتاب‌های کاری در رایانه شما و در فضای ابری ذخیره می‌شوند، نه تنها یک نسخه پشتیبان در فضای ابری خواهید داشت، بلکه ابر با پشتیبان‌گیری‌های اضافی طراحی شده است به این معنی که داده‌های شما در چندین سرور ذخیره می‌شوند.
پشتیبان گیری مبتنی بر ابر
باز هم، تهیه نسخه پشتیبان نیازی به کار وقت گیر نیست.
اگر امنیت مشکلی نیست، مثلاً اگر کاربرگ فهرستی از DVDهای شما باشد، احتمالاً کافی است یک کپی برای خود ایمیل کنید. اگر امنیت مشکل است، ذخیره سازی ابری یک گزینه است.
در مورد صفحات گسترده آنلاین، صاحبان برنامه از سرورهای خود نسخه پشتیبان تهیه می کنند و این شامل تمام داده های کاربر می شود. اما برای ایمن بودن، یک کپی از فایل را در رایانه خود دانلود کنید.
از اعداد به عنوان سرفصل ستون ها استفاده نکنید و واحدها را با داده درج نکنید
از سرفصل ها در بالای ستون ها و در ابتدای سطرها برای شناسایی داده های خود استفاده کنید، سرفصل ها عملیاتی مانند مرتب سازی را ساده تر می کنند. اما از اعدادی مانند 2012، 2013 و غیره به عنوان عنوان استفاده نکنید.
همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، عناوین ستون‌ها و ردیف‌هایی که اعداد هستند ممکن است سهوا در محاسبات لحاظ شوند. اگر فرمول‌های شما حاوی توابعی هستند که به طور خودکار محدوده داده‌ها را برای آرگومان تابع انتخاب می‌کنند، مانند AutoSum، اعداد در عناوین ستون‌ها مشکل ایجاد می‌کنند.
معمولاً، چنین توابعی که شامل AutoMax و AutoAverage نیز می شوند، ابتدا ستون های اعداد را جستجو می کنند و سپس به سمت چپ برای ردیفی از اعداد نگاه می کنند. هر عنوانی که عدد باشد در محدوده انتخابی گنجانده می شود.
اعدادی که به‌عنوان عنوان ردیف استفاده می‌شوند، اگر به‌عنوان بخشی از یک محدوده برای نمودار انتخاب شوند و نه به عنوان برچسب محور، می‌توانند به‌عنوان سری داده دیگری اشتباه گرفته شوند.
اعداد را در سلول‌های عنوان به‌عنوان متن قالب‌بندی کنید یا برچسب‌های متنی را با قرار دادن یک آپستروف (') قبل از هر عدد مانند '2012 و '2013 ایجاد کنید. آپوستروف در سلول نشان داده نمی شود، اما عدد را به داده متنی تغییر می دهد.
واحدها را در سرفصل ها نگه دارید
ارز، دما، مسافت یا واحدهای دیگر را با داده های عددی در هر سلول وارد نکنید. اگر این کار را انجام دهید، این احتمال وجود دارد که Excel یا Google Sheets همه داده‌های شما را به صورت متن مشاهده کنند.
در عوض، واحدها را در سرفصل‌ها در بالای ستون قرار دهید تا مطمئن شوید که آن عناوین در قالب متن هستند و مشکلی ایجاد نمی‌کنند.
متن در سمت چپ، اعداد در سمت راست
یک راه سریع برای تشخیص اینکه داده های متنی یا عددی دارید، بررسی تراز داده ها در یک سلول است. به‌طور پیش‌فرض، داده‌های متنی در Excel و Google Sheets در سمت چپ و داده‌های اعداد در یک سلول به سمت راست تراز می‌شوند.
اگرچه این تراز پیش‌فرض را می‌توان تغییر داد، قالب‌بندی باید پس از وارد کردن همه داده‌ها و فرمول‌ها اعمال شود. تراز پیش فرض به شما سرنخی می دهد که آیا داده ها در کاربرگ به درستی قالب بندی شده اند یا خیر.
نمادهای درصد و ارز
بهترین روش برای وارد کردن داده ها در یک کاربرگ این است که عدد ساده را وارد کنید و سپس سلول را طوری قالب بندی کنید که عدد را به درستی نمایش دهد، به عنوان مثال به صورت درصد یا ارز.
Excel و Google Sheets درصد نمادهایی را که به همراه عدد در یک سلول تایپ می شوند، تشخیص می دهند. این برنامه‌ها همچنین نمادهای رایج ارز، مانند علامت دلار ($) یا نماد پوند بریتانیا (£) را می‌پذیرند، اگر آنها را همراه با داده‌های عددی در یک سلول تایپ کنید، اما نمادهای ارز دیگر، مانند راند آفریقای جنوبی (R) ، به عنوان متن تفسیر می شود.
برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، به جای تایپ نماد ارز، مقدار را وارد کنید و سپس سلول را برای ارز قالب‌بندی کنید.
از مراجع سلولی و محدوده‌های نامگذاری شده در فرمول‌ها استفاده کنید
هم ارجاعات سلولی و هم محدوده های نامگذاری شده می توانند و باید در فرمول ها استفاده شوند تا فرمول ها و کل کاربرگ را عاری از خطا و به روز نگه دارند.
مراجع سلول ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف یک سلول، مانند A1، B23، و W987 هستند. مراجع سلولی مکان داده ها را در یک کاربرگ شناسایی می کنند.
محدوده نامگذاری شده یا نام تعریف شده مشابه مرجع سلولی است که برای شناسایی سلول یا محدوده سلولها در یک کاربرگ استفاده می شود.
ارجاع داده در فرمول
فرمول‌ها در Excel برای انجام محاسباتی مانند جمع یا تفریق استفاده می‌شوند.
اگر اعداد واقعی در فرمول هایی مانند: باشند
=5 + 3
هر بار که داده ها تغییر می کنند، باید فرمول را ویرایش کنید. بنابراین اگر اعداد جدید 7 و 6 باشند، فرمول تبدیل می شود:
=7 + 6
متناوباً، اگر داده‌ها را در سلول‌های کاربرگ وارد می‌کنید، از ارجاعات سلولی یا نام محدوده در فرمول به جای اعداد استفاده کنید.
اگر عدد 5 را در سلول A1 و 3 را در سلول A2 وارد کنید، فرمول تبدیل می شود:
=A1 + A2
برای به‌روزرسانی داده‌ها، محتویات سلول‌های A1 و A2 را تغییر می‌دهید، اما فرمول را همانطور که هست نگه دارید. اکسل به طور خودکار نتایج فرمول را به روز می کند.
این روش زمانی مفید است که کاربرگ حاوی فرمول های پیچیده باشد و زمانی که چندین فرمول به داده های یکسانی اشاره می کنند. سپس داده‌ها را فقط در یک مکان تغییر می‌دهید، که به نوبه خود فرمول‌هایی را که به آن ارجاع می‌دهند به‌روزرسانی می‌کند.
مرجع سلول و محدوده‌های نامگذاری شده همچنین با محافظت از فرمول‌ها در برابر تغییرات تصادفی، کاربرگ‌ها را ایمن‌تر می‌کنند و سلول‌های داده‌ای را که تغییر می‌کنند در دسترس می‌گذارند.
خط پایین
یکی دیگر از ویژگی های Excel و Google Sheets این است که می توان مرجع سلول ها یا نام محدوده را با استفاده از اشاره به فرمول وارد کرد که شامل کلیک کردن روی سلول برای وارد کردن مرجع در فرمول است. اشاره کردن احتمال خطاهای ناشی از تایپ مرجع سلول اشتباه یا غلط املایی نام محدوده را کاهش می دهد.
استفاده از محدوده های نامگذاری شده برای انتخاب داده
اسم دادن به ناحیه ای از داده های مرتبط، انتخاب داده هایی را که مرتب یا فیلتر می شوند آسان تر می کند.
اگر اندازه ناحیه داده تغییر می کند، محدوده نامگذاری شده را با مدیریت نام ویرایش کنید.
سلول های حاوی فرمول ها را باز نگذارید
بعد از صرف زمان زیادی برای درست کردن فرمول هایشان و استفاده از مراجع سلولی مناسب، بسیاری از مردم این اشتباه را مرتکب می شوند که آن فرمول ها را در برابر تغییرات تصادفی یا ناخواسته آسیب پذیر می کنند.
اگر از مراجع سلولی یا محدوده های نامگذاری شده استفاده می کنید، سلول های حاوی فرمول های خود را قفل کنید. در صورت لزوم، سلول ها را با رمز عبور محافظت کنید تا آنها را ایمن نگه دارید.
هم‌زمان، سلول‌های حاوی داده‌ها را باز بگذارید تا کاربران بتوانند تغییرات را وارد کرده و صفحه‌گسترده را به‌روز نگه دارند.
محافظت از کاربرگ یا کتاب کار یک فرآیند دو مرحله ای است:
- مطمئن شوید که سلول های صحیح قفل شده اند.
- با افزودن رمز عبور از کاربرگ محافظت کنید.
داده های خود را مرتب کنید
داده های خود را پس از پایان وارد کردن مرتب کنید. کار با مقادیر کمی از داده‌های مرتب نشده در Excel یا Google Sheets معمولاً مشکلی نیست، اما با بزرگ‌تر شدن صفحه‌گسترده، کار با آن به طور مؤثر دشوار می‌شود.
درک و تجزیه و تحلیل داده های مرتب شده آسان تر است. برخی از توابع و ابزارها، مانند VLOOKUP و SUBTOTAL، برای برگرداندن نتایج دقیق به داده های مرتب شده نیاز دارند.
همچنین، داده‌های خود را به روش‌های مختلف مرتب کنید تا روندهایی را که در ابتدا واضح نیستند، شناسایی کنید.
انتخاب داده هایی که باید مرتب شوند
Excel باید محدوده دقیقی را که باید مرتب کنید بداند و مناطقی از داده‌های مرتبط را در صورت وجود شناسایی کند:
- هیچ ردیف یا ستون خالی در ناحیه ای از داده های مرتبط وجود ندارد.
- ردیف‌ها و ستون‌های خالی بین مناطق داده‌های مرتبط.
Excel همچنین تعیین می کند که آیا ناحیه داده دارای نام فیلد است یا خیر و آن ردیف را از مرتب سازی مستثنی می کند.
با این حال، اجازه دادن به اکسل برای انتخاب محدوده برای مرتب‌سازی می‌تواند خطرآفرین باشد، به‌ویژه با مقادیر زیادی داده که بررسی آنها سخت است.
استفاده از نام ها برای انتخاب داده
برای اطمینان از انتخاب صحیح داده ها، قبل از شروع مرتب سازی محدوده را برجسته کنید. اگر قصد دارید همان محدوده از داده‌ها را مرتباً مرتب کنید، بهترین روش این است که نامی به آن بدهید.
هنگامی که طیف نامگذاری شده ای از داده ها را مرتب می کنید، نام آن را در کادر نام تایپ کنید، یا آن را از لیست کشویی مرتبط انتخاب کنید. اکسل به طور خودکار محدوده صحیح داده ها را در کاربرگ برجسته می کند.
مرتب‌سازی ردیف‌ها و ستون‌های پنهان
Excel هنگام مرتب‌سازی، ردیف‌ها و ستون‌های پنهان داده را شامل نمی‌شود، بنابراین این سطرها و ستون‌ها باید قبل از مرتب‌سازی پنهان شوند. به عنوان مثال، اگر ردیف 7 در محدوده ای از داده هایی که مرتب می شوند پنهان شود، به عنوان ردیف 7 باقی می ماند و به مکان صحیح خود در داده های مرتب شده منتقل نمی شود.
در مورد ستون های داده هم همینطور است. مرتب‌سازی بر اساس ردیف‌ها شامل مرتب‌سازی مجدد ستون‌های داده است، اما اگر ستون B قبل از مرتب‌سازی پنهان باشد، پس از مرتب‌سازی به عنوان ستون B باقی می‌ماند.
فروش شماره ها به عنوان شماره
بررسی کنید که همه اعداد به صورت اعداد قالب بندی شده باشند. اگر نتایج آن چیزی نیست که انتظار داشتید، ستون ممکن است شامل اعدادی باشد که به صورت متن ذخیره شده اند و نه به عنوان اعداد. برای مثال، اعداد منفی وارد شده از برخی سیستم‌های حسابداری یا عددی که با آپستروف اصلی وارد شده است (') به عنوان متن ذخیره می‌شود.
وقتی داده‌ها به سرعت با دکمه A-Z یا Z-A مرتب شوند، ممکن است همه چیز اشتباه پیش برود. اگر یک ردیف یا ستون های خالی در داده ها وجود داشته باشد، برخی از داده ها مرتب می شوند و برخی نه. ساده‌ترین راه برای اطمینان از اینکه گستره صحیح داده‌ها را قبل از مرتب‌سازی انتخاب کرده‌اید، نامگذاری آن است.
اگر یک سلول واحد انتخاب شده باشد، اکسل انتخاب را به یک محدوده گسترش می دهد (مثل فشار دادن Ctrl+ Shift+ 8 ) با یک یا چند ستون و ردیف خالی محدود شده است.سپس اولین سطر در محدوده انتخاب شده را بررسی می کند تا مشخص کند که آیا حاوی اطلاعات هدر است یا خیر.
سرصفحه های ستون باید قبل از اینکه اکسل آن را به عنوان هدر تشخیص دهد، دستورالعمل های دقیقی را رعایت کند. به عنوان مثال، اگر سلول‌های خالی در ردیف سرصفحه وجود داشته باشد، اکسل ممکن است فکر کند که هدر نیست. به همین ترتیب، اگر ردیف سرصفحه مانند ردیف های دیگر در محدوده داده قالب بندی شده باشد، اکسل ممکن است هدر را تشخیص ندهد. علاوه بر این، اگر یک جدول داده از متن تشکیل شده باشد و ردیف سرصفحه حاوی چیزی جز متن باشد، اکسل ردیف سرصفحه را تشخیص نخواهد داد. ردیف هدر دقیقاً مانند ردیف داده دیگری در اکسل به نظر می رسد.
Excel فقط پس از انتخاب محدوده مرتب می شود و اکسل تعیین می کند که آیا ردیف سرصفحه وجود دارد یا خیر. نتایج مرتب سازی به این بستگی دارد که آیا اکسل هم انتخاب محدوده و هم تعیین ردیف سرصفحه را درست انجام داده است یا خیر. برای مثال، اگر اکسل فکر نمی‌کند که یک ردیف سرصفحه وجود دارد، سرصفحه در بدنه داده‌ها مرتب می‌شود.
برای اطمینان از اینکه محدوده داده شما به درستی شناسایی شده است، از Ctrl+ Shift+ 8 استفاده کنیدمیانبر برای دیدن آنچه اکسل انتخاب می کند.اگر با انتظارات شما مطابقت ندارد، قبل از استفاده از کادر محاوره ای Sort ، کاراکتر داده ها را در جدول خود تغییر دهید یا محدوده داده را انتخاب کنید.
برای اطمینان از اینکه سرفصل ها به درستی شناسایی می شوند، از Ctrl+ Shift+ 8 استفاده کنید میانبر برای انتخاب محدوده داده، سپس به ردیف اول نگاه کنید. اگر سرصفحه دارای سلول‌های خالی در میان آنهایی است که در ردیف اول انتخاب شده‌اند، ردیف اول درست مانند ردیف دوم قالب‌بندی می‌شود، یا شما بیش از یک ردیف سرصفحه را انتخاب کرده‌اید، اکسل فرض می‌کند که ردیف سرصفحه وجود ندارد. برای تصحیح این، تغییراتی را در ردیف سرصفحه ایجاد کنید تا مطمئن شوید اکسل آنها را تشخیص می‌دهد.
اگر جدول داده های شما از هدرهای چند ردیفی استفاده می کند، اکسل ممکن است به سختی آنها را تشخیص دهد. مشکل زمانی که انتظار دارید اکسل ردیف های خالی را در آن هدر قرار دهد، تشدید می شود. فقط نمی تواند آن را به طور خودکار انجام دهد. با این حال، می‌توانید ردیف‌هایی را که قرار است مرتب شوند، قبل از انجام مرتب‌سازی انتخاب کنید. به عبارت دیگر، در مورد آنچه می خواهید اکسل مرتب کند، مشخص باشید. اجازه ندهید اکسل برای شما مفروضاتی ایجاد کند.
ذخیره تاریخ و زمان به صورت متن
اگر نتایج مرتب‌سازی بر اساس تاریخ مطابق انتظار نباشد، داده‌های ستون حاوی کلید مرتب‌سازی ممکن است حاوی تاریخ‌ها یا زمان‌هایی باشد که به‌عنوان داده‌های متنی ذخیره شده‌اند تا به‌عنوان اعداد (تاریخ‌ها و زمان‌ها داده‌های عددی قالب‌بندی شده‌اند).
در تصویر بالا، رکورد A. Peterson در انتهای لیست قرار گرفت، زمانی که بر اساس تاریخ وام گرفتن در 5 نوامبر 2014، باید بالاتر از رکورد A. Wilson باشد، که همچنین تاریخ وام گرفتن آن 5 نوامبر است. دلیل نتایج غیرمنتظره این است که تاریخ قرض گرفتن A. Peterson به جای یک عدد به عنوان متن ذخیره شده است.
داده های ترکیبی و مرتب سازی سریع
هنگامی که از روش مرتب‌سازی سریع با رکوردهای حاوی داده‌های متنی و عددی استفاده می‌کنید، اکسل داده‌های اعداد و متن را جداگانه مرتب می‌کند و رکوردها را با داده‌های متنی در انتهای فهرست مرتب‌شده قرار می‌دهد.
Excel همچنین ممکن است عناوین ستون‌ها را در نتایج مرتب‌سازی شامل شود، و آنها را به‌عنوان ردیف دیگری از داده‌های متنی تفسیر کند و نه به‌عنوان نام فیلد برای جدول داده‌ها.
هشدارهای مرتب‌سازی
هنگام استفاده از کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی، حتی برای مرتب‌سازی روی یک ستون، اکسل ممکن است هشداری مبنی بر مواجهه با داده‌های ذخیره‌شده به‌عنوان متن نشان دهد و این گزینه‌ها را ارائه می‌دهد:
- هر چیزی را که شبیه عدد است به عنوان عدد مرتب کنید.
- مرتب سازی اعداد و اعداد ذخیره شده به عنوان متن جداگانه.
گزینه اول داده های متنی را در مکان صحیح نتایج مرتب سازی قرار می دهد. گزینه دوم، رکوردهای حاوی داده‌های متنی را در پایین نتایج مرتب‌سازی قرار می‌دهد، درست مانند مرتب‌سازی سریع.
