قبل از اینکه از اعضای تیم خود بخواهید کاربرگ های Excel شما را بررسی کنند، ردیابی ویرایش اکسل را برای کتاب کار مشترک خود روشن کنید. وقتی از ویژگی تغییرات آهنگ قدیمی در اکسل استفاده می‌کنید، می‌بینید چه کسی تغییراتی را در کاربرگ یا کتاب کار انجام داده و تغییراتی که انجام داده‌اند. پس از پایان بررسی تیم شما، داده های اصلی خود را با داده های تغییر یافته بازبین ها مقایسه کنید. سپس، تغییرات آنها را بپذیرید یا رد کنید، و برای نهایی کردن سند، Track Changes را خاموش کنید.
دستورالعمل‌های این مقاله برای Excel برای Microsoft 365، Excel 2019 و Excel 2016 اعمال می‌شود.
آیا می توانید تغییرات را در اکسل ردیابی کنید؟
وقتی می خواهید تیم شما کتاب کار اکسل شما را بررسی و ویرایش کند، دو گزینه دارید.اگر همه اعضای تیم شما از Excel برای مایکروسافت 365 استفاده می کنند، ویژگی نویسندگی مشترک راهی ساده و سریع برای بررسی یک سند است. اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری درباره بازبینی‌های انجام‌شده داشته باشید یا اگر اعضای تیم شما با نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل کار می‌کنند، از ویژگی قدیمی Track Changes استفاده کنید.
گزینه ردیابی تغییرات در Excel برای Microsoft 365 و Excel 2019 را در نوار Excel پیدا نخواهید کرد. شما فقط دستورات تغییر مسیر را در برگه بررسی اکسل 2016 و نسخه‌های قدیمی‌تر مشاهده خواهید کرد. این گزینه در نسخه های جدیدتر اکسل موجود است، اما باید دستورات مربوط به تغییرات آهنگ را به یک گروه جدید در برگه بررسی اضافه کنید.
مایکروسافت توصیه می کند که از ویژگی نویسندگی مشترک اکسل استفاده کنید که جایگزین کتاب های کار مشترک می شود. با نویسندگی مشترک، تغییراتی را که دیگران انجام می دهند در زمان واقعی مشاهده خواهید کرد و تغییرات هر فرد ممکن است رنگ متفاوتی داشته باشد. با این حال، نویسندگی مشترک تغییرات را ردیابی نمی‌کند و نمی‌توانید تغییرات را رد کنید تا به داده‌های اصلی خود بازگردید.تالیف مشترک فقط با اشتراک Microsoft 365 در دسترس است.
فعال کردن ردیابی تغییرات در نسخه‌های جدیدتر Excel
برای فعال کردن ویژگی Track Changes قدیمی در ویندوز:
-
به برگه File بروید و Options را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Excel Options ، Customize Ribbon را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
دستور Choose را از پیکان کشویی انتخاب کنید و همه دستورات را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
Customize the Ribbon پیکان کشویی را انتخاب کنید و Main Tabs را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
دسته Review را باز و برجسته کنید.
Image -
گروه جدید را انتخاب کنید.
Image -
مطمئن شوید که ورودی New Group برجسته شده است، سپس تغییر نام را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر محاوره ای Rename ، یک نام نمایشی برای گروه وارد کنید. برای مثال، Track Changes را وارد کنید.
Image - OK را برای اعمال تغییر انتخاب کنید و کادر محاوره ای Rename را ببندید.
-
در کادر محاوره ای Excel Options ، به لیست All Commands بروید، سپس هر یک از موارد زیر را انتخاب کنید:
- مقایسه و ادغام کتابهای کار (میراث)
- محافظت از اشتراک گذاری (قدیمی)
- Share Workbook (Legacy)
- تغییرات ردیابی (پیشینه)
پس از انتخاب هر دستور، Add را انتخاب کنید تا آن دستور را به برگه Review اضافه کنید.
Image - OK را برای اعمال تغییرات خود انتخاب کنید و کادر محاوره ای Excel Options را ببندید.
-
چهار دستور تغییر آهنگ در برگه Review در گروه جدیدی که ایجاد کردید ظاهر می شود.
Image
چگونه تغییرات آهنگ را در اکسل روشن کنیم
بعد از اینکه همه اطلاعات را در کاربرگ وارد کردید، قبل از در دسترس قرار دادن کتاب کار Excel برای بازبینی، ویژگی Track Changes را روشن کنید.
-
به برگه Review بروید و Track Changes > Highlight Changes را انتخاب کنید.
Image - در کادر محاوره‌ای Highlight Changes ، کادر گفتگوی Track تغییرات در حین ویرایش را علامت بزنید.
- کادر When را انتخاب کنید و آن را روی همه تنظیم کنید.
- کادر Who را انتخاب کنید و آن را روی همه تنظیم کنید.
-
تغییرات برجسته در صفحه را انتخاب کنید کادر را انتخاب کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
-
در برگه Review ، Share Workbook را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر محاوره ای Share Workbook ، به برگه Editing بروید و Use the Old Workbooks مشترک را انتخاب کنید. ویژگی به جای تجربه مشارکت نویسندگی جدید کادر علامت بزنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
-
در برگه Review ، Protect Shared Workbook را انتخاب کنید.
Image -
در کادر محاوره ای Protect Shared Workbook ، کادر گفتگوی Shareing with track changes را علامت بزنید. را انتخاب کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
کتاب کار را به اشتراک بگذارید
وقتی کتاب کار مشترک شما آماده بازبینی است، فایل را در مکانی آپلود کنید که اعضای تیم شما می توانند به آن دسترسی داشته باشند. برای مثال، کتاب کار را در یک سایت شیرپوینت، یک پوشه OneDrive یا Dropbox آپلود کنید.
ویژگی Track Changes با کتابهای کاری حاوی جداول کار نمی‌کند. جداول باید به یک محدوده تبدیل شوند.
پس از بارگذاری کتاب کار، به اعضای تیم خود اطلاع دهید که فایل برای بررسی آنها آماده است. یکی از راه‌های انجام این کار استفاده از ویژگی اشتراک‌گذاری در اکسل است.
اگر فضایی را تنظیم نکرده‌اید که برای همه بازبین‌ها قابل دسترسی باشد، فایل کتاب کار را برای هر داور ایمیل کنید.
نحوه مشاهده و پذیرش تغییرات
بعد از اینکه همه بازبینان شما فرصتی برای بررسی و ویرایش کتاب کار پیدا کردند، زمان آن رسیده است که این تغییرات را بپذیرید یا رد کنید.
-
به برگه Review بروید و Track Changes > پذیرش یا رد تغییرات را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی Select Changes to Accept or Reject ، کادر انتخاب Where را برای پذیرش یا رد تغییرات در کل کتاب کار پاک کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
-
برای هر تغییر، Accept یا Reject را انتخاب کنید.
Image
چگونه تغییرات آهنگ را خاموش کنیم
هنگامی که با بررسی به پایان رسیدید و نمی‌خواهید به دنبال کردن تغییرات ایجاد شده در کتاب کار ادامه دهید، ویژگی Track Changes را خاموش کنید.
-
به برگه Review بروید و Track Changes > Highlight Changes را انتخاب کنید.
Image -
در کادر محاوره ای Highlight Changes، همه کادرهای علامت را پاک کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
