Outlook از گروه های تماس برای ذخیره اعضای یک لیست توزیع استفاده می کند. پس از ایجاد یک گروه مخاطب و افزودن مخاطبین، یک پیام ایمیل ایجاد کنید و آن را به گروه مخاطبین آدرس دهید. به این ترتیب، همه افراد در لیست توزیع پیام یکسانی را دریافت می‌کنند و در زمان صرفه‌جویی می‌کنید.
دستورالعمل‌های این مقاله برای Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013، Outlook 2010، و Outlook برای Microsoft 365 اعمال می‌شود.
چگونه یک لیست توزیع در Outlook تنظیم کنیم
برای ایجاد یک گروه مخاطب در Outlook، فهرست را ایجاد کنید و محل ذخیره آن را انتخاب کنید. به این صورت است:
- Open Outlook.
-
به برگه Home بروید و New Items را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
موارد بیشتر > گروه تماس را انتخاب کنید. یا Ctrl+ Shift+ L را فشار دهید.
Image -
در پنجره Contact Group ، مکان نما را در کادر متنی Name قرار دهید و یک نام برای لیست توزیع تایپ کنید.
برای ارسال ایمیل به لیست توزیع، نام لیست را در کادر متنی To یک پنجره پیام جدید وارد کنید.
- پنجره Contact Group را باز بگذارید.
افزودن اعضا به گروه تماس Outlook
پس از ایجاد و ذخیره گروه، مخاطبین را به لیست توزیع اضافه کنید.
برای افزودن مخاطبین به گروه مخاطب:
- در پنجره Contact Group ، به برگه Contact Group بروید.
-
انتخاب افزودن اعضا > از مخاطبین Outlook.
Image -
در کادر گفتگوی انتخاب اعضا: مخاطبین ، یک مخاطب را انتخاب کنید و Members را انتخاب کنید تا آن مخاطب را به لیست توزیع اضافه کنید.
اگر مخاطبی در لیست نیست، مخاطب را با نام یا آدرس ایمیل جستجو کنید. اگر هنوز نتوانستید مخاطب را پیدا کنید، پیکان کشویی Address Book را انتخاب کنید و فهرست دیگری را انتخاب کنید.
- مرحله 3 را برای هر یک از مخاطبینی که می خواهید به لیست توزیع اضافه کنید تکرار کنید.
- OK را انتخاب کنید.
-
در پنجره Contact Group ، ذخیره و بستن را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
یک مخاطب جدید در فهرست توزیع ایجاد کنید
برای افزودن گیرندگانی که در دفترچه آدرس Outlook شما نیستند به گروه مخاطب:
- به Outlook People بروید و روی لیست توزیع دوبار کلیک کنید.
- در پنجره Contact Group ، به برگه Contact Group بروید و Add Members را انتخاب کنید.> ایمیل جدید تماس.
-
در کادر متنی نمایش نام، یک نام برای مخاطب تایپ کنید.
Image اگر نام مخاطب را نمی دانید، آدرس ایمیل او را وارد کنید یا یک نام مستعار تایپ کنید.
- در کادر متنی آدرس ایمیل، آدرس ایمیل مخاطب جدید را وارد کنید.
- اگر نمی‌خواهید عضو جدید را به دفترچه آدرس اضافه کنید، کادر انتخاب Add to Contacts را پاک کنید.
- OK را انتخاب کنید.
-
در پنجره Contact Group ، Save & Close را انتخاب کنید تا تغییرات در لیست توزیع ذخیره شود.
چگونه یک گروه تماس را در Outlook به اشتراک بگذاریم
آیا افراد دیگری وجود دارند که اگر لیست توزیع شما را داشته باشند، سود می برند؟ به جای اینکه آنها را مجبور کنید از ابتدا همان گروه تماس را راه اندازی کنند، گروه تماس را با آنها به اشتراک بگذارید. این به آسانی ارسال یک پیوست ایمیل است.
برای به اشتراک گذاشتن یک گروه تماس:
- برو به Outlook People.
- روی گروه توزیعی که می خواهید به اشتراک بگذارید دوبار کلیک کنید.
-
در پنجره Contact Group ، به برگه Contact Group بروید و Forward Group را انتخاب کنید.> به عنوان مخاطب Outlook.
Image در قالب اینترنت (vCard) را برای پیوست کردن یک فایل متنی حاوی نام و آدرس اعضای گروه انتخاب کنید.
- پیام را به شخصی که می خواهید لیست توزیع را دریافت کنید، ارسال کنید.
-
انتخاب ارسال.
وارد کردن یک گروه تماس Outlook که با ایمیل با شما به اشتراک گذاشته شده است
اگر شخصی یک لیست توزیع در Outlook ایجاد کرد و آن را به عنوان یک فایل تماس Outlook برای شما ایمیل کرد، لیست را در دفترچه آدرس خود وارد کنید و به عنوان خود استفاده کنید.
- پیامی که حاوی فایل تماس Outlook پیوست شده برای گروه است را باز کنید.
-
پیکان کشویی پیوست را انتخاب کنید.
Image - باز کردن را انتخاب کنید.
- در پنجره Contact Group ، به File > > اطلاعات بروید.
-
انتخاب انتقال به پوشه > کپی در پوشه.
Image -
در کادر محاوره ای Copy Item to ، پوشه Contacts را انتخاب کنید.
Image - OK را انتخاب کنید.
- با فهرست توزیع خود و آماده، می توانید شروع به ارسال پیام برای اعضای آن کنید.
اگر می‌خواهید کنترل بیشتری بر فهرست‌های توزیع خود داشته باشید، از دسته‌های تماس برای تشکیل فهرست‌های پستی زیبا استفاده کنید.
