فرم داده اکسل راهی مناسب برای وارد کردن داده ها در پایگاه داده اکسل و مشاهده ردیفی از اطلاعات در یک کاربرگ بدون پیمایش در برگه است. فرم های داده عناوین ستون ها را در یک صفحه گسترده فهرست می کنند تا بتوان یک ردیف کامل از داده ها را در یک زمان مشاهده کرد. از فرم های داده نیز برای جستجوی سوابق و ویرایش رکوردهای موجود استفاده می شود.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. و اکسل برای مایکروسافت 365.
آیکون فرم ورود داده را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید
اولین قدم برای استفاده از فرم ورود داده، افزودن نماد فرم به نوار ابزار دسترسی سریع است. این یک عملیات یکبار مصرف است. پس از افزودن، نماد فرم در نوار ابزار دسترسی سریع باقی می ماند.
نوار ابزار دسترسی سریع برای ذخیره میانبرهای ویژگی های پرکاربرد در اکسل استفاده می شود. همچنین جایی است که می‌توانید میانبرهایی را به ویژگی‌های اکسل اضافه کنید که در روبان موجود نیستند.
برای افزودن نماد فرم به نوار ابزار دسترسی سریع:
- Customize Quick Access Toolbar پیکان کشویی را انتخاب کنید.
-
دستورات بیشتر را انتخاب کنید.
Image - در کادر گفتگوی Excel Options ، مطمئن شوید که برگه Quick Access Toolbar انتخاب شده باشد.
-
Choose دستورات را از پیکان کشویی انتخاب کنید و همه دستورات را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
-
در فهرست حروف الفبای دستورات پیمایش کنید و Form را انتخاب کنید.
Image - Add را انتخاب کنید.
-
OK را انتخاب کنید تا دکمه فرم را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید.
Image - دکمه Form را در انتهای سمت راست نوار ابزار دسترسی سریع پیدا خواهید کرد.
افزودن نام فیلدهای پایگاه داده
فرم ورود اطلاعات یکی از ابزارهای داده داخلی اکسل است. برای استفاده از فرم، عناوین ستون را برای استفاده در پایگاه داده خود ارائه دهید، روی نماد فرم کلیک کنید و اکسل بقیه کارها را انجام می دهد.
ساده ترین راه برای افزودن نام فیلدها به فرم، تایپ آنها در سلول های کاربرگ است. فرم می تواند حداکثر 32 عنوان ستون داشته باشد.
برای دنبال کردن این آموزش، یک کاربرگ خالی اکسل را باز کنید و داده‌های عنوان ستون را در سلول‌های A1 تا E1 وارد کنید، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است:
باز کردن فرم ورود داده
بعد از اینکه کاربرگ شما حاوی عناوین ستون ها بود، وقت آن است که فرم ورود داده ها را باز کنید.
- سلول A2 را انتخاب کنید تا به سلول فعال تبدیل شود.
-
به نوارابزار دسترسی سریع بروید و Form را انتخاب کنید.
Image -
در کادر گفتگوی هشدار، OK را انتخاب کنید.
Image -
فرم حاوی تمام عناوین ستون ها روی صفحه ظاهر می شود.
Image - اکنون شما آماده استفاده از فرم برای وارد کردن داده هستید.
افزودن رکوردهای داده با فرم
افزودن رکوردها به کاربرگ صرفاً با تایپ داده ها در فیلدهای فرم صحیح است.
با وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم در کنار عناوین صحیح، اولین رکورد را به کاربرگ اضافه کنید:
- StudentID: SA267-567
- نام خانوادگی: جونز
- ابتدای: B.
- سن: 21
- برنامه: زبان
برگ را فشار دهید تا از فیلدی به فیلد دیگر حرکت کنید. New را برای افزودن رکورد به کاربرگ و پاک کردن فیلدهای رکورد دوم انتخاب کنید.
رکورد دوم را به کاربرگ اضافه کنید:
- StudentID: SA267-211
- نام خانوادگی: Williams
- ابتدای: J.
- سن: 19
- برنامه: علم
New را پس از اتمام افزودن رکورد انتخاب کنید.
هنگام وارد کردن داده های مشابه مانند شماره شناسه دانشجویی (فقط اعداد بعد از خط تیره متفاوت هستند)، از کپی و چسباندن برای سرعت بخشیدن به ورود داده ها استفاده کنید.
برای افزودن رکوردهای باقیمانده به پایگاه داده آموزشی، از فرم استفاده کنید تا داده های نشان داده شده در تصویر زیر را در سلول های A4 تا E11 وارد کنید..
استفاده از ابزارهای داده فرم
با اضافه شدن رکوردهای بیشتری به کاربرگ، حفظ یکپارچگی داده ها مهم است. با رفع خطاهای داده، به‌روزرسانی سوابق، حذف سوابق منسوخ و حذف رکوردهای تکراری، داده‌ها را به‌روز و مرتبط نگه دارید.
فرم ورود داده حاوی چندین ابزار است که یافتن، تصحیح و حذف رکوردها از پایگاه داده را آسان می کند. این ابزارها در سمت راست فرم یافت می شوند و عبارتند از:
- پیدا کردن قبلی و پیدا کردن بعدی: در کاربرگ هر بار یک رکورد به جلو و عقب بروید.
- Delete: حذف رکوردها از کاربرگ.
- Restore: لغو تغییرات یک رکورد. بازیابی زمانی کار می کند که یک رکورد در فرم نمایش داده شود. وقتی به رکورد دیگری دسترسی پیدا کرد یا فرم بسته شد، Restore غیر فعال می شود.
- معیار: کاربرگ را برای رکوردها بر اساس معیارهای خاص مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید.
جستجوی سوابق با استفاده از یک نام فیلد
در اینجا نحوه استفاده از فرم ورود داده برای جستجوی پایگاه داده برای سوابق با استفاده از یک عنوان ستون، مانند نام خانوادگی، سن، یا برنامه آمده است.
-
در فرم ورود داده، معیار را انتخاب کنید.
Image وقتی معیار را انتخاب می کنید، فیلدهای فرم از فرم پاک می شوند. هیچ رکوردی از کاربرگ حذف نمی شود.
- مکان نما را در کادر متنی برنامه قرار دهید و Arts را برای جستجوی همه دانش آموزان ثبت نام شده در برنامه هنر تایپ کنید.
-
انتخاب پیدا کردن بعدی
Image -
داده های اولین رکوردی که با معیارهای جستجو مطابقت دارد در فرم ظاهر می شود.
Image برای ایجاد تغییرات در رکورد، متن موجود را حذف کرده و داده های صحیح را وارد کنید.
- پیدا کردن بعدی را انتخاب کنید تا رکوردهای اضافی مطابق با معیارهای جستجو نمایش داده شود.
جستجوی سوابق با استفاده از چندین نام فیلد
فرم همچنین می تواند برای جستجوی سوابق با معیارهای متعدد استفاده شود. به عنوان مثال، برای جستجوی دانش آموزانی که 18 سال سن دارند و در برنامه هنر ثبت نام کرده اند. فقط رکوردهایی که با هر دو معیار مطابقت دارند در فرم نمایش داده می شوند.
- معیار را انتخاب کنید.
- مکان نما را در کادر متنی Age قرار دهید و 18 را تایپ کنید.
-
مکان نما را در کادر متنی Program قرار دهید و Arts را تایپ کنید.
Image - انتخاب پیدا کردن بعدی.
- داده های اولین رکوردی که با معیارهای جستجو مطابقت دارد در فرم ظاهر می شود.
- پیدا کردن بعدی را انتخاب کنید تا رکوردهای اضافی مطابق با معیارهای جستجو نمایش داده شود.
