Microsoft Word گزینه ای برای ذخیره مستقیم داده های فرم به عنوان یک کاربرگ Excel ندارد. با این حال، تنها با گذراندن چند مرحله اضافی، صادرات داده ها از فرم Word به اکسل بسیار آسان است.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. اکسل برای مک و اکسل آنلاین.
خط پایین
فرم Word حاوی جاهای خالی پر کردنی است که پر کردن اطلاعات مهم را برای افراد آسان می کند. معمولاً این فرم ها به گونه ای توزیع می شوند که افراد زیادی بتوانند آنها را پر کرده و برگردانند. جمع آوری تمام اطلاعات از آن فرم ها و انتقال آنها به صفحه گسترده اکسل یک فرآیند دستی خسته کننده است.خوشبختانه، صادر کردن داده‌های فرم Word به اکسل با استفاده از فایل‌های محدود شده با کاما بسیار آسان است.
استفاده از گزینه‌ها برای انتخاب فرمت محدود شده با کاما
فقط چند تنظیم در سند فرم ورد شما لازم است تا داده‌های فرم به‌عنوان یک فایل محدود شده با کاما (CSV) ذخیره شود. این فرمت فایل هر رکورد فرم را با کاما جدا می کند. از فایل‌های CSV برای وارد کردن داده‌ها به اکسل استفاده کنید.
Microsoft Word آنقدر هوشمند است که فقط داده ها را از فرم در فایل CSV ذخیره می کند. متن اضافی در سند به فایل CSV اضافه نمی شود.
در حالی که سند فرم باز است و با داده پر شده است، File > گزینه‌ها را انتخاب کنید.
- Advanced را در پانل سمت چپ کادر گفتگوی گزینه‌ها انتخاب کنید.
- در بخش حفظ وفاداری هنگام اشتراک‌گذاری این سند، علامتی را در کادر کنار ذخیره داده‌های فرم به‌عنوان فایل متنی محدودشده. قرار دهید.
- OK را فشار دهید تا کادر گفتگوی Word Options ببندید.
در این مرحله، دو راه برای صادرات داده ها به اکسل وجود دارد. یا سند را ذخیره کنید یا داده ها را صادر کنید.
از Save As برای صادرات به CSV استفاده کنید
برای ذخیره سند در قالب CSV:
- از منوی File، Save As را انتخاب کنید. کادر محاوره ای Save As با فرمت فایل TXT از قبل انتخاب شده باز می شود.
- نام فایل را انتخاب کنید و OK را انتخاب کنید.
- یک کادر محاوره ای با پیش نمایش داده هایی که از فرم به فرمت CSV صادر می کنید ظاهر می شود.
- OK را فشار دهید تا داده ها صادر شود.
Word داده های فرمی را که در فرم تایپ شده است به عنوان یک فایل .csv استخراج می کند که می تواند با Excel باز شود. Word بین فیلدها کاما را درج می کند. اکسل از کاما برای جدا کردن داده ها به سلول های خاص استفاده می کند.
استفاده از Export برای ذخیره در CSV
برای صادر کردن داده ها به یک فایل CSV:
- انتخاب File > Export.
- انتخاب تغییر نوع فایل.
- در قسمت انواع فایل سند، متن ساده (.txt) را انتخاب کنید.
- Save As را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save As باز شود.
- مکانی را که می‌خواهید فایل را ذخیره کنید انتخاب کنید، نام فایل را وارد کنید و Save را برای صادر کردن داده‌ها انتخاب کنید.
وارد کردن داده‌های فرم به اکسل
بعد از اینکه داده های فرم Word به فرمت CSV صادر شد، داده ها برای وارد کردن به Microsoft Excel آماده می شوند.
اگر فایل را با استفاده از اکسل باز کنید، فایل را در پوشه ای که آن را ذخیره کرده اید نمی بینید زیرا اکسل به طور پیش فرض فقط فایل های Excel را به شما نشان می دهد.
فایل CSV را با دنبال کردن این مراحل باز کنید:
- یک سند اکسل خالی باز کنید.
- انتخاب File > باز کردن.
- Browse را انتخاب کنید.
- در لیست کشویی نوع فایل، All Files (.) را انتخاب کنید.
- به پوشه ای که داده های فرم Word صادر شده در آن قرار دارد، مرور کنید و فایل متنی CSV را انتخاب کنید.
- باز کردن را انتخاب کنید.
- Excel جادوگر واردات متن را باز می کند. Limited را انتخاب کنید و Next را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- چک باکس Tab را لغو انتخاب کنید و کادر Comma را انتخاب کنید. سپس، Next را انتخاب کنید.
- انتخاب پایان.
داده های فرم Word شما در برگه اکسل شما ظاهر می شود.
وارد کردن داده های فرم به صفحه گسترده موجود با Excel 2019 و 2016
اگر می خواهید داده ها را از فرم های جدید مایکروسافت در یک صفحه گسترده بیاورید، این مراحل را دنبال کنید:
- فایل اکسل ذخیره شده خود را باز کنید.
- با فشار دادن نماد + در پایین صفحه موجود، یک صفحه جدید ایجاد کنید.
- انتخاب سلول A1.
- در منوی داده، Get Data > From File ، > From Text/CSV را انتخاب کنید(در Microsoft 2010 یا 2013، From Text را انتخاب کنید).
- فایل متنی جدید را با داده‌های فرم انتخاب کنید و Import را انتخاب کنید.
- در جادوگر، Load > Load To را انتخاب کنید.
- در قسمت جایی که می خواهید داده ها را قرار دهید، کاربرگ موجود را انتخاب کنید و مطمئن شوید که A1 انتخاب شده است. انتخاب شده است.
- OK را فشار دهید.
هنگامی که داده‌های فرم وارد شد، داده‌های فرم Word جدید را به کاربرگ اصلی خود اضافه کنید:
- در Word، تمام سطر را فقط با داده ها برجسته کنید.
- راست کلیک کنید و Copy را انتخاب کنید.
- در اکسل، کاربرگ اصلی خود را انتخاب کنید.
- سلول را درست زیر آخرین رکورد در برگه برجسته کنید.
- راست کلیک کنید و Paste را انتخاب کنید.
وارد کردن داده های فرم به صفحه گسترده موجود با Excel 2013 و 2010
برای آوردن داده ها از فرم های جدید مایکروسافت به Excel 2013 یا 2010، این مراحل را دنبال کنید:
- فایل اکسل ذخیره شده خود را باز کنید.
- سلول را در ستون اول درست زیر داده های موجود خود انتخاب کنید.
- انتخاب Data > از متن.
- فایل متنی جدید را با داده‌های فرم انتخاب کنید و Import را انتخاب کنید.
- در جادوگر، Limited را انتخاب کنید و Next را فشار دهید. را فشار دهید.
- چک باکس Tab را لغو انتخاب کنید، کادر Comma را انتخاب کنید و Next را انتخاب کنید.
- Finish را فشار دهید.
- در در کجا می خواهید داده ها را قرار دهید ، کاربرگ موجود را انتخاب کنید. مطمئن شوید سلولی که می‌خواهید ردیف جدید در آن قرار گیرد انتخاب شده باشد.
- OK را فشار دهید.
این داده‌های فرم Word جدید را به ردیف بعدی در کاربرگ اصلی شما اضافه می‌کند.
