چه باید بدانیم
- Start Mail Merge را انتخاب کنید و نوع سندی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید. سپس، Select Recipients را انتخاب کنید تا انتخاب کنید چه کسی آن را دریافت می کند.
- Insert Merge Field را انتخاب کنید و تمام فیلدهایی را که می خواهید استفاده کنید اضافه کنید. Finish & Merge را برای تکمیل فرآیند انتخاب کنید.
- متناوباً، اگر به کمک راهنمایی بیشتر برای ایجاد سند ادغام شده خود نیاز دارید، از گام به گام Mail Merge Wizard استفاده کنید.
استفاده از Mail Merge در همه نسخه های Microsoft Word داده های منبع داده را با سند شما ادغام می کند. این برای حروف، کاتالوگ ها، برچسب ها و موارد دیگر عالی است. در اینجا نحوه شروع کار با این ویژگی صرفه جویی در زمان آمده است.
نحوه ادغام نامه در Word
در تمام نسخه‌های فعلی Word، گزینه Mail Merge در برگه Mailings نوار به شما کمک می‌کند تا یک نامه ادغام ایمیل ایجاد کنید.
یک حرف از ابتدا ایجاد کنید یا یک حرف موجود را قبل از شروع باز کنید.
-
Start Mail Merge را در نوار Mailings انتخاب کنید و نوع سندی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید. به عنوان مثال، می توانید حروف، پاکت نامه ها یا برچسب ها را انتخاب کنید. از طرف دیگر، Step by Step Mail Merge Wizard را برای کمک بیشتر در ایجاد سند خود انتخاب کنید.
Image -
Select Recipients را در نوار Mailings برای افزودن گیرندگان به نامه‌های پستی انتخاب کنید.می توانید انتخاب کنید که یک پایگاه داده جدید از گیرندگان ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از فهرست موجود یا مخاطبین Outlook استفاده کنید.
Image -
در کادر Mail Merge Recipients، از کادرهای انتخاب برای انتخاب مخاطبینی که می‌خواهید در ادغام نامه استفاده کنید، استفاده کنید. وقتی لیست شما آماده شد، OK را انتخاب کنید.
Image -
درج فیلد ادغام را در نوار پستی انتخاب کنید. اولین فیلدی را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید. نام فیلد در جایی که مکان نما را در سند خود قرار داده اید ظاهر می شود. این کار را تکرار کنید و هر فیلدی را که می‌خواهید اضافه کنید وارد کنید. یا می‌توانید گزینه‌ای مانند Address Block یا خط تبریک را انتخاب کنید
می توانید متن اطراف فیلد را ویرایش و قالب بندی کنید. قالب های اعمال شده در فیلد به سند نهایی شما منتقل می شود. می توانید به افزودن فیلدها به نامه خود ادامه دهید.
Image -
قبل از اینکه نامه های خود را چاپ کنید، باید آنها را بررسی کنید تا خطاها را بررسی کنید.به طور خاص به فاصله گذاری و نقطه گذاری اطراف فیلدها توجه کنید. همچنین می‌خواهید مطمئن شوید که فیلدهای صحیح را در مکان‌های مناسب وارد کرده‌اید.
برای پیش‌نمایش حروف، پیش‌نمایش نتایج را در نوار پست‌ها انتخاب کنید. از فلش ها برای پیمایش در سند استفاده کنید.
Image -
ممکن است متوجه خطا در داده های یکی از اسناد خود شوید. شما نمی توانید این داده ها را در سند ادغام تغییر دهید. در عوض، باید آن را در منبع داده رفع کنید.
برای انجام این کار، Edit Recipient List را در نوار Mailings انتخاب کنید. در کادری که باز می شود، می توانید داده های هر یک از گیرندگان خود را تغییر دهید. همچنین می توانید گیرندگان را محدود کنید. علامت کادر کنار نام گیرندگان را بردارید تا آنها را از عملیات ادغام حذف کنید و OK را انتخاب کنید.
Image -
بعد از اینکه اسناد خود را بررسی کردید، آماده هستید تا با تکمیل ادغام آنها را نهایی کنید.دکمه Finish & Merge را در نوار Mailings انتخاب کنید. می توانید اسناد جداگانه را ویرایش کنید، حروف را چاپ کنید یا آنها را ایمیل کنید. اگر انتخاب کنید نامه های خود را چاپ یا ایمیل کنید، یک پیام از شما می خواهد که محدوده ای را وارد کنید. شما می توانید انتخاب کنید که همه، یک یا مجموعه ای از حروف به هم پیوسته را چاپ کنید. Word شما را در فرآیند هر کدام راهنمایی می کند.
Image
