چه باید بدانیم
- قبل از دیجیتالی کردن فایل‌های خود، پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها را برای سازماندهی فایل‌ها ایجاد کنید.
- مطمئن شوید که اسکنر یا چاپگر از نرم افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) پشتیبانی می کند و نرم افزار OCR را نصب کرده اید.
- فرایند بسته به اینکه بخواهید یک سند را در مک اسکن کنید یا یک سند را در ویندوز اسکن کنید متفاوت است.
دیجیتالی کردن اسناد کاغذی می تواند به سازماندهی اسناد مهم شما کمک کند. فایل‌های دیجیتال، از جمله PDF، را می‌توان با استفاده از نرم‌افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) که معمولاً همراه با چاپگر ارائه می‌شود، به فایل‌های قابل جستجو تبدیل کرد.این بدان معناست که اطلاعات شما فضایی را اشغال نمی کند و پیدا کردن آن آسان تر است. همچنین، می‌توانید فایل‌های دیجیتال خود را بر روی سی‌دی یا دی‌وی‌دی، درایو فلش، در یک مکان ذخیره‌سازی آنلاین ذخیره کنید. در اینجا نحوه سازماندهی اسناد اسکن شده آمده است.
چگونه از اسکنر برای سازماندهی استفاده کنیم
در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای سازماندهی کسب و کار یا خانه خود با استفاده از اسکنر انجام دهید. برای انجام این کار به یک اسکنر اسناد نیاز دارید. لازم نیست گران یا شیک باشد. اگر یکی ندارید، با این بررسی‌ها درباره اسکنرهای عکس و اسکنر اسناد برای بهترین خریدها شروع کنید.
اگر یک اسکنر جداگانه نمی خواهید، یک چاپگر همه کاره ارزان قیمت این کار را انجام می دهد.
-
مدارک خود را بررسی کنید و تصمیم بگیرید چه چیزی را می توانید دیجیتالی کنید و چه چیزی را می توانید با خیال راحت پرتاب کنید.
این احتمالاً کمی طول می کشد. در صورت نیاز به تدریج کار کنید.
-
قبل از دیجیتالی کردن فایل‌های خود، پوشه‌ها و زیرپوشه‌هایی برای ذخیره فایل‌ها ایجاد کنید. به دسته هایی که نیاز دارید فکر کنید و برای هر کدام یک پوشه تنظیم کنید. رسیدهای کارت اعتباری را در یک پوشه، اوراق بیمه خودرو را در پوشه دیگر قرار دهید. قبوض تلفن، رسید خواربار فروشی، صورتحساب تعمیرات منزل و غیره را می توان در پوشه های جداگانه قرار داد. در هر پوشه، زیرپوشه‌هایی را برای هر سال (یا ماه) ایجاد کنید. شروع با یک سیستم سازمان‌یافته و افزودن کاغذبازی جدید به فایل مناسب آسان‌تر از مرتب کردن مجدد سیستم در هر بار اسکن رسید جدید است.
برای ایجاد یک پوشه جدید در ویندوز، روی دسکتاپ کلیک راست کرده و New > Folder این مرحله را در حالی که داخل پوشه جدید هستید تکرار کنید. پوشه برای ایجاد یک زیر پوشه برای ایجاد یک پوشه جدید در Mac، File > New Folder را انتخاب کنید، یا Shift+ را فشار دهید. فرمان +N
-
مطمئن شوید که اسکنر یا چاپگر دارای نرم افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) است. این به شما امکان می دهد اسناد را به فرمت PDF اسکن کرده و فایل ها را ویرایش کنید. به احتمال زیاد نرم افزار OCR مناسب روی رایانه ویندوز شما نصب شده است.
اگر نرم افزار OCR روی رایانه شما نصب نیست، ABBYY FineReader و Adobe Acrobat Pro DC گزینه های محبوبی هستند.
-
وقت آن است که اسناد خود را اسکن کنید. نحوه دقیق انجام این کار به نوع اسکنر و نرم افزاری که استفاده می کنید بستگی دارد.
Lifewire راهنماهایی برای اسکن اسناد در Windows و Mac دارد.
-
هنگامی که دیجیتالی کردن اسناد را به پایان رساندید، از مدارک فیزیکی خود مطلع باشید. اطمینان حاصل کنید که هر بار که رسید یا مدارک جدید دریافت می کنید اسناد را به طور خودکار اسکن می کنید. در غیر این صورت، کاغذها دوباره انباشته می شوند.
