وقتی اغلب ایمیل های بسیار مشابهی ارسال می کنید، ابتدا یکی از این پیام ها را به عنوان الگوی پیام در Outlook ذخیره کنید. سپس، به جای ایجاد ایمیل از ابتدا، با یک الگو شروع کنید و آن را متناسب با گیرنده ایمیل خود سفارشی کنید. در زمان صرفه جویی می کنید و در کارهای ایمیل خود کارآمدتر می شوید.
دستورالعمل های این مقاله برای Outlook 2019، 2016، 2013، 2010، 2007 اعمال می شود. و Outlook برای Microsoft 365.
ایجاد یک الگوی ایمیل (برای پیام‌های جدید) در Outlook
برای ذخیره یک پیام به عنوان یک الگو در Outlook:
-
یک پیام ایمیل جدید ایجاد کنید. Home > ایمیل جدید را انتخاب کنید یا Ctrl+N را فشار دهید.
Image -
اگر می خواهید از یکی برای الگوی پیام خود استفاده کنید، موضوعی را وارد کنید.
Image می توانید یک الگوی ایمیل را بدون موضوع پیش فرض در Outlook ذخیره کنید.
-
متن، تصاویر و سایر عناصری را که می خواهید در قالب پیام ایمیل نمایش داده شوند وارد کنید.
Image اگر قبلاً امضای ایمیلی در Outlook ایجاد کرده اید که به طور خودکار هنگام ایجاد پیام جدید اضافه می شود، هر گونه امضا را حذف کنید.
-
هنگامی که الگوی ایمیل خود را تنظیم کردید، File > Save As را انتخاب کنید. در Outlook 2007، Office Button > ذخیره به عنوان را انتخاب کنید.
Image - نام فایل را وارد کنید.
-
پیکان کشویی ذخیره به عنوان نوع را انتخاب کنید، سپس Outlook Template (.oft) را انتخاب کنید. در Outlook 2007، پیکان کشویی Save as type را انتخاب کنید، سپس Outlook Template را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image - ذخیره را انتخاب کنید.
- ایمیل اصلی را ببندید.
نوشتن یک ایمیل با استفاده از یک الگو در Outlook
برای نوشتن یک پیام جدید (برای پاسخ به زیر مراجعه کنید) با استفاده از یک الگوی پیام در Outlook:
-
برگه Home را انتخاب کنید، سپس موارد جدید > موارد بیشتر >را انتخاب کنید فرم را انتخاب کنید. در Outlook 2007، Tools > Forms > را انتخاب کنید Form را انتخاب کنید.
Image -
در کادر محاوره ای Choose Form ، پیکان کشویی Look in را انتخاب کنید، سپس User Templates را در File انتخاب کنید. سیستم.
Image -
الگویی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید.
Image - باز کردن را انتخاب کنید.
ایجاد یک الگوی ایمیل ساده برای پاسخ‌های سریع در Outlook
برای راه‌اندازی یک الگو برای پاسخ‌ها در Outlook:
- برگه Home را انتخاب کنید.
-
در گروه Quick Steps ، Create New را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image -
در کادر متنی Name، یک نام توصیفی برای الگوی پاسخ وارد کنید.
Image -
پیکان کشویی انتخاب کنش را انتخاب کنید.
Image -
در بخش Respond ، پاسخ را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
Image برای تنظیم یک الگوی ساده برای پیام‌های جدید که شامل یک گیرنده پیش‌فرض است، New Message را انتخاب کنید.
-
انتخاب نمایش گزینه‌ها.
Image - در کادر متنی Text، پیامی را برای پاسخ خود وارد کنید. یک امضا اضافه کنید.
-
پیکان کشویی Importance را انتخاب کنید و Normal را انتخاب کنید تا بدون در نظر گرفتن سطح پیام اصلی، پاسخ شما با اهمیت عادی منتشر شود.
Image -
اختیاری، بعد از ۱ دقیقه تاخیر ارسال خودکار را انتخاب کنید. پیام به طور خودکار به صندوق خروجی می رود و به مدت 1 دقیقه در صندوق خروجی می ماند. در طول این مدت، می توانید آن را حذف کنید یا ویرایش کنید.
Image -
برای افزودن اقدامات بیشتر، Add Action را انتخاب کنید. برای مثال، اقدامی برای انتقال یک پیام ایمیل در Outlook به پوشه بایگانی خود اضافه کنید یا اقدامی را برای دسته‌بندی آن با رنگ اضافه کنید تا پیام‌هایی را که یک پاسخ دیگ دریافت کرده‌اند شناسایی کنید.
Image -
برای افزودن میانبر صفحه‌کلید برای عملکرد، پیکان کشویی کلید میانبر را انتخاب کنید، سپس یک میانبر را انتخاب کنید.
Image - ذخیره را انتخاب کنید. در Outlook 2019، Finish را انتخاب کنید.
پاسخ سریع به ایمیل با استفاده از الگوی پاسخ سریع در Outlook
برای ارسال پاسخ با یک الگوی از پیش تعریف شده Quick Step:
- پیامی که می خواهید به آن پاسخ دهید را انتخاب کنید. پیام را در قسمت Reading یا در یک پنجره جداگانه باز کنید.
-
اگر پیام در قسمت Reading نمایش داده شد، تب Home را انتخاب کنید. اگر پیام در یک پنجره جداگانه ظاهر شد، تب Message را انتخاب کنید.
Image -
در گروه Quick Steps، مرحله سریع الگوی پاسخ را انتخاب کنید. اگر میانبر صفحه‌کلید برای عمل تعریف کرده‌اید، کلیدهای صفحه‌کلید مربوطه را فشار دهید.
Image -
در صورت نیاز تغییراتی در ایمیل ایجاد کنید، سپس Send را انتخاب کنید.
Image
