وقتی مقدار زیادی داده دارید، اگر به درستی در کتاب کار شما مرتب نشده باشد، می تواند بسیار زیاد باشد. روش‌های مختلف برای مرتب‌سازی داده‌ها در اکسل بیاموزید تا کارآمدتر شوید و مدیریت صفحات گسترده‌تان را آسان‌تر کنید.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. Excel برای Microsoft 365، Excel Online، و Excel برای Mac.
انتخاب داده‌ها برای مرتب‌سازی
قبل از اینکه داده ها مرتب شوند، اکسل باید محدوده دقیقی را که قرار است مرتب شود، بداند. اکسل مناطقی از داده های مرتبط را انتخاب می کند تا زمانی که داده ها این شرایط را داشته باشند:
- هیچ ردیف یا ستون خالی در ناحیه ای از داده های مرتبط وجود ندارد.
- ردیف‌ها و ستون‌های خالی بین نواحی داده‌های مرتبط هستند.
Excel تعیین می کند که آیا ناحیه داده دارای نام فیلد است یا خیر و ردیف را از رکوردهایی که باید مرتب شوند حذف می کند. اجازه دادن به اکسل برای انتخاب محدوده برای مرتب‌سازی می‌تواند خطرناک باشد، به‌ویژه با مقادیر زیادی داده که بررسی آنها سخت است.
برای اطمینان از انتخاب صحیح داده ها، قبل از شروع مرتب سازی محدوده را برجسته کنید. اگر همان محدوده به طور مکرر مرتب شود، بهترین روش این است که به آن یک نام بدهید.
مرتب کردن کلید و ترتیب مرتب سازی در اکسل
مرتب‌سازی نیازمند استفاده از کلید مرتب‌سازی و ترتیب مرتب‌سازی است. کلید مرتب سازی داده های ستون یا ستون هایی است که می خواهید مرتب کنید و با عنوان ستون یا نام فیلد مشخص می شود. در تصویر زیر، کلیدهای مرتب سازی ممکن عبارتند از شناسه دانشجو، نام، سن، برنامه و ماه شروع.
مرتب‌سازی سریع داده‌ها
برای انجام مرتب‌سازی سریع، یک سلول را در ستون حاوی کلید مرتب‌سازی انتخاب کنید. سپس انتخاب کنید که چگونه می خواهید داده ها مرتب شوند. به این صورت است:
- یک سلول در ستون حاوی کلید مرتب‌سازی را انتخاب کنید.
- Home را انتخاب کنید.
- Sort & Filter را برای باز کردن منوی کشویی گزینه‌های مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- نحوه مرتب سازی داده ها را انتخاب کنید. ترتیب صعودی یا نزولی را انتخاب کنید.
هنگام استفاده از Sort & Filter، گزینه های ترتیب مرتب سازی در لیست کشویی بسته به نوع داده در محدوده انتخاب شده تغییر می کند. برای داده‌های متنی، گزینه‌ها مرتب‌سازی A به Z و مرتب‌سازی Z به A هستند. برای داده‌های عددی، گزینه‌ها مرتب‌سازی کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین و مرتب‌سازی بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین هستند.
مرتب کردن ستون های چندگانه داده در اکسل
علاوه بر انجام مرتب‌سازی سریع بر اساس یک ستون از داده‌ها، ویژگی مرتب‌سازی سفارشی اکسل به شما امکان می‌دهد با تعریف کلیدهای مرتب‌سازی متعدد، بر روی چندین ستون مرتب‌سازی کنید.در مرتب‌سازی چند ستونی، کلیدهای مرتب‌سازی با انتخاب سرفصل‌های ستون در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی شناسایی می‌شوند.
مثل مرتب‌سازی سریع، کلیدهای مرتب‌سازی با شناسایی سرفصل ستون‌ها یا نام فیلدها در جدول حاوی کلید مرتب‌سازی تعریف می‌شوند.
مرتب‌سازی بر روی ستون‌های متعدد مثال
در مثال زیر، داده های محدوده A2 تا E12 بر روی دو ستون داده مرتب شده اند. داده ها ابتدا بر اساس نام و سپس بر اساس سن مرتب می شوند.
برای مرتب کردن چندین ستون داده:
- محدوده سلول هایی که باید مرتب شوند را برجسته کنید. در این مثال، سلول‌های A2 تا E12 انتخاب شده‌اند.
- Home را انتخاب کنید.
- Sort & Filter را برای باز کردن لیست کشویی انتخاب کنید.
- Custom Sort را برای باز کردن کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- یک بررسی در کنار داده‌های من سرصفحه دارند.
- در زیر عنوان ستون، فلش پایین مرتب سازی بر اساس را انتخاب کنید و Name را از لیست کشویی انتخاب کنید تا ابتدا داده ها مرتب شوند. توسط ستون نام.
- در زیر عنوان مرتب سازی، تنظیم را به عنوان Cell Values بگذارید. مرتب سازی بر اساس داده های واقعی در جدول است.
- در زیر عنوان Order، فلش رو به پایین را انتخاب کنید و Z تا A را انتخاب کنید تا داده های نام را به ترتیب نزولی مرتب کنید.
- Add Level را برای افزودن گزینه مرتب‌سازی دوم انتخاب کنید.
- در زیر عنوان ستون، سپس با فلش رو به پایین را انتخاب کنید و سن را انتخاب کنید تا رکوردها با نام های تکراری بر اساس ستون Age مرتب شوند.
- در عنوان Order، Largest to Smallest را از لیست کشویی انتخاب کنید تا داده های Age را به ترتیب نزولی مرتب کنید.
- OK را برای بستن کادر محاوره‌ای و مرتب‌سازی داده‌ها انتخاب کنید.
در نتیجه تعریف کلید مرتب‌سازی دوم، که در مثال زیر نشان داده شده است، دو رکورد با مقادیر یکسان برای فیلد Name با استفاده از فیلد Age به ترتیب نزولی مرتب می‌شوند. این منجر به رکورد برای دانش آموز ویلسون جی.، 21 ساله، قبل از رکورد برای Wilson P.، 19 ساله.
ردیف اول: سرفصل ها یا داده های ستون
محدوده داده‌های انتخاب شده برای مرتب‌سازی در مثال بالا، عناوین ستون‌های بالای ردیف اول داده‌ها را شامل می‌شود. این ردیف حاوی داده هایی است که با داده های ردیف های بعدی متفاوت است. اکسل تشخیص داد که سطر اول شامل عناوین ستون‌ها است و گزینه‌های موجود در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی را تنظیم کرد تا شامل آنها شود.
Excel از قالب‌بندی برای تعیین اینکه آیا یک ردیف دارای عناوین ستون است یا خیر استفاده می‌کند. در مثال بالا، عناوین ستون ها فونت متفاوتی با داده های بقیه ردیف ها دارند.
اگر سطر اول حاوی عنوان نیست، اکسل از حرف ستون (مانند ستون D یا ستون E) به عنوان گزینه در گزینه ستون در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی استفاده می‌کند.
Excel از این تفاوت برای تعیین اینکه آیا ردیف اول یک ردیف عنوان است یا خیر استفاده می کند. اگر اکسل اشتباهی مرتکب شود، کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی حاوی یک کادر چک داده‌های من دارای سرصفحه است که این انتخاب خودکار را لغو می‌کند.
مرتب کردن داده ها بر اساس تاریخ یا زمان در اکسل
علاوه بر مرتب‌سازی داده‌های متنی بر اساس حروف الفبا یا اعداد از بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین، گزینه‌های مرتب‌سازی اکسل شامل مرتب‌سازی مقادیر تاریخ است. سفارش‌های مرتب‌سازی موجود برای تاریخ‌ها عبارتند از:
- ترتیب صعودی: قدیمی‌ترین به جدیدترین.
- ترتیب نزولی: جدیدترین به قدیمی‌ترین.
مرتب‌سازی سریع در مقابل کادر گفتگوی مرتب‌سازی
تاریخ‌ها و زمان‌هایی که به‌عنوان داده‌های عددی قالب‌بندی شده‌اند، مانند تاریخ قرض‌گیری در مثال بالا، از روش مرتب‌سازی سریع برای مرتب‌سازی در یک ستون استفاده می‌کنند. برای مرتب‌سازی‌هایی که شامل چندین ستون تاریخ یا زمان است، از کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی مانند مرتب‌سازی چندین ستون داده‌های عددی یا متنی استفاده کنید.
مرتب‌سازی بر اساس تاریخ مثال
برای انجام مرتب‌سازی سریع بر اساس تاریخ به ترتیب صعودی، از قدیمی‌ترین به جدیدترین:
- محدوده سلول هایی که باید مرتب شوند را برجسته کنید. برای پیروی از مثال بالا، سلول‌های G2 تا K7 را برجسته کنید.
- Home را انتخاب کنید.
- Sort & Filter را برای باز کردن لیست کشویی انتخاب کنید.
- Custom Sort را برای باز کردن کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- در زیر عنوان ستون، مرتب‌سازی بر اساس فلش رو به پایین را انتخاب کنید و قرض گرفته شده را انتخاب کنید تا ابتدا داده‌ها بر اساس تاریخ قرض‌گیری مرتب شوند.
- در زیر عنوان مرتب سازی، Cell Values را انتخاب کنید. مرتب سازی بر اساس داده های واقعی در جدول است.
- در زیر عنوان ترتیب مرتب‌سازی، قدیمی‌ترین تا جدیدترین را از فهرست کشویی انتخاب کنید.
- OK را در کادر محاوره ای انتخاب کنید تا کادر محاوره ای بسته شود و داده ها مرتب شوند.
اگر نتایج مرتب‌سازی بر اساس تاریخ مطابق انتظار نباشد، داده‌های ستون حاوی کلید مرتب‌سازی ممکن است حاوی تاریخ‌ها یا زمان‌هایی باشد که به‌عنوان داده‌های متنی ذخیره شده‌اند نه به‌عنوان اعداد (تاریخ‌ها و زمان‌ها فقط داده‌های عددی قالب‌بندی شده‌اند.).
داده های ترکیبی و مرتب سازی سریع
هنگامی که از روش مرتب‌سازی سریع استفاده می‌کنید، اگر رکوردهای حاوی داده‌های متن و عدد با هم ترکیب شوند، اکسل با قرار دادن رکوردها با داده‌های متنی در پایین فهرست مرتب‌شده، داده‌های اعداد و متن را جداگانه مرتب می‌کند.
Excel همچنین ممکن است عناوین ستون‌ها را در نتایج مرتب‌سازی شامل شود، و آنها را به‌عنوان ردیف دیگری از داده‌های متنی تفسیر کند و نه به‌عنوان نام فیلد برای جدول داده‌ها.
هشدار مرتب سازی احتمالی
اگر از کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی استفاده می‌شود، حتی برای مرتب‌سازی در یک ستون، اکسل ممکن است پیامی را نشان دهد که به شما هشدار می‌دهد با داده‌های ذخیره شده به‌عنوان متن مواجه شده است و به شما این امکان را می‌دهد:
- هر چیزی را که شبیه یک عدد است به عنوان یک عدد مرتب کنید.
- مرتب سازی اعداد و اعداد ذخیره شده به عنوان متن جداگانه.
اگر اولین گزینه را انتخاب کنید، اکسل سعی می کند داده های متنی را در مکان صحیح نتایج مرتب سازی قرار دهد. گزینه دوم را انتخاب کنید و اکسل رکوردهای حاوی داده های متنی را در پایین نتایج مرتب سازی قرار می دهد، درست مانند مرتب سازی سریع.
مرتب کردن داده ها بر اساس روزهای هفته یا ماه ها در اکسل
همچنین می‌توانید داده‌ها را بر اساس روزهای هفته یا ماه‌های سال با استفاده از همان فهرست سفارشی داخلی که اکسل برای افزودن روزها یا ماه‌ها به کاربرگ با استفاده از دسته پر استفاده می‌کند، مرتب کنید. این فهرست‌ها به جای حروف الفبا، مرتب‌سازی بر اساس روز یا ماه را امکان‌پذیر می‌کنند.
همانند سایر گزینه‌های مرتب‌سازی، مرتب‌سازی مقادیر بر اساس فهرست سفارشی می‌تواند به ترتیب صعودی (یکشنبه تا شنبه یا ژانویه تا دسامبر) یا نزولی (شنبه تا یکشنبه یا دسامبر تا ژانویه) نمایش داده شود.
در تصویر بالا، مراحل زیر برای مرتب‌سازی نمونه داده‌ها در محدوده A2 تا E12 بر اساس ماه‌های سال دنبال شد:
- محدوده سلول هایی که باید مرتب شوند را برجسته کنید.
- Home را انتخاب کنید.
- Sort & Filter را برای باز کردن لیست کشویی انتخاب کنید.
- Custom Sort را برای باز کردن کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- در عنوان ستون، Month Start را از لیست کشویی انتخاب کنید تا داده ها بر اساس ماه های سال مرتب شوند.
- در عنوان Sort On، Cell Values را انتخاب کنید. مرتب سازی بر اساس داده های واقعی در جدول است.
- در عنوان Order، پیکان رو به پایین را در کنار گزینه پیش‌فرض A تا Z انتخاب کنید تا منوی کشویی باز شود.
- فهرست سفارشی را برای باز کردن کادر محاوره‌ای فهرست‌های سفارشی انتخاب کنید.
- در پنجره سمت چپ کادر گفتگو، ژانویه، فوریه، مارس، آوریل را انتخاب کنید.
- OK را برای تأیید انتخاب انتخاب کنید و به کادر محاوره مرتب سازی برگردید.
- لیست انتخاب شده (ژانویه، فوریه، مارس، آوریل) تحت عنوان سفارش نمایش داده می شود.
- OK را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای بسته شود و داده ها بر اساس ماه های سال مرتب شوند.
به طور پیش‌فرض، فهرست‌های سفارشی فقط به ترتیب صعودی در کادر محاوره‌ای فهرست‌های سفارشی نمایش داده می‌شوند. برای مرتب کردن داده ها به ترتیب نزولی با استفاده از یک لیست سفارشی پس از انتخاب لیست مورد نظر به طوری که در زیر عنوان Order در کادر محاوره ای مرتب سازی نمایش داده شود:
- پیکان رو به پایین در کنار لیست نمایش داده شده را انتخاب کنید، مانند ژانویه، فوریه، مارس، آوریل برای باز کردن منوی کشویی.
- در منو، گزینه لیست سفارشی را انتخاب کنید که به ترتیب نزولی نمایش داده می شود، مانند دسامبر، نوامبر، اکتبر، سپتامبر..
- OK را کلیک کنید تا داده ها به ترتیب نزولی با استفاده از لیست سفارشی مرتب شوند.
مرتب‌سازی بر اساس ردیف‌ها برای ترتیب مجدد ستون‌ها در اکسل
همانطور که با گزینه های مرتب سازی قبلی نشان داده شده است، معمولاً داده ها با استفاده از عنوان ستون یا نام فیلد مرتب می شوند. نتیجه، مرتب‌سازی مجدد کل ردیف‌ها یا رکوردهای داده‌ها است. یکی از گزینه‌های مرتب‌سازی کمتر شناخته شده و کمتر مورد استفاده در اکسل، مرتب‌سازی بر اساس ردیف است، که تأثیری در مرتب‌سازی مجدد ترتیب ستون‌ها از چپ به راست در یک کاربرگ دارد.
یکی از دلایل مرتب‌سازی بر اساس ردیف، تطبیق ترتیب ستون‌ها بین جداول مختلف داده است. با ستون‌ها در یک ترتیب چپ به راست، مقایسه رکوردها یا کپی و انتقال داده‌ها بین جداول آسان‌تر است.
سفارشی کردن ترتیب ستون
با این حال،به ندرت، به دلیل محدودیت‌های گزینه‌های مرتب‌سازی صعودی و نزولی برای مقادیر، گرفتن ستون‌ها به ترتیب صحیح کار ساده‌ای است. معمولاً لازم است از ترتیب مرتب سازی سفارشی استفاده شود و اکسل گزینه هایی برای مرتب سازی بر اساس رنگ سلول یا فونت یا نمادهای قالب بندی شرطی دارد.
ساده ترین راه برای گفتن ترتیب ستون ها در اکسل این است که یک ردیف در بالا یا پایین جدول داده ها اضافه کنید که حاوی اعدادی است که ترتیب ستون ها را از چپ به راست نشان می دهد. مرتب‌سازی بر اساس ردیف‌ها به یک موضوع ساده تبدیل می‌شود که ستون‌های کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین را بر اساس ردیف حاوی اعداد مرتب کنیم.
پس از انجام مرتب سازی، ردیف اعداد اضافه شده را می توان به راحتی حذف کرد.
مرتب سازی بر اساس ردیف مثال
در نمونه داده‌ای که برای این سری در گزینه‌های مرتب‌سازی اکسل استفاده می‌شود، ستون Student ID همیشه ابتدا در سمت چپ، پس از آن نام و سپس سن قرار دارد.
در این مثال، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، اعدادی به ستون ها اضافه شده است تا کاربرگ برای مرتب کردن مجدد ستون ها آماده شود به طوری که ستون برنامه ابتدا در سمت چپ و سپس ماه شروع، نام، سن، و شناسه دانشجویی.
در اینجا نحوه تغییر ترتیب ستون آمده است:
- یک ردیف خالی بالای ردیف حاوی نام فیلدها وارد کنید.
- در این ردیف جدید، اعداد زیر را از چپ به راست از ستون A وارد کنید: 5, 3, 4, 1, 2.
- محدوده ای که باید مرتب شود را برجسته کنید. در این مثال، A2 را تا E13 برجسته کنید.
- Home را انتخاب کنید.
- Sort & Filter را برای باز کردن لیست کشویی انتخاب کنید.
- Custom Sort را برای باز کردن کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- Options را برای باز کردن کادر محاوره‌ای گزینه‌های مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- در بخش جهت‌یابی، مرتب‌سازی از چپ به راست را انتخاب کنید تا ترتیب ستون‌های چپ به راست در کاربرگ را مرتب کنید.
- OK را برای بستن کادر محاوره‌ای گزینه‌های مرتب‌سازی انتخاب کنید.
- با تغییر جهت‌گیری، عنوان ستون در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی به ردیف تغییر می‌کند.
- مرتب‌سازی بر اساس فلش رو به پایین را انتخاب کنید و ردیف ۲ را انتخاب کنید. این ردیف حاوی اعداد سفارشی است.
- در عنوان مرتب‌سازی، Cell Values را انتخاب کنید.
- در زیر عنوان Order، Smallest to Largest را از لیست کشویی انتخاب کنید تا اعداد ردیف 2 را به ترتیب صعودی مرتب کنید.
- OK را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای بسته شود و ستون های چپ به راست بر اساس اعداد ردیف 2 مرتب شوند.
- ترتیب ستون ها با برنامه شروع می شود و سپس شروع ماه، نام، سن و شناسه دانش آموز.
استفاده از گزینه های مرتب سازی سفارشی اکسل برای مرتب کردن مجدد ستون ها
در حالی که مرتب‌سازی سفارشی در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی در اکسل موجود است، استفاده از این گزینه‌ها برای مرتب کردن مجدد ستون‌ها در کاربرگ آسان نیست.گزینه‌های ایجاد یک ترتیب مرتب‌سازی سفارشی موجود در کادر محاوره‌ای Sort، مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس رنگ سلول، رنگ فونت و نماد است.
مگر اینکه هر ستون قبلاً قالب‌بندی منحصربه‌فردی را اعمال کرده باشد، مانند فونت یا رنگ سلول‌های مختلف، این قالب‌بندی باید به سلول‌های جداگانه در همان ردیف اضافه شود تا هر ستون دوباره مرتب شود.
به عنوان مثال، برای استفاده از رنگ فونت برای ترتیب مجدد ستون ها:
- نام هر فیلد را انتخاب کنید و رنگ قلم را برای هر کدام تغییر دهید. برای مثال، برنامه را به قرمز، شروع ماه را به سبز، نام را به آبی، سن را به نارنجی، و شناسه دانشجویی را به بنفش تغییر دهید.
- در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی، Sort by را انتخاب کنید و ردیف ۲ را انتخاب کنید. را انتخاب کنید.
- در زیر عنوان مرتب سازی، Font Color را انتخاب کنید.
- تحت عنوان Order، ترتیب رنگ نام فیلدها را به صورت دستی تنظیم کنید تا با ترتیب ستون مورد نظر مطابقت داشته باشد.
- پس از مرتب‌سازی، رنگ قلم را برای نام هر فیلد بازنشانی کنید.
