دانستن نحوه مقایسه دو فایل اکسل در هر محیطی که افراد زیادی در حال ایجاد تغییرات در یک فایل هستند مهم است. این امر در یک محیط تجاری یا در مواردی که فایل‌های اکسل در فضای ابری به اشتراک گذاشته می‌شوند، رایج است، جایی که افراد زیادی برای ایجاد تغییرات دسترسی دارند.
خوشبختانه راه های مختلفی برای مقایسه دو فایل اکسل وجود دارد. در برخی موارد می توانید تغییرات ایجاد شده در دو فایل اکسل مختلف را در یک فایل واحد ادغام کنید.
دستورالعمل های این مقاله برای Excel 2019، 2016، 2013، 2010 اعمال می شود. اکسل برای مایکروسافت 365 و اکسل برای مک
نحوه مقایسه دو فایل اکسل
اگر دو فایل اکسل با چندین شیت دارید، ساده ترین روش این است که یک مقایسه کامل کاربرگ با استفاده از ابزارهای شخص ثالث انجام دهید.
می‌توانید چند ابزار آنلاین پیدا کنید که به شما در مقایسه فایل‌های اکسل کمک می‌کنند، اما چند ابزار وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. یکی از آنها مقایسه صفحه گسترده است که از SourceForge در دسترس است.
برنامه را دانلود و اجرا کنید که یک افزونه را در برنامه Excel شما نصب می کند.
صفحه گسترده مقایسه در تمام نسخه های اکسل پس از اکسل 2000 کار می کند. این فقط با سیستم عامل ویندوز سازگار است.
برای استفاده از مقایسه صفحه گسترده برای مقایسه دو فایل اکسل:
-
هر دو فایل Excel را که می خواهید مقایسه کنید باز کنید و منوی Add-ins را انتخاب کنید.
Image قبل از شروع این فرآیند از فایل های اکسل کپی تهیه کنید تا در صورت بروز مشکل، نسخه اصلی خود را داشته باشید.
-
در این منو سه گزینه وجود دارد. مقایسه کامل را انتخاب کنید.
Image -
یک پنجره مقایسه صفحه گسترده باز می شود که فایل ها را در دو فیلد به نام های "اول/قبل" و "دوم/بعد" نشان می دهد. فایل اکسل قدیمی (قبل از ایجاد تغییرات) باید در قسمت First/Before باشد. اگر اینطور نیست، دکمه Swap را انتخاب کنید تا آن را در آنجا قرار دهید. سپس Next را انتخاب کنید
Image -
نحوه عملکرد مقایسه را در صفحه بعدی سفارشی کنید. می‌توانید محل شروع مقایسه را تغییر دهید، اینکه آیا این مقایسه به حروف کوچک و بزرگ حساس است یا خیر، و اینکه چگونه ناهماهنگی‌ها شناسایی می‌شوند. Next را انتخاب کنید.
Image -
برگ‌هایی را از اولین کتاب کاری که می‌خواهید مقایسه کنید انتخاب کنید و Add را انتخاب کنید تا آن برگه‌ها را به قسمت مقایسه این کاربرگ‌ها منتقل کنید.. Next را انتخاب کنید و این روند را برای کتاب دوم تکرار کنید.
Image -
تنظیمات پیکربندی گزارش را مرور کنید. در صورت تمایل آنها را تغییر دهید و سپس Next را دو بار و مقایسه را برای پایان فشار دهید.
Image -
در نهایت، هر برگه اصلی را می‌بینید که با سلول‌های تغییر یافته با رنگ قرمز برجسته شده است. این ابزار همچنین یک برگه سوم با گزارشی ایجاد می کند که نشان می دهد مقدار قدیمی خط خورده و مقدار جدید در جای خود قرار گرفته است.
Image
این ابزار یک روش قدرتمند برای مقایسه کل کاربرگ های Excel و دیدن نتایج سریع با همه تغییرات است. می‌توانید تغییراتی را که می‌خواهید حفظ کنید، پیمایش کنید و نگه دارید یا حذف کنید.
استفاده از Excel برای مقایسه دو برگه
اگر کاربرگ های جداگانه ای در یک فایل اکسل برای مقایسه دارید، می توانید این کار را به چند روش مختلف انجام دهید. یکی استفاده از فرمول ها برای ایجاد صفحه گسترده سوم که همه تفاوت ها را نشان می دهد. یکی دیگر از طریق قالب‌بندی شرطی برای برجسته کردن سلول‌هایی است که تغییر کرده‌اند.
مقایسه صفحات گسترده اکسل با استفاده از فرمول
اگر دو برگه دارید که می خواهید مقایسه کنید، می توانید برگه سومی ایجاد کنید که سلول های متفاوت را برجسته می کند و تفاوت را به شما نشان می دهد. این با استفاده از فرمول IF انجام می شود.
فرمول IF برای مقایسه کل کتاب‌های کار بدون کار اضافی مفید نیست.
- برای شروع مقایسه دو برگه اکسل، یک برگه سوم ایجاد کنید. آن را نتایج برچسب بزنید تا برگه نتایج بعداً راحت‌تر شناسایی شود.
-
در سلول A2 از برگه نتایج، فرمول زیر را چسبانده و Enter: را فشار دهید
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2، "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" And Sheet2:" & Sheet2!A2، "بدون تفاوت")
می توانید این فرمول را تغییر دهید تا از هر سلولی که دوست دارید شروع شود. اگر داده‌های برگه شما از ردیف B و ستون 3 شروع می‌شود، فرمول را برای استفاده از B3 به جای A2 تغییر می‌دهید.
Image -
این فرمول سلول از Sheet1 را با همان سلول در Sheet2 مقایسه می کند. اگر سلول ها یکسان باشند، برگه نتایج No Difference را نشان می دهد. اگر آنها متفاوت باشند، سلول مقادیر متفاوتی را از هر صفحه ارائه می دهد.
Image -
روی گوشه سلول کلیک کنید و ماوس را روی صفحه به آخرین ستونی که داده‌های برگه‌های دیگری را که مقایسه می‌کنید دارد بکشید. این فرمول مقایسه را تا آخرین ستون پر می کند و به طور خودکار مراجع سلولی را تنظیم می کند.
Image -
در حالی که همان ردیف برجسته شده است، روی گوشه آخرین سلول کلیک کنید و ماوس را به سمت پایین صفحه بکشید تا آخرین ردیفی که داده‌های برگه‌های دیگری را که مقایسه می‌کنید دارد. این فرمول مقایسه را تا آخرین ردیف پر می کند و به طور خودکار مراجع سلولی را تنظیم می کند.
Image -
با پیمایش در برگه، خواهید دید که تمام سلول هایی که بین Sheet1 و Sheet2 متفاوت هستند با مقادیر هر صفحه نمایش داده می شوند. برای شناسایی همه تفاوت‌ها، فقط کافیست در میان آن ورق بزنید.
Image
استفاده از فرمول ها یکی از ساده ترین راه ها برای مقایسه برگه های جداگانه است، زیرا به هیچ وجه مجبور نیستید برگه های اصلی را تغییر دهید.
مقایسه برگه های اکسل با قالب بندی شرطی
رویکرد دیگر برای مقایسه دو برگه استفاده از قالب بندی شرطی است. همانطور که از برگه نتایج بالا می بینید، با استفاده از قالب بندی همه سلول ها، تشخیص تفاوت بین برگه ها دشوار است.
استفاده از قالب بندی شرطی به ویژه برای برگه های بزرگ با داده های زیاد مفید است. تغییر رنگ یا قالب‌بندی سلول‌هایی که دارای تفاوت هستند، شناسایی این تفاوت‌ها را حتی در برگه‌هایی با ردیف‌ها و ستون‌های داده بسیار آسان‌تر می‌کند.
می توانید از قالب بندی شرطی برای شناسایی تفاوت ها استفاده کنید.
-
همه سلول ها را در برگه نتایج برجسته کنید. منوی Home را انتخاب کنید.
Image -
قالب‌بندی شرطی را از گروه Styles انتخاب کنید و New Rule را انتخاب کنید.
Image -
در پنجره New Formatting Rule که باز می شود، Use a formula برای تعیین اینکه کدام سلول ها را قالب بندی کنید را انتخاب کنید. در قسمت مقادیر Format که این فرمول درست است ، فرمول زیر را جایگذاری کنید و سپس Format را انتخاب کنید.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
درست مانند روش فرمول، می توانید ویژگی قالب بندی را در هر سلولی شروع کنید. اگر داده های شما از B3 به جای A2 شروع می شود، این فرمول را ویرایش کنید تا به جای آن از B3 استفاده کنید. قالب بندی از B3 شروع می شود و تمام سطرها و ستون های زیر و سمت راست آن را پر می کند.
Image -
قالب بندی را که می خواهید سلول ها در صورت وجود تفاوت بین دو صفحه داشته باشند، پیکربندی کنید. می توانید سبک قلم، خط زیر، رنگ و خط خطی را انتخاب کنید. OK را انتخاب کنید.
Image -
قالب‌بندی باعث می‌شود که ببینید سلول‌های دو صفحه دارای تفاوت‌هایی هستند.
Image
مقایسه کاربرگ های Excel به صورت دستی
یک راه ساده و سریع برای مقایسه دو کاربرگ، انجام این کار به صورت بصری است. اکسل یک راه آسان برای مقایسه بصری دو برگه در کنار هم ارائه می دهد.
-
در کتاب کار که در آن دو برگه دارید که می خواهید مقایسه کنید، منوی View را انتخاب کنید. New Window را انتخاب کنید تا همان کتاب کار در یک پنجره Excel جدید در پس‌زمینه باز شود.
Image -
دوباره منوی View را انتخاب کنید و View Side by Side را کلیک کنید. این دو پنجره کتاب کار را در کنار هم قرار می دهد و هر کدام نیمی از صفحه را پر می کنند.
Image -
در یک پنجره، برگه ای را که می خواهید مقایسه کنید انتخاب کنید. همانطور که صفحه را در یک طرف در پنجره پیمایش می کنید، همزمان صفحه را در پنجره دیگر پیمایش می کنید.
Image
مشاهده کنار هم به ویژه در شرایطی مفید است که دو کاربرگ عمدتاً یکسان هستند، اما می دانید که چند تفاوت وجود دارد. پیمایش همگام‌سازی شده به شما امکان می‌دهد صفحه‌گسترده را به صورت بصری اسکن کنید تا آن تفاوت‌ها را بیابید.
مشاهده کنار هم در Excel 2010 و پیش از آن
اگر از نسخه قبلی اکسل استفاده می کنید، فایل های کاربرگ جداگانه در همان پنجره باز می شوند. همچنان می‌توانید از ویژگی View Side-by-Side استفاده کنید، اما پیدا کردن آن کمی متفاوت است.
- هر دو فایل را در یک پنجره Excel باز کنید.
- در منوی View ، Arrange All را انتخاب کنید تا فایل‌های باز را به چند پنجره فرعی تقسیم کنید.
- نماد View Side by Side را برای مشاهده پنجره های فرعی در کنار هم انتخاب کنید و هر دو را به طور همزمان اسکرول کنید.
گزینه ها مقایسه دو فایل اکسل را آسان تر می کند
گزینه ای که برای مقایسه داده ها در اکسل استفاده می کنید به حجم داده ها و محل ذخیره آنها بستگی دارد. اگر چندین برگه در دو فایل اکسل مختلف دارید، بهترین گزینه استفاده از یک افزونه شخص ثالث مانند مقایسه صفحه گسترده است.
با این حال، اگر فقط به دنبال مقایسه دو یا چند برگه در یک کتاب کار هستید، هر یک از گزینه های دیگر به خوبی کار می کند. از فرمول‌ها و قالب‌بندی شرطی برای صفحات گسترده بزرگ استفاده کنید که فقط چند تغییر کوچک در سرتاسری که باید پیدا کنید پراکنده شده است.اگر دو صفحه‌گسترده با تعداد زیادی تغییرات داده‌ای دارید که شناسایی بصری آسان‌تر است، از رویکرد بصری کنار هم استفاده کنید.
