آموزش ابتدایی مایکروسافت اکسل برای مبتدیان

2024 نویسنده: Abigail Brown | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 06:46

Excel یک برنامه صفحه گسترده الکترونیکی است که برای ذخیره، سازماندهی و دستکاری داده ها استفاده می شود. داده ها در سلول های جداگانه ذخیره می شوند که معمولاً در یک سری از ستون ها و ردیف ها در یک کاربرگ سازماندهی می شوند. این مجموعه از ستون ها و ردیف ها به عنوان یک جدول نامیده می شود.

برنامه های صفحه گسترده همچنین می توانند با استفاده از فرمول ها محاسبات را روی داده ها انجام دهند. برای کمک به آسان‌تر یافتن و خواندن اطلاعات در یک کاربرگ، اکسل دارای تعدادی ویژگی قالب‌بندی است که می‌توان آنها را برای سلول‌ها، ردیف‌ها، ستون‌ها و کل جداول داده اعمال کرد.

از آنجایی که هر کاربرگ در نسخه های اخیر اکسل حاوی میلیاردها سلول در هر کاربرگ است، هر سلول دارای آدرسی است که به عنوان مرجع سلول شناخته می شود تا بتوان به فرمول ها، نمودارها و سایر ویژگی های برنامه اشاره کرد.

موضوعات موجود در این آموزش عبارتند از:

• وارد کردن داده ها در جدول
• گسترش ستون‌های کاربرگ جداگانه
• افزودن تاریخ جاری و یک محدوده نام‌گذاری شده به کاربرگ
• افزودن فرمول کسر
• افزودن فرمول حقوق خالص
• کپی کردن فرمول ها با Fill Handle
• افزودن قالب بندی شماره به داده
• افزودن قالب بندی سلول

وارد کردن داده ها در کاربرگ خود

وارد کردن داده ها در سلول های کاربرگ همیشه یک فرآیند سه مرحله ای است. این مراحل به شرح زیر است:

1. روی سلول جایی که می خواهید داده ها بروند کلیک کنید.
2. داده ها را در سلول تایپ کنید.
3. کلید Enter را روی صفحه کلید فشار دهید یا با ماوس روی سلول دیگری کلیک کنید.

همانطور که ذکر شد، هر سلول در یک کاربرگ با یک آدرس یا مرجع سلولی مشخص می شود که شامل حرف ستون و شماره ردیفی است که در محل یک سلول قطع می شود. هنگام نوشتن یک مرجع سلول، ابتدا حرف ستون و سپس شماره ردیف نوشته می شود - مانند A5 ، C3 ، یا . D9

هنگام وارد کردن داده‌های این آموزش، مهم است که داده‌ها را در سلول‌های کاربرگ صحیح وارد کنید. فرمول های وارد شده در مراحل بعدی از مراجع سلولی داده های وارد شده در حال حاضر استفاده می کنند.

برای دنبال کردن این آموزش، از مراجع سلولی داده‌های مشاهده شده در تصویر بالا استفاده کنید تا همه داده‌ها را در یک کاربرگ خالی اکسل وارد کنید.

گسترش ستون ها در اکسل

به طور پیش‌فرض، عرض یک سلول اجازه می‌دهد فقط هشت کاراکتر از هر ورودی داده نمایش داده شود، قبل از اینکه داده‌ها به سلول بعدی سمت راست بریزند.اگر سلول یا سلول های سمت راست خالی باشد، داده های وارد شده در کاربرگ نمایش داده می شود، همانطور که با عنوان کاربرگ محاسبات کسر برای کارکنان وارد شده در سلول A1 مشاهده می شود.

اگر سلول سمت راست حاوی داده باشد، محتویات سلول اول به هشت کاراکتر اول کوتاه می شود. چندین سلول داده وارد شده در مرحله قبل، مانند برچسب Deduction Rate: وارد شده به سلول B3 و تامپسون A. وارد شده به سلول A8 کوتاه می شوند زیرا سلول های سمت راست حاوی داده هستند.

برای اصلاح این مشکل به طوری که داده ها به طور کامل قابل مشاهده باشند، ستون های حاوی آن داده ها باید گسترده شوند. مانند همه برنامه های مایکروسافت، راه های متعددی برای گسترش ستون ها وجود دارد. مراحل زیر نحوه گسترده کردن ستون ها با استفاده از ماوس را پوشش می دهد.

گسترش ستون‌های کاربرگ فردی

1. نشانگر ماوس را روی خط بین ستون A و B در سربرگ ستون قرار دهید.
2. نشانگر به یک فلش دو سر تغییر می کند.
3. کلیک کنید و نگه دارید دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه دارید و فلش دو سر را به سمت راست بکشید تا ستون A را تا کل ورودی باز کنید. Thompson A. قابل مشاهده است.
4. سایر ستون‌ها را برای نمایش داده‌ها در صورت نیاز گسترده کنید.

عرض ستون و عناوین کاربرگ

از آنجایی که عنوان کاربرگ در مقایسه با برچسب های دیگر در ستون A بسیار طولانی است، اگر آن ستون برای نمایش کل عنوان در سلول A1 گسترده شود. ، کاربرگ نه تنها عجیب به نظر می رسد، بلکه استفاده از کاربرگ را به دلیل شکاف بین برچسب های سمت چپ و سایر ستون های داده دشوار می کند.

از آنجایی که هیچ ورودی دیگری در ردیف 1 وجود ندارد، صرفاً گذاشتن عنوان به عنوان آن نادرست نیست - در سلول های سمت راست ریخته می شود. از طرف دیگر، اکسل دارای یک ویژگی به نام ادغام و مرکز است که در مرحله بعد برای متمرکز کردن سریع عنوان روی جدول داده ها استفاده می شود.

افزودن تاریخ و یک محدوده نامگذاری شده

افزودن تاریخ به صفحه‌گسترده طبیعی است - اغلب برای نشان دادن آخرین زمان به‌روزرسانی صفحه. اکسل تعدادی توابع تاریخ دارد که وارد کردن تاریخ را در کاربرگ آسان می کند. توابع فقط فرمول های داخلی در اکسل هستند تا انجام کارهای معمول را آسان کنند - مانند افزودن تاریخ به یک کاربرگ.

TODAY به راحتی قابل استفاده است زیرا هیچ آرگومان ندارد – که داده‌هایی است که باید به تابع ارائه شود تا کار کند. تابع TODAY نیز یکی از توابع فرار اکسل است، به این معنی که هر بار که محاسبه مجدد انجام می شود خود را به روز می کند - که معمولاً زمانی است که کاربرگ باز می شود.

افزودن تاریخ با تابع TODAY

مراحل زیر تابع TODAY را به سلول C2 کاربرگ اضافه می کند..

1. روی سلول C2 کلیک کنید تا به سلول فعال تبدیل شود.
2. روی برگه Formulas در روبان کلیک کنید.
3. روی گزینه تاریخ و زمان در ribbon کلیک کنید تا لیست توابع تاریخ باز شود.
4. روی تابع Today کلیک کنید تا Formula Builder ظاهر شود.
5. Done را در کادر برای وارد کردن تابع و بازگشت به کاربرگ کلیک کنید.
6. تاریخ فعلی باید به سلول C2 اضافه شود.

دیدننمادها به جای تاریخ

اگر پس از افزودن تابع TODAY در سلول سلول C2 به جای تاریخ، یک ردیف از نمادهای هشتگ ظاهر شود، زیرا سلول برای نمایش داده های قالب بندی شده به اندازه کافی گسترده نیست.

همانطور که قبلاً ذکر شد، اعداد بدون قالب یا داده های متنی در صورتی که برای سلول بیش از حد پهن باشد، به سلول های خالی سمت راست می ریزند.داده‌هایی که به‌عنوان نوع خاصی از شماره قالب‌بندی شده‌اند - مانند واحد پول، تاریخ یا زمان، اما اگر پهن‌تر از سلولی باشد که در آن قرار دارد، به سلول بعدی سرایت نمی‌کند. در عوض، آنها خطای را نمایش می دهند.

برای تصحیح مشکل، ستون C را با استفاده از روشی که در مرحله قبل از آموزش توضیح داده شد، گسترده کنید.

افزودن یک محدوده نامگذاری شده

A محدوده نامدار زمانی ایجاد می شود که به یک یا چند سلول یک نام داده شود تا تشخیص محدوده آسانتر شود. محدوده های نامگذاری شده می توانند به عنوان جایگزینی برای مرجع سلولی در صورت استفاده در توابع، فرمول ها و نمودارها استفاده شوند. ساده ترین راه برای ایجاد محدوده های نامگذاری شده استفاده از جعبه نام واقع در گوشه سمت چپ بالای کاربرگ بالای اعداد ردیف است.

در این آموزش، نام نرخ به سلول C6 داده می شود تا نرخ کسر اعمال شده بر حقوق کارکنان را مشخص کند. محدوده نام‌گذاری‌شده در فرمول کسر استفاده می‌شود که به سلول‌های C6 تا C9 اضافه می‌شود. کاربرگ.

1. سلول C6 را در کاربرگ انتخاب کنید.
2. rate را در Name Box تایپ کنید و کلید Enter را روی صفحه کلید فشار دهید.
3. Cell C6 اکنون دارای نام نرخ است.

این نام برای ساده کردن ایجاد فرمول‌های کسر در مرحله بعدی آموزش استفاده خواهد شد.

ورود به فرمول کسر کارمندان

فرمول های اکسل به شما امکان می دهد محاسباتی را روی داده های عددی وارد شده در یک کاربرگ انجام دهید. فرمول های اکسل را می توان برای خرد کردن اعداد اولیه، مانند جمع یا تفریق، و همچنین محاسبات پیچیده تر، مانند یافتن میانگین دانش آموز در نتایج آزمون و محاسبه پرداخت های وام مسکن استفاده کرد.

• فرمول‌ها در اکسل همیشه با علامت مساوی شروع می‌شوند (=).
• علامت مساوی همیشه در سلولی که می خواهید پاسخ ظاهر شود تایپ می شود.
• فرمول با فشار دادن کلید Enter روی صفحه کلید تکمیل می شود.

استفاده از مراجع سلولی در فرمول

یک راه متداول برای ایجاد فرمول در اکسل شامل وارد کردن داده‌های فرمول در سلول‌های کاربرگ و سپس استفاده از مراجع سلولی برای داده‌های موجود در فرمول، به جای خود داده است.

مزیت اصلی این روش این است که اگر بعداً تغییر داده ها ضروری شود، به جای بازنویسی فرمول، جایگزین کردن داده ها در سلول ها ساده است. پس از تغییر داده‌ها، نتایج فرمول به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.

استفاده از محدوده های نامگذاری شده در فرمولها

یک جایگزین برای ارجاعات سلولی استفاده از محدوده های نامگذاری شده است - مانند محدوده نامگذاری شده rate ایجاد شده در مرحله قبل.

در یک فرمول، یک محدوده نام‌گذاری شده مانند یک مرجع سلول است، اما معمولاً برای مقادیری استفاده می‌شود که چندین بار در فرمول‌های مختلف استفاده می‌شوند - مانند نرخ کسر برای حقوق بازنشستگی یا مزایای سلامت، مالیات. نرخ، یا یک ثابت علمی - در حالی که مراجع سلولی در فرمول هایی که فقط یک بار به داده های خاص ارجاع می دهند، کاربردی تر هستند.

ورود به فرمول کسر کارمندان

اولین فرمول ایجاد شده در سلول C6 ، حقوق ناخالص کارمند B. Smith را در نرخ کسر در سلول C3 ضرب می کند..

فرمول تمام شده در سلول C6 خواهد بود:

=B6نرخ
استفاده از اشاره برای ورود به فرمول
اگرچه می توان فقط فرمول بالا را در سلول C6 تایپ کرد و پاسخ صحیح ظاهر شد، اما بهتر است از اشاره برای افزودن ارجاعات سلول به فرمول ها استفاده شود تا احتمال خطاهای ایجاد شده با تایپ کردن به حداقل برسد. مرجع سلول اشتباه است.
اشاره گیری شامل کلیک کردن روی سلول حاوی داده با اشاره گر ماوس برای افزودن مرجع سلول یا محدوده نامگذاری شده به فرمول است.

روی سلول C6 کلیک کنید تا به سلول فعال تبدیل شود.
برای شروع فرمول علامت مساوی (=) را در cell C6 تایپ کنید.
روی سلول B6 با اشاره گر ماوس کلیک کنید تا بعد از علامت مساوی آن مرجع سلول را به فرمول اضافه کنید.
نماد ضرب () را در سلول C6 بعد از مرجع سلول تایپ کنید.
روی سلول C3 با اشاره گر ماوس کلیک کنید تا محدوده نامگذاری شده rate را به فرمول اضافه کنید.
کلید Enter را روی صفحه کلید فشار دهید تا فرمول کامل شود.
پاسخ 2747.34 باید در سلول C6 وجود داشته باشد.
هر چند پاسخ فرمول در سلول C6 نشان داده شده است، با کلیک بر روی آن سلول، فرمول نمایش داده می شود، =B6نرخ، در نوار فرمول بالای کاربرگ


ورود به فرمول حقوق خالص





این فرمول در سلول D6 ایجاد می شود و حقوق خالص کارمند را با کم کردن مبلغ کسر محاسبه شده در فرمول اول از حقوق ناخالصمحاسبه می کند.. فرمول تمام شده در سلول D6 خواهد بود:
=B6 - C6

روی سلول D6 کلیک کنید تا به سلول فعال تبدیل شود.
علامت مساوی (=) را در cell D6 تایپ کنید.
روی سلول B6 با اشاره گر ماوس کلیک کنید تا بعد از علامت مساوی آن مرجع سلول را به فرمول اضافه کنید.
یک علامت منفی (-) را در سلول D6 بعد از مرجع سلول تایپ کنید.
روی سلول C6 با اشاره گر ماوس به آن سلول مرجع فرمول کلیک کنید.
کلید Enter را روی صفحه کلید فشار دهید تا فرمول کامل شود.
پاسخ 43، 041.66 باید در سلول D6 وجود داشته باشد.

مراجع سلولی نسبی و فرمول های کپی
تا کنون، فرمول های کسورات و حقوق خالص هر کدام تنها به یک سلول در کاربرگ اضافه شده اند - . C6 و D6 به ترتیب. در نتیجه، کاربرگ در حال حاضر فقط برای یک کارمند - B کامل است. اسمیت.
به جای انجام کار وقت گیر ایجاد مجدد هر فرمول برای سایر کارمندان، اکسل در شرایط خاص اجازه می دهد که فرمول ها در سلول های دیگر کپی شوند. این شرایط اغلب شامل استفاده از نوع خاصی از مرجع سلول - معروف به مرجع سلولی نسبی - در فرمول ها است.
مرجع سلولی که در مراحل قبل در فرمول‌ها وارد شده‌اند، مراجع سلولی نسبی بوده و نوع پیش‌فرض مرجع سلولی در اکسل هستند تا کپی کردن فرمول‌ها تا حد امکان ساده باشد.
مرحله بعدی در آموزش از Fill Handle برای کپی کردن دو فرمول در ردیف های زیر استفاده می کند تا جدول داده ها را برای همه کارمندان تکمیل کند.

کپی فرمول ها با دسته پر





دسته پر کردن یک نقطه یا مربع سیاه کوچک در گوشه سمت راست پایین سلول فعال است. دسته پر چندین کاربرد دارد، از جمله کپی کردن محتویات یک سلول در سلول های مجاور. پر کردن سلول‌ها با یک سری اعداد یا برچسب‌های متنی و کپی کردن فرمول‌ها.
در این مرحله از آموزش، fill handle برای کپی کردن Deduction و خالص استفاده می شود. فرمول حقوق از سلول های C6 و D6 کاهش به سلول های C9 و D9.
کپی فرمول ها با دسته پر

سلول های B6 و C6 را در کاربرگ برجسته کنید.
نشانگر ماوس را روی مربع سیاه در گوشه سمت راست پایین سلول D6 قرار دهید - نشانگر به علامت مثبت تغییر می کند (+).
کلیک کنید و دکمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و دستگیره پر را به سمت پایین بکشید تا cell C9.
دکمه ماوس را رها کنید - سلول های C7 تا C9 باید حاوی نتایج کسر باشد.فرمول و سلول های D7 تا D9 فرمول حقوق خالص.


اعمال قالب بندی اعداد در اکسل





قالب‌بندی اعداد به افزودن نمادهای ارز، نشانگرهای اعشاری، نشانه‌های درصد و سایر نمادها اشاره دارد که به شناسایی نوع داده‌های موجود در یک سلول و آسان‌تر خواندن آن کمک می‌کند.
افزودن نماد درصد

سلول C3 را برای برجسته کردن آن انتخاب کنید.
روی صفحه اصلی تب روبان کلیک کنید.
روی گزینه General کلیک کنید تا منوی کشویی Number Format باز شود.
در منو، روی گزینه Percentage کلیک کنید تا فرمت مقدار در سلول C3 از 0.06 به 6%. تغییر دهید.

افزودن نماد ارز

سلول های D6 تا D9 را برای برجسته کردن آنها انتخاب کنید.
در برگه Home ribbon ، روی گزینه کلیک کنید تا باز شود منوی کشویی Number Format.
روی Currency در منو کلیک کنید تا قالب بندی مقادیر در سلول های D6 را به D9 تغییر دهید.به ارز با دو رقم اعشار.


استفاده از قالب‌بندی سلول در اکسل





قالب‌بندی سلول به گزینه‌های قالب‌بندی اشاره دارد - مانند اعمال قالب‌بندی پررنگ برای متن یا اعداد، تغییر تراز داده‌ها، افزودن مرزها به سلول‌ها، یا استفاده از ویژگی ادغام و مرکز برای تغییر ظاهر داده‌ها در یک سلول.
در این آموزش، قالب‌های سلولی ذکر شده در بالا به سلول‌های خاصی در کاربرگ اعمال می‌شود تا با کاربرگ تمام‌شده مطابقت داشته باشد.
افزودن قالب پررنگ

سلول A1 را برای برجسته کردن آن انتخاب کنید.
روی برگه Home در ribbon کلیک کنید.
روی گزینه قالب‌بندی Bold همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است کلیک کنید تا داده‌های سلول A1 را پررنگ کنید.
توالی مراحل بالا را برای پررنگ کردن داده ها در سلول های A5 تا D5 تکرار کنید.

تغییر تراز داده
این مرحله تراز پیش‌فرض چپ چندین سلول را به تراز وسط تغییر می‌دهد.

سلول C3 را برای برجسته کردن آن انتخاب کنید.
روی برگه صفحه اصلی روبان کلیک کنید.
روی گزینه تراز Center همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است کلیک کنید تا داده ها را در سلول C3 کلیک کنید.
توالی مراحل بالا را برای تراز کردن داده ها در مرکز سلول های A5 تا D5 تکرار کنید.

ادغام و مرکز سلولها
گزینه Merge and Center تعدادی از موارد انتخاب شده را در یک سلول ترکیب می کند و ورودی داده را در سمت چپ ترین سلول در سلول ادغام شده جدید متمرکز می کند. این مرحله عنوان کاربرگ را ادغام و مرکز می‌کند - محاسبات کسر برای کارکنان.

سلول های A1 تا D1 را برای برجسته کردن آنها انتخاب کنید.
روی برگه Home از ربن کلیک کنید.
روی گزینه Merge & Center همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است کلیک کنید تا سلول های A1 با D1 ادغام شوند.و عنوان را در مرکز این سلول ها قرار دهید.

افزودن حاشیه های پایین به سلول ها
این مرحله مرزهای پایینی را به سلول‌های حاوی داده‌های ردیف 1، 5، و 9 اضافه می‌کند

سلول ادغام شده A1 تا D1 را برای برجسته کردن آن انتخاب کنید.
روی برگه صفحه اصلی روبان کلیک کنید.
روی فلش رو به پایین در کنار گزینه Border همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است کلیک کنید تا منوی کشویی حاشیه ها باز شود.
روی گزینه Bottom Border در منو کلیک کنید تا یک حاشیه به پایین سلول ادغام شده اضافه کنید.
دنباله مراحل بالا را برای افزودن یک حاشیه پایین به سلول های A5 تا D5 و به سلول های A9 تکرار کنید. تا D9.