آیا صفحه‌گسترده اکسل بزرگی دارید که نمی‌توانید از آن سر در بیاورید؟
وقت آن است که فهرست مخاطبین خود را در پایگاه داده Microsoft Access سازماندهی کنید. این بسیار ساده تر از چیزی است که تصور می کنید و مطمئناً از نتایج راضی خواهید بود. این آموزش گام به گام شما را در کل فرآیند راهنمایی می کند.اگر صفحه گسترده خود را ندارید و می خواهید همراه با آموزش دنبال کنید، می توانید نمونه فایل اکسل مورد استفاده برای تولید آموزش را دانلود کنید..
ایجاد پایگاه داده New Access 2013
مگر اینکه یک پایگاه داده موجود داشته باشید که از آن برای ذخیره اطلاعات تماس استفاده می کنید، احتمالاً می خواهید یک پایگاه داده جدید از ابتدا ایجاد کنید.برای انجام این کار، نماد Blank Desktop Database را در صفحه شروع به کار با Microsoft Office Access انتخاب کنید. صفحه بالا به شما نمایش داده می شود. پایگاه داده خود را با یک نام ارائه کنید، دکمه Create را انتخاب کنید و وارد تجارت خواهید شد.
آغاز فرآیند واردات اکسل
برگه داده های خارجی را در بالای صفحه Access انتخاب کنید و روی دکمه Excel دوبار کلیک کنید تا فرآیند وارد کردن اکسل آغاز شود..
انتخاب منبع و مقصد
در مرحله بعد، با صفحه نمایش داده شده در بالا روبرو خواهید شد. دکمه مرور را انتخاب کنید و به فایلی که می خواهید وارد کنید بروید. هنگامی که فایل صحیح را پیدا کردید، دکمه Open را انتخاب کنید.
در نیمه پایین صفحه، گزینه های مقصد واردات به شما نمایش داده می شود. در این آموزش، ما علاقه مندیم یک صفحه گسترده اکسل موجود را به یک پایگاه داده Access جدید تبدیل کنیم، بنابراین Import data source را در یک جدول جدید در پایگاه داده فعلی انتخاب می کنیم گزینه های دیگر در این صفحه به شما امکان می دهد:
- پایگاه داده خود را به یک برگه اکسل پیوند دهید تا تغییرات در صفحه منبع در پایگاه داده منعکس شود.
- وارد کردن داده ها به جدول پایگاه داده موجود.
پس از انتخاب فایل و گزینه صحیح، OK را برای ادامه انتخاب کنید.
انتخاب سرفصل های ستون
مطمئن شوید که اگر ردیف اول صفحه‌گسترده دارای نام ستون‌هایی برای داده‌ها مانند نام خانوادگی، نام و نشانی باشد، کادر First شامل عناوین ستون‌ها باشد انتخاب شده باشد.. این به Access دستور می‌دهد که ردیف اول را به‌عنوان نام، به جای داده‌های واقعی که در فهرست مخاطبین ذخیره می‌شوند، در نظر بگیرد.
Next را برای ادامه انتخاب کنید.
ایجاد هر شاخص دلخواه
شاخص های پایگاه داده یک مکانیسم داخلی است که می تواند برای افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات در پایگاه داده شما استفاده شود.در این مرحله می توانید یک شاخص را برای یک یا چند ستون پایگاه داده خود اعمال کنید. به سادگی منوی کشویی Indexed را انتخاب کنید و گزینه مناسب را انتخاب کنید.
به خاطر داشته باشید که ایندکس ها سربار زیادی را برای پایگاه داده شما ایجاد می کنند و مقدار فضای دیسک مورد استفاده را افزایش می دهند. به همین دلیل، شما می خواهید ستون های ایندکس شده را به حداقل برسانید. در پایگاه داده خود، ما اغلب در حال جستجو در نام خانوادگی مخاطبین خود هستیم، بنابراین بیایید یک فهرست در این زمینه ایجاد کنیم. ممکن است دوستانی با نام خانوادگی مشابه داشته باشیم، بنابراین می‌خواهیم موارد تکراری را در اینجا مجاز کنیم. مطمئن شوید که ستون نام خانوادگی در قسمت پایین پنجره انتخاب شده است و سپس Yes (تکراری OK) را از منوی کشویی Indexed انتخاب کنید.
Next را برای ادامه انتخاب کنید.
انتخاب کلید اصلی
کلید اولیه برای شناسایی منحصر به فرد رکوردها در پایگاه داده استفاده می شود. ساده ترین راه برای انجام این کار این است که اجازه دهید Access یک کلید اصلی برای شما ایجاد کند.گزینه Let Access افزودن کلید اصلی را انتخاب کنید و برای ادامه Next را فشار دهید. اگر به انتخاب کلید اصلی خود علاقه دارید، ممکن است بخواهید مقاله ما را در مورد کلیدهای پایگاه داده بخوانید.
میز خود را نامگذاری کنید
شما باید یک نام برای ارجاع جدول خود به Access ارائه دهید. این را در فیلد مناسب وارد کنید و دکمه Finish را انتخاب کنید.
مشاهده داده های خود
صفحه‌ای میانی می‌بینید که از شما می‌پرسد آیا می‌خواهید مراحل وارد کردن داده‌های خود را ذخیره کنید. اگر نه، ادامه دهید و Close را انتخاب کنید.
سپس به صفحه اصلی پایگاه داده بازگردانده می شوید، جایی که می توانید داده های خود را به سادگی با دوبار کلیک کردن روی نام جدول در پانل سمت چپ مشاهده کنید.
تبریک، شما با موفقیت داده های خود را از اکسل به Access وارد کردید!
